Gene Zelazny про мистецтво презентацій

Gene Zelazny (Джин Желязни), директор візуальних комунікацій у McKinsey & Company та автор книг "Говоріть за допомогою діаграм" (Say It with Charts), та "Говоріть за допомогою презентацій" (Say It with Presentations), ділиться своїми думками та дає професійні поради щодо правильного створення та ведення візуальних презентацій. В інтерв'ю, яке наведено нижче, Желязни розповідає про те, яким чином бізнес-консультанти можуть створити дійсно досконалу презентацію, а також говорить про сучасні тенденції, які стосуються візуальних презентацій.

З.: Як Ви вважаєте, якість сучасних консультаційних презентацій краща чи гірша, ніж, скажімо, десять років тому?

В.: Якщо говорити про матеріал презентацій — він залишився на тому ж високому рівні, що й багато років тому. Особливо, коли йдеться про зміст презентацій та ті ідеї, якими діляться консультанти. Якби матеріал презентацій не продовжував залишатися на належному рівні і не ніс користі слухачам, презентації просто ніхто б не відвідував.

З іншого боку, якщо говорити про форму презентацій, тоді так, дійсно, за ті 45 років, що я працюю у цій сфері, вона доволі суттєво змінилася. Я пам'ятаю перші презентації, коли візуальні матеріали слід було робити вручну, за допомогою лінійки та олівців. Набагато пізніше з'явилися принтери, які полегшили наше життя. Комп'ютери дали змогу перейти від презентацій "на мольберті" до презентацій "на екрані". А сьогодні ми можемо користуватися перевагами так званих "віртуальних" презентацій, коли слухачам більше не обов'язково знаходитися в одному приміщенні з лектором.

І хоча технології дійсно суттєво полегшують процес створення наочних матеріалів, проте, всі ці зміни мало впливають на зміст презентацій. І я готовий заприсягтися, що сьогоднішній наплив візуальних ефектів та наочних матеріалів спричинений лише простотою їх створення, а не логічною закономірністю. Іншими словами еволюція презентаційних технологій призвела до переключення уваги з лектора на його наочні матеріали. Напревеликий жаль, сьогодні презентація у PowerPoint для декого дійсно стає важливішою, ніж сам доповідач.

Моя думка щодо цієї проблематики є простою і очевидною: презентація — це не комп'ютерний файл, і не набір паперу; презентація — це людина, яка її проводить. А наочні матеріали повинні виконувати виключно допоміжну функцію. Тому сьогодні я рекомендую лекторам час від часу вставляти у свою презентацію порожні слайди, щоб аудиторія нарешті змогла "відірватися" від екрану і сконцентруватися на доповідачеві.

З.: Які ключові зміни відбулися в очікуванні аудиторії від презентації? Як ці зміни вплинули на консультантів, які створюють презентації?

В.: Навряд чи можна говорити про певні значні зміни. Існують тільки дуже незначні відхилення. Наприклад, більшість слухачів сьогодні очікують коротких і влучних презентацій, які спрямовані на взаємодію аудиторії з лектором. Тому доповідачам слід менше зосереджуватися на "презентуванні" і більше — на "комунікуванні".

З.: Чи існують основні принципи, які повинні застосовуватися щодо дизайну наочних матеріалів?

В.: Звісно. Моїм основним і першим принципом завжди було спрощення. Дуже легко створити складні наочні матеріали. Набагато складніше зробити їх простими так, щоб при цьому не втратити основну ідею. Тому я завжди, як мантру, повторюю про себе: "На представлення п'яти ідей на одному слайді йде така сама кількість часу як і на представлення п'яти ідей на п'яти слайдах".

З.: Застосування у презентаціях анімаційних ефектів стає дедалі більш звичним явищем сьогодення. Як на Вашу думку, коли анімація корисна для презентації, а коли — ні?

В.: Ви можете використовувати анімацію лише тоді, коли вона допомагає пояснити вашу думку. Наприклад, коли ви хочете показати збільшення прибутків, відповідний стовпчик графіка може інтерактивно зрости. Але анімація ні в якому разі не повинна стати самоціллю. Той факт, що PowerPoint дає змогу анімувати картинку, ще не означає, що цією можливістю необхідно скористатися.

З.: Коли Ви вичитуєте чужі презентації, яку пораду Ви найчастіше даєте їх авторам?

В.: Я задаю їм просте запитання: Що б ви сказали і показали, якби на вашу презентацію було відведено лише дві хвилини часу?

Кожен доповідач повинен зрозуміти, що аудиторії не потрібні його розмірковування та "дивовижні історії". Вона потребує насамперед чітких висновків та рекомендацій. Якщо після цього залишиться додатковий час — його можна використати на історії. Доповідачеві ж слід забути про себе і працювати лише на користь тих людей, яким він читає презентацію.

З.: Якби Ви могли дати консультантам лише одну пораду, яким чином покращити їхні презентаційні навички, що це була б за порада?

В.: Практика, практика і ще раз практика. Це єдиний спосіб відшукати свої слабкі сторони та максимально відточити навички проведення презентацій.

За матеріалами "Meet the MasterMinds: Gene Zelazny on Making the Most of Your Presentations", Management Consulting News.
Переклад з англійської: Ярослав Федорак.