Не говоріть мені про покращення комунікації

Скільки разів у компанії нам доводилося чути: "Комунікації всередині нашої організації потребують удосконалення". І хоча це твердження абсолютно правдиве, користі з нього рівно стільки ж, як і від твердження: "Під дощем ми намокнемо". Загальні й очевидні твердження ніколи не вирішать наших проблем.

Тож ми не сперечаємося із правдивістю та доречністю твердження "слід покращувати комунікації", просто цей постулат є занадто широким. Він не дає відповіді на питання, яким чином можна виправити ситуацію. Результат? Нічого не відбувається, оскільки "комунікації" є настільки розмитим поняттям, що пропозиція покращити їх не призводить до жодних дій.

Намагаючись довести, що "комунікації" — це занадто широкий термін, спробуймо ввести його до рядку пошуку книжкового сайту Amazon.com. Сайт видасть нам понад 374000 найменувань. Прийняття рішень же можливе тільки тоді, коли проблема набуває відповідного рівня деталізації. Який метод комунікацій слід застосовувати? Як часто? На яких засадах, і т. п.

Тому замість банальної фрази "нам потрібно покращити комунікації", намагайтесь говорити дуже конкретно. Наприклад: "Нам слід розпочати використовувати інструмент А двічі на день/кожного ранку/раз на тиждень/кожного місяця/і т. п."

Нижче наведено кілька широко розповсюджених інструментів комунікації, а також кілька аргументів "за" та "проти" їхнього використання.

Електронна пошта

Переваги: Швидкий та безкоштовний засіб комунікації. Вона також створює запис розмови. Вона дає змогу миттєво відповідати та спілкуватися одразу з кількома людьми. Може бути використана між учасниками команди, які працюють на відстані (наприклад, у різних офісах).

Недоліки: Надто завантажена поштова скринька (надмір повідомлень зменшує їхній вплив на реципієнта). Інтернет-простір, у свою чергу, не настільки надійний та безпечний, як може видатися багатьом. Думки можуть бути перекручені (адже через слова людина отримує лише 7% інформації).

Інтранет або внутрішні блоги

Переваги: Переваги інтранету та внутрішніх блогів близькі до переваг електронної пошти — швидкість, безкоштовність, наявність запису комунікації, можливість миттєвої відповіді. Велика перевага: розвантаження електронної пошти. Централізованість та доступність з будь-якої точки світу, де є Інтернет. Використання технології RSS дає змогу миттєво дізнаватися про нові повідомлення у блозі.

Недоліки: Може вимагати навчання та звикання.

Телеконференції

Переваги: Голосові повідомлення спрощують розуміння. Дають змогу брати участь віддаленим реципієнтам.

Недоліки: Неможливо застосовувати "мову жестів". Сеанси можуть бути доволі нестабільними (особливо коли йдеться про використання мобільних телефонів). Необхідна координація конференцій.

Особисті зустрічі

Переваги: Особисті зустрічі суттєво покращують процес обміну знаннями та полегшують розуміння (мова жестів, голос, міміка та всі інші переваги). Здатність прийняття миттєвих рішень та миттєве отримання зворотнього зв'язку.

Недоліки: Учасники повинні перебувати в одному приміщенні. Координація зустрічей може бути доволі складною.

Відео-конференції

Переваги: Такі самі як і при особистих зустрічах, але тут включається ще й можливість залучення віддалених учасників.

Недоліки: Координація таких конференцій може бути доволі складною, а технології можуть виявитися ненадійними. Потрібно звикати до нової технології, можливо, навіть проводити відповідне навчання та тренінги.

Можливо список інструментів комунікації не відкриває ніяких новинок для обізнаних людей. Він пропонується лише як приклад, яким чином різноманітні інструменти можуть бути застосовані у кожній унікальній ситуації. Наприклад, зазвичай є сенс використовувати ті інструменти комунікації, до яких звикли всі ваші співробітники. Якщо ж проведення телеконференцій не входить до щоденних обов'язків працівників, тоді немає сенсу змушувати їх вивчати новітні технології тільки через те, що вони існують.

Що б ви не робили, ніколи не говоріть: "нам потрібно покращити комунікації". Пам'ятайте — рішення завжди знаходяться під час деталізації.

За матеріалами "Please don't tell me to improve communication", management-issues.
Cкорочений переклад з англійської: Ярослав Федорак, MCUa.