Пять классических ошибок в инвентаризации

Источник: "СКБ Контур"

Инвентаризация относится к одной из самых важных задач бизнеса. Продажи и покупки продукта являются генератором доходов, которые держат компанию на плаву. Но инвентаризация представляет собой гораздо более сложный процесс, чем может казаться поначалу.

Брайан Саттер (Brian Sutter)

1. Вы уделяете мало времени оценке эффективности

Возможно, вы уже в курсе, что с производительностью в вашей компании не все в порядке. Как вы можете исправить проблемы, если у вас нет стандартов, то есть вы не оцениваете клиентский сервис и эффективность склада, не измеряете оборачиваемость запасов?

Хорошим началом для исправления ситуации станет обязательное отслеживание пополнения и оборачиваемости запасов всех продуктов. Эти две метрики менеджеры по продукту обязаны всегда иметь в виду. Очень важно следить за наполняемостью ежедневно. Конечно, управление оборачиваемостью запасов часто зависит от объема продаж и производственного цикла. Но независимо от того, что по вашему мнению будет лучше для осуществления успешной деятельности, менеджеры должны следить и стараться улучшить эти два показателя.

Иногда со стороны кажется, что бизнес процветает, но при более глубоком анализе вскрывается множество проблем. Яркий тому пример — компания из сферы индустрии развлечений TopGolf, чья аппаратура была представлена в Иллинойсе, Техасе, Вирджинии. При этом у компании были большие проблемы с системой управления складом. TopGolf не имела определенной структуры в управлении инвентаризацией, из-за этого постоянно возникали стрессовые ситуации.

«Мы не знали, когда приходили заказы, мы с трудом отслеживали то, что отправляли, — комментируют ситуацию в компании. — Иногда, когда оборудование заканчивалось, нас оперативно не уведомляли об этом, поэтому, когда оно было необходимо, мы не могли вовремя его получить».

Чтобы держать под контролем систему управления складом, в компании установили специальное ПО. Теперь уже нет необходимости гадать, сколько товара осталось на складе.

2. У сотрудников нет достаточной квалификации, чтобы управлять запасами

Чтобы данные об инвентаризации были точными, вы должны нанимать сотрудников, которым можете доверять. Если вы собираетесь предпринять несколько шагов для улучшения системы управления запасами, обратите внимание на следующие советы:

• Нанимайте правильных людей. В еще непроданные товары, хранящиеся на складе, вложены миллионы рублей. Поэтому необходимо позаботиться о том, чтобы персонал имел опыт работы с товарными запасами.
• Заведующие складом должны быть ответственными и надежными работниками. Хорошо ли вы знаете того, кто занимается инвентаризацией на складе компании? В таком месте необходимо иметь надежного человека, которого вы хорошо знаете и который полностью поддерживает стратегические цели компании.
• С самого начала уделяйте большое внимание тренингам. Многие поставщики, предлагающие программные продукты для управления складскими запасами, проводят для заказчиков тренинги. Воспользуйтесь этой возможностью. Такое обучение обычно готовится специально под компанию.

3. Вы не можете заниматься планированием, потому что вам не хватает данных

Большинство владельцев малого бизнеса признаются, что хотели бы повысить уровень клиентского сервиса. Вы можете быть одним из них. Но вы не сможете улучшить клиентский сервис, если до сих пор просматриваете старые документы о невыполненных заказах и пытаетесь найти способ избавиться от проблемы, не инвестируя при этом в долгосрочное решение.

Вы даже можете обнаружить, что у вас не хватает знаний о важных факторах, например о том, сколько продукта осталось на складе в определенный момент. Это будет демотивировать ваших подчиненных, и если ваша компания будет неспособна удовлетворять потребности клиента, он уйдет к конкурентам. Ваш бизнес никогда не впишется в требования рынка, если вы не научитесь заранее планировать свое будущее.

Если вы измените свою стратегию и перейдете на автоматизированную систему управления инвентаризацией, которая предоставляет данные в реальном времени. Это позволит быть в курсе, что есть на складе, а чего нет, какой товар востребован, а какой продается плохо. Имея постоянный доступ к точным данным, вы всегда будете знать, что хотят ваши клиенты. Если клиенты будут счастливы, вы тоже будете довольны. Особенно если вы будете получать хороший доход, а не сметать пыль с ненужных продуктов, залежавшихся на складе.

4. В компании нет автоматизированной системы

Если вы до сих пор пользуетесь Excel или другой ручной программой, чтобы следить за товарными запасами, вы просто теряете драгоценное время и деньги.

Вы постоянно будете допускать ошибки. Даже профессиональный оператор может совершить одну ошибку в 300 символах. А одна неточность может привести к огромному количеству проблем, ведь на вашем складе, скорее всего, сотни или даже тысячи различных продуктов.

Excel и другие ручные программы не работают в режиме реального времени, они недоступны нескольким пользователям одновременно. Автоматизированная система позволит многим сотрудникам отслеживать единицы продукта в разных точках, а также контролировать заказы и поставки товаров.

5. Инвентаризация отнимает слишком много времени

Останавливаете ли вы работу на складе на несколько дней, чтобы пересчитать все единицы товара и убедиться, что учет соответствует данным программам? В этом нет необходимости, и это стоит вам денег. Гораздо лучше проверять уровни запасов по одной секции в день. Система управления запасами с помощью штрихкодов — не сложнее, чем просто сканирование.

По материалам "5 Common Inventory Mistakes and How to Avoid Them", Entrepreneur.