Автоматизация и моделирование бизнес-процессов в Excel

Условия существования предприятия

Можно назвать два основных условия существования любого предприятия (или организации):

• продукция, производимая предприятием, должна быть востребована на рынке;
• производство и реализация этой продукции должно быть эффективно для самого предприятия.

С первым пунктом ясно — невостребованность продукции (товара, услуг, работ) в силу каких-либо причин приводит к банкротству существующего предприятия или не появлению нового. Второй пункт довольно часто трактуется однозначно — получение прибыли. В свою очередь, прибыль упрощенно понимается, как разность между полученной выручкой от реализации продукции (при условии выполнения первого пункта) и затратами, связанными с получением этой выручки.

Предприятие как организация

Любое предприятие является организацией. Организация, согласно законов менеджмента — это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели (целей). Цели же внутри самой организации могут быть самыми различными и их можно разделить на: корпоративные и неформальные.

Корпоративные цели создаются на основе миссии организации и составляют пирамиду, на вершине которой находятся общие и долгосрочные планы (цели), а в основании более конкретные и краткосрочные.

Неформальные цели в свою очередь можно разделить на самостоятельные цели отдельных подразделений организации и цели отдельных личностей. Неформальные цели являются самодостаточными, служат для удовлетворения собственных, внутренних потребностей подразделений (личностей) и зависят от кадрового состава. Самоцелью подразделения (завода, цеха, отдела, департамента) может быть, например, повышение собственного статуса с целью лучшего материального обеспечения. Неформальной целью отдельного человека, кроме достаточного материального вознаграждения, — повышение собственного профессионального уровня за счет использования ресурсов предприятия (интернет, обучение и пр.).

Задача управления

Для достижения поставленных целей организацией необходимо управлять. Задача управления — результативное и эффективное выполнение реальной работы членами группы организации для достижения поставленных целей.

С позиции процессорного подхода, процесс управления является суммой всех управленческих функций. В свою очередь управленческая функция — это серия непрерывных взаимосвязанных действий (процесс). Каждая управленческая функция также представляет собой процесс и состоит из серии взаимосвязанных функций. Если организация собирается добиться успеха, то выполнение управленческих функций является обязательным условием.

Управление — это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации (рис. 1.1.).

Планирование. Будущее практически всегда неопределенно и поэтому планирование должно осуществляться непрерывно. С помощью планирования менеджеры обеспечивают единое направление усилий всех членов организации к достижению эффективности. Основа планирования — определение положения, в котором находится предприятие в настоящий момент времени, иначе сам факт планирования уже не может быть реальным. Как показывает практика, это часто наиболее узкое место управления предприятием на территории СНГ и реальное его положение на текущий момент времени становится известно спустя месяцы (недели, дни), когда что-либо исправить практически невозможно.

Организация. Это создание некоторых организационных структур, с целью выполнения ими поставленных перед ними заданий и предоставление им соответствующих полномочий. Это могут быть как отдельные специалисты и организованные для них рабочие места, так и целые предприятия. С позиции этой книги рассматриваем эту функцию, как организацию труда отдельных специалистов и потоков информации, с которой им предстоит работать.

Мотивация. Это эффективное выполнение поставленных перед сотрудниками (подразделениями) заданий за вознаграждение, способствующее удовлетворению их потребностей. Немаловажный фактор — получение морального удовлетворения работником от выполнения порученной ему работы.

Контроль. Это измерение достигнутого результата в (за) определенные промежутки времени с целью коррекции отклонений, возможно допущенных при выполнении от плановых показателей или исправления самих плановых показателей.

Исходя из материалов этой книги рассмотрим возможность минимизации затрат при автоматизации выполнения отдельных процессов управления предприятием.

Принцип автоматизации управления

Автоматизации управления предприятием преследует только одну цель — своевременное принятие менеджером правильного организационного решения, которое будет реализовано и проконтролировано, на основании чего будет принято следующее решение. Немаловажными факторами для принятия решений служат: сбор и анализ достоверной информации, подготовка альтернативных вариантов дальнейшего развития событий, непосредственно принятие решения, организация его реализации, контроль выполнения, анализ полученного результата, коррекция.

Этапы автоматизации предприятия

Предприятие в своем развитии может проходить следующие этапы:

• процесс создания, когда общее управление бизнесом осуществляется с помощью калькулятора. Компьютеры оснащены только офисными продуктами и необходимы больше для делопроизводства: распечатки договоров, писем, платежных поручений и пр.;
• предприятие достигло некоторого уровня, когда необходима локальная бухгалтерская программа, документооборот возрос и требует дополнительных ресурсов, но анализ деятельности и планирование еще осуществляется с помощью дедовских методов и основано больше на подсчетах наличности;
• предприятие становится неуправляемым, внедряется сетевая бухгалтерская программа, сотрудники перегружены текучкой, начинает внедряться "лоскутная" автоматизация, процесс анализа и планирования затруднен из-за двусмысленности и долгой подготовки предоставляемых отчетов различными отделами;
• внедрение дорогостоящей корпоративной информационной системы управления предприятием (КИС). Процесс внедрения (модернизации) КИС из-за постоянно изменяющейся внутренней и внешней среды может длиться десятилетиями.

Человеческий фактор

Прохождение предприятием всех этих этапов связано с человеческим фактором, с возможностью конкретного человека воспринимать и перерабатывать проходящие через него потоки информации, независимо от того является он руководителем или исполнителем.

Например, руководитель ставит перед IT-отделом задачу генерации системы финансовых отчетов в КИС, необходимых для анализа некой текущей обстановки. Через некоторое время задача реализована, то оказалось, что среда уже поменялась (или руководитель неправильно поставил задачу), отчеты неактуальны, предварительное решение оказалось неверным, требуется следующая модернизация КИС. Это дорого и может продолжаться до бесконечности.

Если же руководитель дал параллельно задание подготовить необходимые оперативные отчеты и финансовому отделу, то, возможно, что в процессе их формирования с помощью базового программного обеспечения (ПО) будут обнаружены ошибки в поставленном задании и эти отчеты повлияют на принимаемое решение. Да и стоимость модернизации КИС для генерации периодических отчетов может оказаться неэффективна. Поэтому можно сделать вывод, что при организации процесса подготовки нестандартных отчетов возможно применение не только КИС, как таковой, а комбинации различных информационных инструментариев, помогающих выполнить работу оперативно и качественно. Немаловажен фактор — насколько оперативно и качественно? Это зависит уже от конкретных специалистов, от знания ими информационных технологий и возможностей их применения.

Почему-то всем заметно, что тяжелый монотонный физический труд не престижен и на такую работу находится мало желающих. Но мало кто замечает, что есть тяжелый монотонный интеллектуальный труд. Интеллектуальным он называется, потому что для его выполнения от работника часто необходимо наличие высшего образования и при приеме на работу обязательно умение применения компьютера. Почему тяжелый? Потому что при возросших потоках информации и документооборота существуют такие же громоздкие нормы его выполнения. Монотонный — потому что одна и та же примитивная работа. По возможности физический труд пытаются механизировать, если это ведет к увеличению эффективности деятельности предприятия. А интеллектуальный? Тоже автоматизировать! Но только при условии, если это ведет к той же эффективности.

На практике часто можно наблюдать картину. Каждое "интеллектуальное" рабочее место оснащено компьютером, который механически включают в начале рабочего дня и выключают также механически в конце работы. Вся же работа проводится с помощью ручки и калькулятора, или что еще хуже калькулятор активизируется в базовой версии ПО. То есть экономический эффект полностью отрицательный: стоимость компьютера, обслуживание, электроэнергия на сам компьютер и на кондиционер, который охлаждает нагретый монитором воздух.

Часто объяснение этому довольно простое. На предприятии установлена КИС, но какой-либо процесс не автоматизирован в силу различных обстоятельств: нет эффективности от автоматизации, руки не дошли, статус подразделения (работника) в неформальных отношениях низок. Работник 95% времени занят текучкой, привык к этому, медленно тупеет и не относится к работе творчески. Да и с какой стати относиться к своей работе творчески, когда компания часто хочет противоположного? Но если организована производственная атмосфера так, чтобы работа стала шагом на пути к чему-то новому, то отношение к ней в корне изменится. Работа обретет новый смысл (2-й пункт концепции менеджмента управления — организация). Вот тут то и поможет "лоскутная" автоматизация отдельных бизнес-процессов независимо от того, высококвалифицированный ли это специалист финансового отдела или учетчик рабочего времени.

Для этого необходимо только одно — компьютерная грамотность в полном смысле этого слова.

Самое важное на предприятии — это люди. От них зависит в большинстве случаев стоимость компании в частности и бизнеса в целом. Одни предприятия притягивают людей как магнит, на других, несмотря на высокий уровень заработной платы, желающих работать не много. От атмосферы, созданной внутри предприятия, зависит насколько творчески и ответственно персонал подходит к реализации концепции: планирование — организация — мотивация — контроль. Ведь каждый этап может проходить через десятки и сотни людей. А отсюда и складывается стоимость затрат, необходимых для получения предприятием прибыли. И на получаемую прибыль часто оказывает решающее влияние не технологическое оснащение производства или умение продавать, а планирование и анализ всего цикла производства и реализации. Ведь можно успешно производить то, что не будет затем продаваться и увеличивать продажи той продукции, которая наносит убытки предприятию из-за неправильного анализа себестоимости продукции. И чем больше продаете, тем больше убыток. Парадокс! Но на практике встречается довольно часто.

Поэтому эта книга посвящена фрагментам "лоскутной" автоматизации отдельных бизнес-процессов: от возможности увидеть проблему непосредственно на своем индивидуальном рабочем месте, устранить ее, и как следствие, превратить работу в творчество, а жизнь в радость (рис. 1.2.). Для предприятия это выгодно с позиции уменьшения издержек на выполнение такой работы, оперативностью принятия решений, а, следовательно, увеличением эффективности деятельности и получения дополнительной прибыли.