Десять правил створення сильної комплаєнс-культури

Джерело: Baker Tilly

Комплаєнс-культура відіграє важливу роль у створенні стратегічної переваги бізнесу. Етична поведінка керівництва та співробітників сприяє розвитку і збільшує лояльність до компанії. Вашій увазі — десять важливих факторів, що впливають на якість корпоративної взаємодії в питаннях комплаєнсу.

Чітке визначення корпоративних комплаєнс-норм для менеджерів вищої і середньої ланки

Керівникам вищої ланки досить просто говорити про те, що вони дотримуються всіх корпоративних норм — і дійсно це робити, — але по-справжньому міцна комплаєнс-культура має знаходити підтримку серед усього персоналу компанії.

Для цього керівники повинні чітко окреслити цілі та пріоритети компанії. Топ-менеджмент має забезпечувати стратегічний підхід до виконання завдань, а менеджери середньої ланки керувати тактичною стороною питання. Але водночас групам потрібно працювати спільно, щоб визначити правила, які будуть відповідати потребам обох сторін.

Розумне управління політикою компанії та внутрішніми процедурами

Якщо керівники не мають твердої впевненості в тому, що запропонована ними політика виконується співробітниками, то це свідчить про неякісну систему внутрішнього контролю.

Така ситуація може виникнути, коли запропоновані правила не відповідають реальному стану справ і процедури сповільнюють швидкість роботи або унеможливлюють досягнення поставлених цілей. І варто переконатися, що ви не перебрали міру з покараннями, адже в цих випадках люди будуть приховувати помилки і шукати обхідні шляхи, щоб не визнавати своєї провини.

На такому ґрунті, безсумнівно, розквітне система доносів, що підірве командний дух колективу.

Якісне управління внутрішньою політикою завжди враховує, по-перше, наявність "політики про політику", в якій доступно пояснюється, як взаємодіяти з системою правил і процедур. По-друге — завжди передбачені винятки з правил, що дозволяють зробити їх більш адаптивними. По-третє, всі процедури повинні відображати реальний стан справ, щоб співробітники бачили користь в їх виконанні.

Навчання співробітників

Важливо не тільки скласти список правил, а й донести до кожного співробітника, чому важливо їх виконувати і як саме це потрібно робити.

Ефективне навчання поєднує в собі інформацію про пріоритети компанії та регуляторні питання ("не давати хабарі", "проводити попередню оцінку сторонніх постачальників послуг") з правилами і процедурами, необхідними для досягнення короткострокових цілей.

Важливо доступно пояснити працівникам, які ризики чекають компанію і кожного з них у разі недотримання встановленої політики.

Ефективна оцінка фінансових ризиків

Кожен працівник компанії має розуміти, які неефективні (що не приносять вигоди і не просувають до мети) грошові витрати можуть виникати і як їх уникнути.

До неефективних грошових витрат відносяться дорогі корпоративні обіди, робочі місця, надані некваліфікованим друзям і родичам, пожертвування на благодійність, знижки після підписання контракту, надання кредитів тощо.

Для того, щоб мати можливість побачити такі ризики і уникнути їх, необхідно тверезо оцінювати всі бізнес-процеси. Це допоможе надалі зрозуміти, де можна взяти ресурси, щоб спрямувати їх у більш вигідне русло.

Автоматизація завдань

Автоматизація завдань припускає декілька способів. Це може бути в буквальному сенсі передача певних рутинних завдань штучному інтелекту або роботам (наприклад, перевірка наявності необхідних документів), таким чином скорочується список обов’язків співробітників і третіх осіб, а отже, і список правил, які можна порушити. Автоматизації можна піддати процес постановки завдань і перевірки звітності за ними. Це допоможе уникнути перекладання роботи працівника на колег. Також автоматизація допоможе ефективно оцінити будь-які ризики й ефективність роботи і при цьому уникнути впливу "людського фактору".

Систематичний моніторинг третіх сторін

Цей пункт побічно стосується корпоративної культури та дотримання правил, однак його ігнорування може обійтися компанії дуже дорого.

Третя сторона не підкоряється правилам вашої компанії, проте коли ви вступаєте у взаємодію, між вами виникає певний договір, покликаний захистити обидві сторони від ризиків.

Одні співробітники вашої компанії повинні відслідковувати, як третя сторона дотримується своєї частини договору, а інші — спостерігати за першими.

Захист свободи слова

Можливість говорити відкрито про проблеми з керівництвом, завданнями або клієнтами — величезний бонус для співробітників компанії.

Однак для фірми в цьому теж є вигода. Це водночас і усвідомлення того, що відбувається в режимі реального часу, й спосіб уникнути закулісних інтриг. А ще — можливість вирішити виниклі проблеми швидко і ефективно, не чекаючи подання позову до суду, що принесе моральні і грошові витрати, навіть якщо компанія виграє справу.

Система заохочень

Компанії з хорошою робочою комплаєнс-культурою спираються не тільки на покарання за невиконання правил, а й на заохочення за їх дотримання. Це стимулює працівників діяти в рамках встановленої політики.

Позитивними стимулами можуть бути як групові, так і індивідуальні бонуси.

Регулярний моніторинг актуальності політики компанії

Зберігати ефективність можна лише у разі постійної перевірки політики компанії на відповідність актуальному стану справ.

Коли цілі компанії змінилися, ймовірно, слід змінити і правила. Якщо правила хронічно не виконуються, уповільнюють бізнес-процеси або викликають невдоволення співробітників, їх варто переглянути.

Ніщо не вічне. Те, що вчора працювало відмінно, сьогодні вже може безнадійно застаріти.

Регулюючий орган

Найчастіше мається на увазі, що якщо є правила, повинні бути і ті, хто стежить за їх виконанням.

Але при правильному підході до створення і впровадження комплаєнс-політики всі процедури будуть виконуватися природним чином і не вимагатимуть додаткового контролюючого органу, крім відповідальних за конкретні ділянки роботи.

Якщо ж ваша компанія не може обійтися без контролю, слід обмежитись лише створенням посади директора з корпоративної культури, а не цілого відділу.

Отже, побудова гарної та дійсно ефективної системи правил у компанії може бути нелегкою та довгостроковою задачею, але в результаті ви отримуєте зменшення фінансових ризиків, лояльність робочого колективу за рахунок прозорості процесів та впевненість у правильному виконанні завдань.

За матеріалами "10 Traits of a Strong Culture of Compliance", Steel.

Ілюстрація: Depositphotos.com