Як керувати бізнесом у кризу

Автор: Володимир Савчук
Джерело: Executives

Володимир Савчук про стратегічні й тактичні рекомендації для бізнесу в умовах зовнішньої кризи.

Стратегічні рекомендації

Є чотири стратегічні рекомендації, які вимагають серйозної і тривалої роботи.

Рекомендація 1. Скоротити горизонти стратегічного планування і виявити основні проблемні ділянки бізнесу

Світова криза вражає бізнес через досі не помітні проблеми в ньому: організаційні (внутрішні шкідники, «корпоративні чорти»; небажання зростати, «відсиджування в окопах»; проблеми з клієнтами, постачальниками; погана взаємодія між центрами відповідальності тощо), а також операційні або технологічні (неоптимізовані процеси; збої в роботі устаткування, зупинки, брак; низька продуктивність, висока енергоємність, низька якість, застаріле обладнання; нерозуміння необхідності інновацій тощо). Щоб впоратися з цими та іншими викликами, варто проаналізувати горизонти стратегічного планування.

Стратегічних горизонтів є три:

• Спершу ми замислюємося про майбутнє (стратегічне бачення), щоб зберегти сенс діяльності компанії й інтегрувати цей сенс у стратегічні рішення.
• Потім будуємо стратегічну модель — бізнес-модель, здатну генерувати грошові потоки для виживання і розвитку.
• А горизонт стратегічних завдань допомагає зберегти діяльність узгодженою.

Створивши нову бізнес-модель, варто негайно сформулювати стратегічні завдання та братися до їх виконання.

Рекомендація 2. Впровадити систему регулярного контролювання зусиль менеджменту на основі технології OKR

У цій системі важливими є три елементи:

• OKR (Objectives and Key Results) — цілі та головні результати. Цілі бувають пріоритетні (їх треба досягти на 100%) та амбітні (спрямовані на щось надпотужне). Вони мають мати числове вираження, а також надихати, бути лаконічними й цікавими.

• CFR (Conversations, Feedback, Recognition) — обговорення, зворотний зв’язок і визнання. Дуже важливо, щоб такий підхід підтримували усі працівники — чи то відділ продажів, чи відділ логістики, маркетингу, юридичний тощо.

• Щотижневий check-in — постійне моніторування поточного процесу дуже важливе. Наприклад, на «Новій пошті» ми щопонеділка аналізуємо реальний стан за всіма OKR, які ми поставили на квартал. У результаті іноді доводиться відмовитись від якоїсь мети — тому що вона не відбулася і тому що ми її поставили, надмірно сподіваючись на якийсь ефект, а його не виявилося. Також щотижневий check-in — певно, найбільш потужний інструмент, щоб зробити OKR частиною корпоративної культури.

Усе разом — постановка цілей, їхнє постійне моніторування, обговорення, зворотний зв’язок, визнання результативності тієї чи іншої людини — це дуже хороша мотиваційна система, тому що не вся мотивація «заточена» на гроші.

Рекомендація 3. Впровадити систему моніторування поточного стану й результативності бізнесу

Ситуацію можна проаналізувати за допомогою 1С, CRM, web-даних, OLAP-кубів, а дані з усіх цих систем зафіксувати в Excel і показати керівникові, проте такий спосіб негнучкий, має мало вбудованої аналітики, слабкі можливості для візуалізації. Керівникові верхнього рівня важливо яскраво й чітко бачити кінцевий результат, щоб ухвалювати ефективні рішення, а це можливо завдяки програмним продуктам Business Intelligence Software.

Business Intelligence, BI — це комплекс сучасних методів управління бізнесом на основі новітніх інформаційних технологій, який лежить на трьох китах: Strategic Management, Financial Intelligence та Risk Management. Розділи BI мають чітку послідовність:

• Основи стратегічного менеджменту, які зосереджуються на KPI і OKR;
• Фінансова звітність (не звітність для бухгалтера) як система підтримки управлінських рішень;
• Управлінський облік як система управління прибутком (це айсберг, де верхня частина — фінансовий облік, а нижня — управлінський);
• Діагностування та моніторування діяльності компанії: оборотність, прибутковість, ліквідність, рентабельність;
• Поточне бюджетування — зокрема, місячні бюджети;
• Бюджет капіталу й оцінювання доцільності проєктів розвитку, розуміння технології прийняття інвестиційних рішень на основі фінансових критеріїв;
• Управління ризиками, вбудоване в технологію ухвалення управлінських рішень.

Оперативна робота із системою BI показує поточний стан: залишки товару на складі, протерміновану дебіторську заборгованість, звітність; дає рекомендації на рівні штучного інтелекту, скажімо, про додаткове навчання персоналу чи заміну зношених вузлів устаткування.

Excel досить неповороткий. Є програми-гранди ВІ, але вони дорогі й вимагають поєднання облікової і аналітичної систем, а є хороші «робочі конячки»: Microsoft Power BI, Qlik Sense та Tableau.

Рекомендація 4. Побудувати адекватну у кризових умовах систему мотивування персоналу

Зрештою все залежить від команди, кваліфікації людей та їхнього бажання подолати кризу. Мотиви працівника завжди власні: висока зарплата, визнання заслуг, статусність, досягнення складних цілей, чітко структурована робота, комфортні умови праці. Керівник передусім має зрозуміти мотиви працівників (особливо головних). Можна зберігати їхню лояльність, навіть коли під час кризи їм знижують оплату.

Отже, систему операційного управління в умовах кризи забезпечують OKR (+ BI) + CFR як нематеріальна мотивація + система мотивування через гроші.

Тактичні рекомендації

На відміну від стратегічних рекомендацій, тактичні можна реалізовувати вже від початку кризи.

1. Рахуйте гроші, а не прибуток. Прибуток — завжди необхідна умова для отримання грошей, але під час кризи варто зосередитися на Cash, EBITDA і дотримуватися суворої політики збирання боргів із дебіторів.

2. Спробуйте збільшити продуктивність: пришвидшити технологічні процеси та усунути проблемні місця, мінімізувати зайві операції.

3. Розумно контролюйте витрати, зобов’яжіть керівників звітувати про них, звільняйте співробітників, пояснюючи свої рішення, мотивуйте тих, кого залишили. А от витрати на маркетинг урізати не варто.

4. Оцінюйте клієнтів і постачальників. Перевіряйте, чи дійсно клієнти такі «слабкі» чи такі «здорові», як здаються. Станьте жорсткішими в переговорах, але не виходьте за межі.

5. Перегляньте план інвестицій, «заморозьте» ті, без яких можна обійтися.

6. Передивіться відносини з банками. Зробіть власний рейтинг надійності банків — можливо, з експертом у цій сфері.

7. Зважте альтернативні джерела фінансування. Крім позики в банку, можна збільшити відтермінування платежу постачальникам, використати толінг, факторингові схеми.

8. Стежте за «розпродажами». Компанії на межі банкрутства скидають активи, але варто спершу зрозуміти чому. Не купуйте «дохлі» бізнеси.

9. Захистіть особистий добробут. Власникам варто створити для бізнесу резерв, щоб пережити тимчасові труднощі. Менеджери, доведіть свою користь керівництвові та власникам. Також перегляньте особисті програми інвестування та поточні витрати.

10. Продумайте найгірші сценарії. Не варто панікувати, але й не можна втрачати ліквідності.

11. Перетворіть загрози на можливості. Вивчіть усі загрози для світової і української економіки, зробіть системний аналіз, знайдіть додаткові можливості.

Загалом необхідна передумова, щоб вижити в умовах кризи, — це здатність працювати. І якщо вона є, вас зрештою десь підстереже успіх, або ви його знайдете. Однак і тоді потрібно продовжувати працювати — щоб знайти наступний успіх і рухатися далі.

Ілюстрація: sesame/Getty Images

Про автора:

Володимир Савчук, голова Наглядової ради «Нової пошти», керівний партнер групи компаній «Стратегічний партнер», доктор наук, професор програм МВА Києво-Могилянської бізнес-школи та Міжнародного інституту бізнесу.