10 научно доказанных способов улучшения продуктивности

Источник: Rusbase

Автор книг о предпринимательстве и инвестициях Джефф Хейден (Jeff Haden) и сооснователь австралийского стартапа Hello Code Белль Б. Купер (Belle Beth Cooper) делятся принципами продуктивности, подтвержденными наукой.

Я искренне верю в силу трудолюбия. Как сказал однажды капитан американской парусной команды Oracle Team USA, «Я редко видел, чтобы человек, который делал меньше чем остальные, добивался успеха».

По сути, в этом и заключается моя мантра: возможно, я не так талантлив, образован или опытен, как другие люди... но я всегда стараюсь работать больше, чем они.

Но можно работать не только усердно, но и с умом. Именно в этом и заключается секрет успеха.

К счастью, работать упорно (относительно) легко. Для этого вам просто нужно, эм, усердно работать. Но как же работать «с умом»? Тут все гораздо сложнее. Думаю, вам пригодятся несколько советов от предпринимательницы Белль Б. Купер.

1. Приведите в порядок ваш список дел

Один из самых противоречивых, но эффективных методов улучшения продуктивности это включать в свой список только ограниченное количество задач.

Выберите от одного до трех самых важных дел. К ним относятся большие и трудные задачи, которые обязательно нужно сделать за сегодня. Если вы их не выполните, то из-за них придется задержаться после работы или пропустить обед.

Делайте самые важные дела в первую очередь, прямо с утра, пока вы дома или когда только пришли на работу. Если вы их отложите, то будете заняты, и у вас не хватит на них времени. Оставшуюся часть списка можно заполнить менее приоритетными задачами. Так к концу дня вы почувствуете себя более продуктивным.

Еще один совет: составляйте список дел на завтра еще с вечера. Очень часто перед сном я лежу в кровати и думаю о том, что мне предстоит сделать завтра — из-за этого мне трудно заснуть. Когда я составляю список заранее, мне потом легче расслабиться и уснуть.

А на следующий день я не трачу время впустую и тут же приступаю к первому самому важному делу.

В книге Дэвида Аллена (David Allen) «Как привести дела в порядок» (Getting Things Done) есть хорошая фраза: «Ваш разум нужен для создания идей, а не для их хранения». Занесите ваши идеи в список дел, но не забудьте сделать два списка — один на сегодня, а второй на «потом». Тогда вы не будете тратить свои силы, пытаясь вспомнить все важные идеи.

2. Оценивайте свои результаты, а не время

Многие тратят уйму часов, лишь чтобы потом осознать, что не слишком продвинулись в деле. Именно поэтому люди ищут способы, как за малый срок успеть сделать больше.

Один из подходов заключается в том, что вам нужно поменять методы оценки продуктивности.

Например, если вы работаете над большим проектом, попробуйте разбить его на фазы. Когда мне нужно написать о чем-то в блог, я разделяю это дело на несколько этапов — пишу статью порциями и выделяю различные небольшие задачи, например, «добавить картинки». Благодаря такому набору мелких заданий, я могу каждый день проверять свой прогресс в выполнении крупного проекта, даже если на полное завершение работы над ним уйдет несколько дней. Каждый раз, когда я отмечаю одну из задач выполненной, я испытываю приятное чувство, даже если всего лишь написала отрывок текста на 200 слов. Это позволяет мне держать рабочий ритм и не отклоняться от работы, пока она не будет выполнена.

Еще один способ, с помощью которого вы можете оценить свои достижения за день, — это составление списка завершенных дел. Многие компании пользуются такими списками, чтобы знать, что сделал каждый сотрудник за день. Вот, кстати, удобный сервис для этого.

Когда вы начнете создавать списки завершенных за день дел, то удивитесь, как много мотивации у вас появится.

Обращайте внимание на результат, а не на затраченное время, и вы точно станете более продуктивным.

3. Заведите привычки, которые помогут вам приступить к работе

Обычно по утрам, когда я не знаю, чем в первую очередь заняться, я прокрастинирую и трачу время впустую.

Чтобы решить эту проблему, заведите какую-нибудь повседневную привычку, которая будет настраивать мозг и тело на рабочий лад.

Это должно быть что-то простое, типа поездки на работу или стакана кофе по дороге в офис. Обычно я наливаю себе кофе и проверяю любимые сайты. Как только я допиваю кофе, у меня срабатывает внутренний сигнал: пора работать.

Есть и другие способы настроиться на работу: отключить или убрать телефон, сделать разминку или позавтракать. Можете даже составить специальный плейлист, который будет играть и создавать нужный настрой.

Эти методы можно использовать и по выходным. Наверняка в выходные вам захочется отказаться от повседневных привычек, но многие продолжают им следовать. Запомните: чем сильнее вы расслабляетесь и забываете о ежедневных привычках, тем труднее будет к ним вернуться в начале недели.

Не стоит считать, что выполнение повседневных дел — это признак унылого человека, который живет в одном режиме. Привычки — признак людей, которые ставят перед собой цели и нашли лучший способ их достижения.

4. Отмечайте моменты, когда вы тратите время впустую

Первый шаг к продуктивности — начать замечать моменты, когда вы зря тратите свое время. Для начала проследите за тем, что вы делаете каждое утро, когда собираетесь на работу. Вы можете заметить, что тратите время на такие вещи, как, например, выбор одежды — то есть на те дела, которые вы могли сделать еще вчера.

Следите за тем, как вы проводите рабочий день, и выискивайте шаблоны. Возможно, вы слишком часто зависаете в социальных сетях. Или растягиваете двухминутный рабочий разговор до десятиминутной болтовни.

Когда вы заметите, что именно отнимает у вас лишнее время или приводит к прокрастинации, нужно будет подстроить это под свои привычки.

Раньше я тратила много времени по утрам, проверяя любимые сайты. Сейчас я вписала это занятие в повседневную привычку — как уже говорила, я просматриваю любимые ресурсы, пока пью кофе, а когда его допиваю, то приступаю к работе.

5. Выработайте привычки, которые помогут вам перестать работать

Звучит странно, но это важная вещь. Некоторым трудно приступить к работе, а некоторым — прекратить работать.

Очень легко поработать еще часок или засидеться за компьютером вплоть до самой ночи. Но это дурные привычки, потому что из-за них мы начинаем откладывать самые важные дела — мы понимаем, что еще долго будем работать, так что успеем их сделать (на самом деле нет).

Существует несколько способов, придя домой, отвлечься от работы:

• Прекращайте работать, пока дело идет хорошо.

  Как сказал Эрнест Хемингуэй, «лучше всего останавливаться, пока дело идет хорошо и знаешь, что должно случиться дальше. Если изо дня в день так поступать… то никогда не завязнешь...»

  Его совет применим к любому виду работы. Если вы остановились на середине работы — ничего страшного. Вы знаете, что сделали, знаете, что будете делать дальше, и с радостью потом вернетесь к делу.

• Назначьте четкое время окончания работы.

  Жесткие временные рамки заставляют четко расставлять приоритеты.

  Еще один плюс — так у вас будет больше мотивации разобраться в первую очередь с самыми важными делами. Дедлайн поможет собраться.

  Чтобы ограничить ваше рабочее время, попробуйте работать за нотубуком без подключенного зарядного устройства. Тогда вы сможете работать только до тех пор, пока не сядет батарея. Довольно неплохой способ заставить себя быстрее разобраться с важными делами.

• Запланируйте что-нибудь классное после работы.

  Например, встречу с друзьями или мероприятия.

  Если вы хотите уходить с работы в 18 часов, то запланируйте после нее свидание, поход в бар или в гости. Внешние факторы и напряжение заставят вас сфокусироваться на делах и выполнить их в отведенный срок.

• Придумайте себе привычку, которая будет постепенно отвлекать вас от дел.

  Такая привычка очень пригодится, если вы никак не можете забыть про свои дела. Мне помогают легкие физические нагрузки — я стараюсь возвращаться с работы пешком. Многие люди предпочитают гулять перед сном, потому что это помогает им отвлечься от рабочих мыслей.

  Вам может помочь расслабиться ведение дневника или разговор с другом. Если вы запишите все, что произошло с вами за день, вы не только сможете проследить свои результаты, но и перестанете думать о работе.

  Если вы привыкли по вечерам строить планы на завтра, то такая привычка станет идеальным завершением рабочего дня: записав все важные дела, вы можете спокойно расслабиться.

6. Делайте больше перерывов

В книге «7 навыков высокоэффективных людей» (7 Habits of Highly Effective People) Стивен Кови (Stephen Covey) рассказывает историю о дровосеке, который продолжает пилить деревья, даже когда его пила затупляется все сильнее и сильнее. Хотя если бы дровосек перестал пилить и заточил пилу, а затем снова взялся за дело с острым инструментом, он бы сохранил больше времени и усилий.

Такой пример легко запомнить, но трудно применить на практике. Вот что пишет Кови о заточке пилы вашей жизни:

Затачивание пилы — отличная привычка, которую можно применить во всех сферах вашей жизни. Но я думаю, она особенно пригодится вам в работе, чтобы не перегореть.

В среднем ваш мозг может сохранять концентрацию только 90 минут. После этого вам нужен как минимум 15-минутный отдых. Этот феномен основан на физиологических циклах человека.

Делая перерыв каждые 90 минут, вы позволяете вашему телу и разуму отдыхать и обновляться — так вы подготовите их к следующему полуторачасовому периоду высокой активности.

Некоторым людям тяжело возвращаться к работе после 15-20 минут отдыха. Однако даже короткие перерывы помогут вам освежить мозг и сконцентрироваться.

7. Больше спите

Исследование показало, что сон улучшает когнитивную функцию мозга, творческое мышление и память. Кроме того, он помогает в обучении — мозг начинает лучше воспринимать и хранить информацию.

Сон укрепляет память. Вот что пишет об этом писатель Макс Рид:

Еще одно исследование вопросов памяти обнаружило, что участники эксперимента, которые предварительно поспали, ответили на вопросы теста гораздо лучше, чем те, кто не спал.

Сон не только помогает вам упорядочить память и запомнить новую информацию. Он защищает вас от переутомления. Как выяснили ученые, переутомление — это сигнал о том, что одна часть вашего мозга не может воспринимать больше информацию, пока вы не поспите.

8. Проводите больше времени на природе

Ученые решили проверить, насколько сильно смогли расслабиться две группы людей — одна после прогулки по улице, а другая — по тихому парку. Как оказалось, чтобы сориентироваться в городе во время прогулки по улице, нужно очень много внимания. Поэтому такая прогулка не дала мозгу отдохнуть и не смогла восстановить уровень концентрации:

Когда вы проводите время на природе, ваш разум полностью расслабляется. После такого отдыха вам легче будет собраться на работе. Кроме того, ученые обнаружили, что за пределами учебной аудитории у студентов сильнее возникает желание учиться.

9. Не сидите на месте

Недавно я прочитала статью предпринимателя и атлета Джоэла Раньона о методе под названием «рабочий попкорн». Он заключается в том, чтобы в течение дня выполнять небольшую часть работы, сидя в различных кафе, коворкингах или пабах. Для начала надо составить четкий список дел: что и в каком месте вы будете выполнять. А затем нужно сразу же приступить к работе.

Раньон делит свой список дел на категории: в каждом кафе он выполняет три задания. Как только он выполнит все дела в одном месте, он отправляется в следующее.

Конечно, вы можете распределить дела в вашем списке как вам удобно, но главное — ориентироваться на конечный результат, а не на время, когда вам нужно отправиться в новое место. По словам Раньона, лучше всего передвигаться между точками пешком или на велосипеде:

Во время перерыва полезно будет обдумать то, над чем вы сейчас работаете и что нужно сделать в дальнейшем. Раньон заметил, что после использования этого метода он стал более продуктивным, активным, и начал тратить на работу меньше времени.

10. Проверяйте электронную почту с самого утра

Этот совет может показаться вам противоречивым, ведь все советуют обратное. Но я сразу же проверяю почту и считаю, что это очень полезная привычка. Вот почему она помогает мне сохранять продуктивность в течение дня:

Когда вы работаете в удаленной команде, то наверняка знаете, каково это, когда половина (если даже не больше) ваших коллег работает, пока вы спите. Поэтому очень важно проверять почту в начале рабочего дня, чтобы убедиться, что вы не отстаете от остальных.

Когда я в первую очередь разбираюсь с важными вопросами, мне легче решить, как нужно изменить планы на день, и смогу ли я выполнить дела, которые на сегодня запланировала.

По материалам "Want to Work Smarter, Not Harder? 10 Scientifically Proven Ways to Be Incredibly Productive", Inc.

Иллюстрация: Getty Images