Віртуальні комунікації: як уникнути проблем

Автор: Кейт Феррацці (Keith Ferrazzi)
Джерело: kmbs

Чому непорозуміння є настільки поширеним явищем у віртуальному робочому просторі? Бо віртуальним комунікаціям бракує контексту. Скажімо, лише з розташування людей у конференц-залі ви можете отримати багато інформації: хто сидить поруч із ким, хто на чолі столу, хто залишив більше відстані між собою та сусідом, і так далі. Всі ці сигнали неможливо «прочитати» навіть в режимі телеконференції. В результаті і найпростіші речі можуть бути неправильно витлумачені.

Кейт Феррацці (Keith Ferrazzi)

Боротися з "ілюзією прозорості". Ми часто вважаємо, що інші краще розуміють, про що ми думаємо, ніж це є насправді. Щоб виправити цю помилку, поставте себе на місце іншої людини, уявіть її. Оскільки членам віртуальних команд часто не вистачає інформації одне про одного, менеджерам варто заохочувати людей ділитися відомостями про себе, можливо, на інтранет-сайт. А дослідник Яель Зофі (Yael S. Zofi) рекомендує навіть проводити відео-тури по своїх офісах для колег.

Розмовляти правильною "мовою". Всі ми схильні до використання певної "мови" у робочих комунікаціях. Деякі люди більш "кількісно-орієнтовані" (частіше звертаються до цифр), тоді як інші є більш "візуально-спрямованими" (надають перевагу діаграмам). А для деяких найкращий спосіб комунікувати — це розповідати історії та анекдоти. Менеджерам потрібно заохочувати команди висловлювати свої преференції з самого початку віртуального проекту.

«Посилювати сигнал». Ми часто передаємо співрозмовнику менше інформації, ніж нам здається. І в результаті члени команди, які не отримали «контекстних сигналів», занадто пізно чують: «а я думав, що це очевидно...». Щоб уникнути цієї проблеми, треба проговорювати як можна більше. І бажано використовувати більше одного засобу зв'язку. Скажімо, якщо ви розмовляєте по телефону про можливі затримки в проекті, продублюйте свої думки у електронному листі, щоб мінімізувати ймовірність непорозумінь.

Відповідати швидко. Час, який потрібен людині, щоб дати відповідь, може мати велике значення. Загалом, люди розцінюють оперативність вашої відповіді на електронну пошту або голосове повідомлення як показник якості ваших відносин. Звичайно, повільна реакція, як правило, просто означає, що ви були надзвичайно зайняті. Але у віртуальному середовищі, де контексту не вистачає, часу варто приділяти увагу.

Уникати неакуратної електронної пошти. Одне провокаційне дослідження показало, що багато керівників недбало пишуть електронні листи: не закінчують речення, роблять граматичні помилки і т.д. Звісно, ці люди дуже зайняті, щоб «полірувати» текст. Однак ті, хто отримує подібні листи, змушені витрачати багато часу, щоб їх «розшифрувати». Крім того, це може стати причиною непорозумінь і недешевих помилок у роботі. Тому краще все ж знайти час, щоб скласти листа як слід.

І, нарешті, варто попередити членів команди, що проблеми можуть виникнути. Експерти рекомендують, починаючи будь-який віртуальний проект, комунікувати людям основні принципи: наприклад, як швидко вони повинні реагувати на електронні листи, які інструменти потрібно використовувати для яких цілей і т.д. Якщо з самого початку попередити, що проблеми з комунікаціями неминучі, то надалі членам команди буде простіше обговорювати складнощі, які з'являтимуться в процесі роботи над проектом.

За матеріалами "How to Avoid Virtual Miscommunication", HBR Blog Network.