П’ять типових помилок керівників онлайн-команд

Автор: Олександр Сударкін
Джерело: K.Fund Media

Керівники онлайн-команд доволі часто допускають промахи через незнання специфіки та інформаційного перевантаження. Одна з ключових особливостей онлайн-роботи — це ефективність, а роблячи ці п’ять помилок, можна «перекреслити» цей найважливіший «плюс».

Помилка 1. Відмовлятися від використання доступних онлайн-інструментів для спілкування

У чому проблема?

Часто при спілкуванні в соцмережах люди відмовляються від використання відеоканалів, а замість детального пояснення телефоном надають перевагу коротким смс.

Різноманітні месенджери — поганенькі інструменти для спілкування. Збіднювати і без того мізерний інструментарій для спілкування — це позбавляти себе можливості більше впливати на команду.

Відсторонена комунікація, відсутність пояснень до завдань — це ставлення до співробітників як до юнітів у комп’ютерній грі. Без урахування їхньої особистої мотивації або цілей.

До того ж, не використовуючи камеру або принаймні голос, співробітник може не «включитися» в комунікацію повністю: грати на телефоні, відволікатися, непомітно займатися своїми справами під час наради.

Як вирішити?

Необхідно максимально розширювати інструментарій для комунікації. Багато застосунків і програм дозволяють спілкуватися голосом і навіть бачити всіх своїх співрозмовників. Якщо у вас все ж є можливість зустрітися з кимось із співробітників, а інших підключити «віддалено» — зробіть це. Що більше каналів комунікації, то більше ми будемо зосереджені на предметі розмови. Десь потрібно говорити м’яко, десь — наполегливо, а десь і взагалі прописати ці нюанси у книзі правил.

Помилка 2. Комунікаційні прилади, що не працюють

У чому проблема?

Така ситуація найчастіше зустрічається серед співробітників ринків рітейлу і фармацевтики.

До прикладу, коли вам потрібно вийти на зв’язок у певний час, але ви пишете: «Я зараз не можу. Маю проблеми з програмою / комп’ютером / інтернетом. Увімкнуся за 5-10 хвилин». Один раз — нічого, але якщо це повторюється знову, то стає проблемою. Зрештою — зриваються наради.

А якщо ця проблема «випливає» у керівника, то з’являється такий неприємний момент — думки підлеглих «якщо ви не перевірили обладнання до початку наради, значить ця нарада не така і важлива». Навіть якщо ставлення керівника насправді не таке, «читається» ситуація саме так.

Як вирішити?

Якщо техніка нова або місце, з якого ви виходите на зв’язок, незвичне, вам варто бути готовим до дзвінка за півгодини. Але навіть якщо вам потрібно просто змінити локацію і перейти зі свого кабінету в «переговорку», однаково варто підготуватися і підключитися заздалегідь — хоча б за 15 хвилин.

Помилка 3. Розкидані комунікаційні канали

У чому проблема?

Інформація, якою ви обмінюєтеся з колегою, кочує по різним соцмережам: частина в Facebook, інша в Телеграм, третя — в електронній пошті. І зрештою — ви зазвичай забуваєте, де саме ви про щось домовилися.

Наскільки мені відомо, сьогодні не існує програми, яка дозволила б шукати інформацію в усіх месенджерах одночасно. А прикро.

Як вирішити?

Перевести усе робоче листування з колегами на єдину платформу, якою користуватимуться всі. Це може бути все що завгодно. Винятком може стати тільки листування з клієнтом. Я вважаю, що вести діалог з клієнтами все ж варто там, де зручно їм.

Помилка 4. Затикати собою усі дірки

У чому проблема?

Коли керівник тямить в питанні, іноді йому і справді легше зробити самому, а не пояснювати підлеглому, як виконати ту чи іншу задачу. Так керівник бере на себе безліч зайвих завдань і стає просто перевантаженим.

Іноді перевантаження дрібницями може бути таким, що просто не вистачить сил на свої основні завдання. А у співробітників з’являється спокуса перекинути частину своєї роботи на керівника.

Як вирішити?

Пояснювати і роз’яснювати. Навіть якщо це займає багато часу. Це робота «на перспективу», аби підлеглий засвоїв алгоритм. Звичайно, варто принципово опрацьовувати саме ті питання, які вимагають вашої безпосередньої уваги.

Якщо ж ви вже виявили, що завалені дрібними проблемами, терміново делегуйте їх підлеглим. Може бути певний період дискомфорту, але це необхідно.

Помилка 5. Не готуватися до онлайн-зустрічі

У чому проблема?

Оскільки сьогодні всі комунікації так чи інакше «зав’язані» на ґаджетах, може виникнути велика спокуса прийти на зустріч і під час спілкування зі співробітником швидко, краєм ока прочитати матеріали для зустрічі з екрану ноутбука або телефону.

Інколи підготовка дозволяє закінчити нараду, заплановану на годину, за 20-30 хвилин, а ось відсутність підготовки може коштувати додаткового часу: окрема зустріч з того чи іншого питання, наприклад.

«Віддалено» ми і спілкуємося за допомогою ґаджета, і готуємося з його ж допомогою. І тут навіть неможкиво скористатися правилом ділового етикету про те, що не можна дивитися в комп’ютер під час зустрічі: ви вже в нього дивитеся.

Як вирішити?

Від цієї помилки також врятує підготовка. Той самий комп’ютер можна відкрити за півдня до зустрічі, прочитати, зібрати інформацію і бути озброєним.

Другий нюанс — потрібно бути готовим до скорочення часу, відведеного на зустріч. Адже якщо ви вивчили питання заздалегідь, то не варто у час, що залишився піднімати інші питання, до яких, відповідно, ніхто не готовий. Не варто «заповнювати паузу».

Stock Photos from Syda Productions/Shutterstock

Про автора:

Олександр Сударкін, директор програми pre-MBA «Менеджмент і лідерство» в Бізнес-школі МІМ.