Как быстро справиться с крупным проектом

Источник: iBusiness.ru

Специалист по корпоративной культуре Джефф Хейден (Jeff Haden) предлагает пошаговую инструкцию, как осилить огромный объем работы за ограниченное время без вреда для себя и окружающих.

Джефф Хейден (Jeff Haden)

Все, что вам нужно, — это исключительно продуктивный день.

Имейте в виду, что нижеприведенные рекомендации не подойдут для повседневного использования, это грозит полным выгоранием. Но от случая к случаю это может быть идеальным средством.

Скажем, у вас есть задача, на выполнение которой требуется от 10 до 12 часов. Вот как можно с ней разделаться в течение одного рабочего дня.

1. Предупредите всех, что вы будете вне зоны доступа (и не сможете уделить им свое время и внимание)

Приостановка работы негативно сказывается на производительности, поэтому поставить людей в известность о том, что вы заняты очень важным делом и будете вне пределов досягаемости в течение всего дня, совершенно необходимо.

Предупредите по меньшей мере коллег и членов семьи, не забудьте также и о важных клиентах. Отправьте короткое сообщение по e-mail за день или два с объяснением, что вы будете очень заняты такого-то числа и сможете ответить на их звонки, электронные письма и т.д. утром следующего дня.

Одни клиенты свяжутся с вами до, скажем, четверга; у других отложится в подсознании, что вас не следует беспокоить в определенный день. Как бы то ни было, ваша цель будет достигнута.

Кроме того, вы получите дополнительную пользу, сообщив другим о своих планах: заинтересованные лица будут в курсе того, чего вы собираетесь достичь, и будут знать, удалось вам это или нет.

Давление общественности и коллектива может быть большим стимулом. Используйте его для достижения своих целей.

2. Решите, как долго вы будете работать…

Не стоит составлять план действий в свете соображений «я буду работать до тех пор, пока есть силы» или «я буду работать до тех пор, пока чувствую себя продуктивным». Установите конкретную цель. Обязуйтесь работать в течение 12 часов или какого-то другого периода времени, который вы выберете.

Почему? Чем больший интервал времени вы установите, тем, кажется, быстрее пройдут ранние часы.

Когда я работал на заводе, мы, как правило, трудились по восемь часов в сутки. Несколько часов до обеда тянулись мучительно долго, а последние пара часов в конце каждого трудового дня были подобны смерти. Но когда мы отрабатывали 12-часовые смены, утренние часы, казалось, пролетали незаметно. Когда вы знаете, что будете работать в течение длительного периода времени, вы не смотрите каждые пять минут на часы, вы пребываете в гармонии с собой.

Когда вы знаете, что будете работать в течение долгого времени, ваш мозг автоматически к этому приспосабливается. Поверьте мне — это работает.

3. …и полностью выдерживайте эти сроки

Вы знаете, что происходит: как только вы решаете, что на выполнение задачи потребуется четыре часа, вы будете возиться все четыре часа, даже если с ней легко можно разделаться за два. Вполне естественно, что вы заполняете лишнее время всякой ерундой.

Случается и обратное, когда дедлайн, казалось бы, слишком жесткий: мы находим способы убрать все несущественное и справиться с работой гораздо быстрее, чем мы только могли себе представить.

Так что подходите к этому вопросу по-другому. Следует не просто устанавливать крайний срок для выполнения работы. Он должен быть оправданным.

И не стесняйтесь играть в любые психологические игры, которые помогут вам выполнить работу: заключите пари с кем-нибудь из коллег или с самим собой (в случае проигрыша вы должны будете сделать то, что вам ужасно не хочется делать) — другими словами, сделайте ваши ставки, таким образом вы будете не только на профессиональном, но и на личном уровне заинтересованы в результате.

4. Начните работать в необычное для вас время

Вы когда-нибудь совершали длительную поездку на автомобиле, выехав из дома в 3 или 4 утра? Бьюсь об заклад, первые несколько часов пролетели незаметно, потому что вы вышли по графику за пределы вашей нормы.

Вы можете использовать тот же самый подход и в отношении исключительно продуктивного дня. Начните работать в 4 утра или, если вы сова, в 6 вечера и трудитесь всю ночь напролет. Эти первые несколько часов вы будет просто летать.

Крайне продуктивный день — не обычный день. Положите начало для экспериментов, чтобы вырваться из рутины.

5. Отсрочьте, а затем растяните во времени ваше вознаграждение за труды

Скажем, вы любите слушать музыку, когда работаете. В день исключительной производительности поработайте без музыки в течение первых нескольких часов. Когда ваш энтузиазм начнет ослабевать, немного музыки даст мощный импульс к восстановлению вашего боевого духа.

Если вы имеете обыкновение баловать себя, подумайте о всех этих удовольствиях с точки зрения стимуляторов личной производительности: если вы растратите все свои «боеприпасы» слишком рано, у вас ничего не останется на тот случай, когда вам это действительно будет необходимо.

Независимо от того, что обычно помогает вам продержаться на плаву в течение всего рабочего дня, воздержитесь от этого на некоторое время. Отсроченное вознаграждение — всегда самое лучшее.

6. Хорошенько заправьтесь, не дожидаясь приступов голода или жажды

Во время тренировок не рекомендуется ждать до тех пор, пока вы будете умирать от жажды, чтобы смочить горло.

То же самое верно и в отношении работы. Запланируйте поесть или перекусить немного раньше, чем вы обычно это делаете. Если вы сидите во время работы, встаньте и начните разминаться до того, как конечности онемеют. Если вы стоите, присядьте ненадолго, прежде чем ноги начнут болеть. Короче говоря, делайте все возможное, чтобы избежать чувства дискомфорта, который может ослабить вашу мотивацию.

И если говорить о еде, подходите к вопросу питания с умом. Не тратьте на обеденный перерыв целый час. Приготовьте еду, которую можно быстро съесть, не делая лишних телодвижений и не выбиваясь из ритма работы.

Помните, что сказал Исаак Ньютон: «Объекты, находящиеся в движении, имеют тенденцию оставаться в движении». Вот почему вы должны…

7. …делать перерывы, которые будут способствовать повышению вашей работоспособности, а не помогать вам расслабиться

Скорость движения — это все. Не стоит выходить на прогулку, смотреть телевизор или бродить по интернету. Вам понадобятся перерывы, но они должны способствовать сохранению вашей активности и нацеленности на результат.

Выберите несколько продуктивных занятий, которые вы хотели бы выполнить и которые позволят вам получить чувство удовлетворения, и используйте их для перерывов. Всего несколько минут бездельничанья способны ослабить ваш энтузиазм.

8. Не бросайте дело, пока не доведете его до конца — даже если на завершение работы уйдет больше времени, чем ожидалось ранее

Не доводить дела до конца может вылиться в привычку. Если вы бросили дело незавершенным сейчас, кто гарантирует, что этого не произойдет в следующий раз? Ответ: никто и ничто.

Бросать дело, не доведя его до конца, — это привычка, но не отступать от намеченной цели и быть нацеленным на результат — тоже. Так что сделайте ваш первый исключительно производительный день началом новой крайне полезной привычки.

Кроме того, вы сможете получить большое дополнительное преимущество от исключительно продуктивных дней: вы на бессознательном уровне избавляетесь от внутренних ограничений на предельный результат. Как? У всех нас есть свой маленький внутренний голос, который говорит: «Я сделал достаточно» или «Я устал — я не могу сделать больше того, что уже сделал», и это заставляется нас останавливаться на достигнутом.

Но этот внутренний голос нас обманывает: при правильной мотивации или при соответствующих обстоятельствах мы всегда можем сделать еще больше. Так что останавливаться на достигнутом или нет — личный выбор каждого, а не сама собой разумеющаяся необходимость.

9. И затем грейтесь в лучах славы

Во-первых, вы это заслужили.

И во-вторых, крайне продуктивный день автоматически расширяет ваши внутренние лимиты. После нескольких (возможно, даже одного) исключительно производительных дней вы начнете достигать лучших результатов в любой другой «нормальный» день, просто потому что вы на бессознательном уровне будете усмирять ваш внутренний голос и стремиться повышать планку ожиданий в отношении своей эффективности — единственное, что действительно имеет значение.

Так что наслаждайтесь успехом — и пусть он стимулирует вас достичь еще больших высот в следующий раз.

По материалам "How to Do a Massive Day's Work (When You REALLY Need To)", LinkedIn.