Семь шагов по внедрению e-learning в компании

Автор: Алексей Корольков
Источник: E-xecutive

От чего зависит успешная реализация корпоративного проекта в области дистанционного обучения?

Каждая компания заинтересована в том, чтобы ее сотрудники были квалифицированными и эффективно работали. Обратная сторона медали в том, что в достаточно крупной компании непросто сформировать штат специалистов одного уровня подготовки. Бывает и так, что нет смысла изначально брать профильного специалиста, так как целесообразнее подготовить его на этапе стажировки и адаптации. А что делать, если сотрудники, которые нуждаются в обучении, работают в различных подразделениях, разбросанных по всей стране? Часто именно такие ситуации приводят компании к поиску инструментов для дистанционного обучения и развития специалистов. В идеале, это должны быть такие инструменты, которые можно эффективно сочетать с очными тренингами и семинарами, выстраивая целостную систему корпоративного обучения. В этой статье мы рассмотрим основные шаги для внедрения системы управления обучением, Learning Management System (LMS), или e-learning.

Шаг 1. Понять, когда и зачем нужно e-learning

Можно назвать несколько наиболее весомых факторов, которые приводят к тому, что в компании решают внедрить e-learning, а именно:

• Территориальная распределенность подразделений компании
• Большая численность персонала, который нужно обучить
• Часто меняющиеся процессы и технологии работы, которые нужно быстро донести до сотрудников
• Сжатые сроки на проведение массовых учебных мероприятий
• Большая доля стандартизованного обучения
• Ограниченный бюджет
• Невозможность покрыть имеющиеся потребности в обучении только за счет очных форматов
• Отсутствие удобного инструмента для управления проводимыми в компании обучающими мероприятиями.

Итак, вы обнаружили несколько факторов, сигнализирующих о необходимости внедрения в компании e-learning. Что делать дальше, если вы ранее никогда не сталкивались с дистанционными инструментами обучения и развития сотрудников?

Шаг 2. Проанализировать, какие инструменты e-learning нужны

Часто первыми инструментами, к которым обращаются компании, становятся так называемые офлайн-инструменты:

1. для обучения: электронные курсы и тесты;
2. для общения: форумы, блоги, социальные сети.

В тоже время, не стоит забывать о том, что благодаря e-learning можно организовать дистанционное обучение в режиме реального времени с помощью видеоконференций, вебинаров, Skype. Еще одним важным преимуществом внедрения e-learning становится формирование в компании не просто электронной библиотеки, а полноценной базы знаний.

Шаг 3. Выбрать LMS, подходящую под цели и задачи компании

Рассмотрим, каковы критерии выбора системы, на основании которой в компании можно построить учебный портал — основной инструмент корпоративного e-learning.

Во-первых, это тщательный анализ возможностей LMS и провайдера, который ее поставляет. Отвечает ли функционал системы запросу компании? Есть ли у провайдера опыт внедрения проектов в ситуации, подобной вашей? Есть ли возможность модульного формирования системы с последующей доукомплектацией? Как организована техническая поддержка? Обращайте внимание на такие детали, как наличие у провайдера методологии и инструментов для быстрого внедрения и адаптации системы, возможности быстрой настройки «коробочного» решения и его открытость, расширяемость системы до полноценного решения для управления талантами, и, конечно, цена и ценовая политика.

Во-вторых, это выбор конкретного функционала для начального этапа внедрения. Больше функций — не всегда лучше. Для старта оптимально будет освоить те модули, для которых уже в компании существуют поставленные задачи. Например, если стоит задача дистанционного обучения больших групп сотрудников стандартным процедурам, то при выборе конкретных модулей LMS стоит обратить внимание на инструменты для работы с электронными курсами и тестами, а также инструменты для общения учащихся в режиме офлайн: форумы, блоги, опросы, социальная сеть. Особенно при переходе от очных форматов к дистанционным стоит помнить о большом значении коммуникаций и не оставлять сотрудника один на один с электронным курсом, не давая возможности обсудить его с другими участниками обучения.

В-третьих, необходимо посмотреть на функционал LMS с точки зрения перспективы развития e-learning в компании. Насколько вам подходит модуль аналитики в предлагаемой системе, есть ли возможность настраивать самостоятельные отчеты? Можно ли из каталога курсов и других учебных материалов построить удобную библиотеку и базу знаний на портале? Есть ли веб-комната и какие у нее возможности (если планируется проведение вебинаров)? Удобно ли формировать программы смешанного обучения (курсы + тесты + тренинги + вебинары)? Поможет ли учебный портал в планировании и анализе результатов тренинговых мероприятий?

Шаг 4. Спланировать внедрение e-learning

• Назначить менеджера проекта (у учебного портала должен быть владелец, как правило, HR-менеджер).
• Сформировать команду проекта и распределить функции, ведь успех e-learning проекта на 80% зависит от его команды.
• Заручиться поддержкой топ-менеджеров и руководителей ключевых подразделений, заинтересованных в обучении их сотрудников (этот момент критичен).
• Помнить о том, что e-learning — это инструмент для решения задач бизнеса, а не игрушка для HR-отдела.
• Рассчитать необходимые IT-ресурсы и заручиться поддержкой руководителя данного направления, иначе e-learning будет медленно внедряться и слабо развиваться.

LMS позволит не только решить поставленные единичные задачи обучения, но и систематизировать все обучающие мероприятия, как очные, так и дистанционные. Возможности современного учебного портала позволяют выполнять множество различных задач, например:

• Создавать комплексные программы смешанного обучения в зависимости от функционала сотрудников, стажа работы, результатов предыдущего обучения.
• Планировать проведение различных учебных мероприятий, формировать группы по необходимым признакам.
• Получать широкие аналитические данные для подведения результатов обучения и принятия решений как HR-направлением, так и руководителем сотрудника.
• Оказывать быструю, реальную и эффективную поддержку в решении поставленных бизнес-задач.
• Способствовать развитию в компании культуры обучения и самообучения.
• Привлекать к участию в организации системы обучения специалистов различного уровня.

Эксперту следует предоставить возможность создания и сопровождения курсов на учебном портале, а также результаты тестирования. Руководителю важно дать инструменты для назначения курсов и просмотра результатов обучения по подразделению. Топ-менеджеру целесообразно предоставить dashboard для оценки комплексных данных по компании в целом.

Шаг 5. Приступить к внедрению e-learning

Это очень важный момент. До его наступления обязательно нужно пройти все предыдущие этапы, провести тщательный анализ ситуации с обучением в компании и возможностей LMS и провайдера, выработать стратегию внедрения. Проверьте, все ли пункты вы выполнили:

• Определены цели внедрения,
• Определены перспективы развития проекта,
• Определены выделяемые ресурсы,
• Выбраны партнеры и поставщики,
• Сформирована команда проекта,
• Выполнен проект по методологии поставщика.

Также определите заранее, как и кому разрабатывать курсы.

Электронные курсы на учебном портале можно условно разделить на несколько типов: адаптационные, продуктовые, курсы по работе в ПК, курсы по стандартам и бизнес-процессам, курсы на знание законодательства и нормативов (охрана труда, юридические темы, финансовый мониторинг), курсы soft skills (продажи, переговоры, работа в команде).

Можно купить готовые курсы на рынке, заказать разработку «под ключ», отдать исполнителю оформление материала, разработать курс силами корпоративного учебного центра или привлечь к разработке внутренних экспертов. Выбор зависит от поставленных задач, сроков, целевой аудитории и особенностей курса. К примеру, если это обучение универсальным навыкам продаж, то такой курс можно купить, заказать или разработать силами квалифицированных тренеров корпоративного учебного центра. Подобный курс часто разрабатывается один раз и надолго, изменения в него вносятся редко, сроки разработки тут не сжаты. Есть смысл сделать его действительно качественным и увлекательным, приложив максимум усилий. Такие курсы становятся визитной карточкой учебного портала, о них говорят, их рекомендуют, они охватывают большую целевую аудиторию учащихся.

Если же, к примеру, стоит задача быстро информировать сотрудников об изменении какого-то конкретного продукта компании или процесса, то оптимально обратиться к внутреннему эксперту или просто хорошо оформить текстовый материал. В такие курсы часто вносятся коррективы, так как продукты и процессы в компании меняются, к тому же сроки разработки тут сжаты, так как информацию надо донести быстро.

Шаг 6. Продвигать идеи дистанционного обучения в компании

Как любому новому проекту, системе обучения необходима рекламная поддержка. Если про e-learning не говорят, а на учебный портал заходят только по приказу, то можно считать, что внедрение провалилось. Что же сделать для успешного развития e-learning?

• Провести пилотный проект для сотрудников ключевого подразделения.
• Подключиться к критически важному для компании проекту, это может быть бизнес-задача или общекорпоративная.
• Заняться привлечением и мотивацией внутренних экспертов, «носителей знаний» в компании.
• Предоставить руководителям удобные инструменты для управления процессами обучения подчиненных и анализа их результатов.
• Не забывайте про внутренний PR: новости, анонсы, трейлеры курсов, видеоприветствия, награды, рейтинги, поздравления.

Шаг 7. Оценить эффективность внедрения e-learning

Если у вас нет понимания того, эффективно ли работает e-learning, нет измеримых результатов проекта, то вряд ли можно говорить об успешной системе обучения сотрудников в компании.

Измерить эффективность e-learning можно в нескольких направлениях:

• Считать экономию средств (бюджет, затраты времени, IT-ресурсы, человеческие ресурсы).
• Оценить расширение аудитории и новые возможности обучения.
• Оценить ускорение обучения при внедрении новых идей и технологий.
• Собирать и анализировать обратную связь от обучаемых и руководителей.
• Оценивать знания и изменения рабочего поведения сотрудников.
• Оценивать влияние на эффективность рабочих процессов.

У вас хороший LMS-проект, если он помогает решать реальные задачи бизнеса, ускоряет процессы обучения, позволяет оперативно получить доступ к необходимой информации (в идеале мобилен), оперативно обновляется и соответствует текущим потребностям компании, а также интересен пользователям и сокращает затраты на обучение.

Об авторе:

Алексей Корольков, генеральный директор компании Websoft. Создатель системы дистанционного обучения Webtutor. Выступает в качестве спикера на конференциях и выставках в сфере HR, обучения, автоматизации бизнес-процессов. Автор популярного блога Технологии E-leaning.