Внутрішні комунікації: найкращі практики

Джерело: kmbs journal

Як буде трансльовано повідомлення — не менш важливо, аніж його зміст, особливо коли мова йде про внутрішні комунікації. Культура може надати організації величезну стратегічну перевагу. Тому те, з чого складається культура — цілі, цінності, практики — має бути ефективно донесено до працівників. Які кроки для цього потрібно зробити?

1. Спочатку — сформувати візію та стратегію. Який результат для своєї команди та компанії ви хочете отримати за допомогою внутрішніх комунікацій? Як ви до нього дістанетесь? Що потребує вдосконалення, щоб ви могли отримати бажаний результат? Коли ви б хотіли досягти мети?

Відповіді на ці запитання допоможуть створити стратегію внутрішніх комунікацій. Те, як її буде сформульовано, залежить від потреб вашого бізнесу: вона може бути більш простою або складною, більш загальною або специфічною і т.д. Головне, що правильно сформована стратегія має допомагати вам не зійти з правильного шляху і робити компанію більш ефективною у внутрішніх комунікаціях.

2. Використовувати правильні інструменти. Усі члени команди є дуже зайнятими людьми, тому менш за все їм потрібна система внутрішніх комунікацій, яка є нудною та сповненою тертя. Уникнути цих помилок допомагають сучасні програмні рішення, наприклад, ПЗ для спілкування (Slack, Yammer, HipChat), хмарні технології (на кшталт Google Drive), використання єдиної платформи для листування, ведення календарів, документів тощо (Google, Apple, Microsoft). Також важливо уникати перевантаження електронних листів картинками у підписі.

3. Додати візуалу. Існує статистика, що у 65% людей переважає візуальне сприйняття, а правильні візуальні ефекти дозволяють передавати інформацію легше, створювати більш сильне враження, аніж текст. Тому експерти з комунікацій радять транслювати значну частину внутрішніх повідомлень за допомогою екранів, встановлених в офісі. Так можна інформувати команду про цікаві події, нові вакансії, показники продажу; надихати працівників, транслюючи цитати-мотиватори або нагадуючи про цілі компанії; розважати їх (показуючи спільні фотографії або стрічки соціальних медіа).

4. Приділяти увагу розважальній складовій внутрішніх комунікацій. Уявлення про те, що робота не має бути розвагою, давно застаріло. За даними опитування, проведеного у 2013 році, 88% «мілленіалів» хочуть працювати у веселому середовищі. Тому варто, наприклад, створити спеціальний канал у Slack, де люди ділитимуться смішними новинами, відео або чим завгодно іншим.

5. Вимірювати все, що тільки можна. Здатність кількісно оцінити та побачити — як рухається компанія, творить дива для мотивації працівників. Метрики повинні інформувати команду про поточну та минулу ефективність організації, тенденції ефективності, прогрес у досягненні цілей. Можна використовувати екрани в офісі, щоб повідомляти працівникам цю інформацію.

6. Не втрачати велику картину за локальними кроками. Комунікація конкретної інформації може забезпечити фантастичні результати, проте це може відбутися за рахунок спільної мети компанії, місії та інших компонентів культури. Тому потрібно утримувати баланс у внутрішніх комунікаціях між повсякденними питаннями і довгостроковими цілями. Нагадувати про велику картину можна за допомогою тих же інструментів: електронних листів, цифрових дисплеїв або внутрішніх інформаційних бюлетенів. Головне — регулярно нагадувати працівникам, що вони є частиною чогось більшого, ніж вони самі.

7. Створити канали для отримання ідей та зворотного зв’язку. Для ефективності бізнесу потрібен зворотний зв’язок не тільки від клієнтів, але й від працівників. Тому важливо, щоб члени команди мали змогу поділитися своєю думкою та ідеями про свої робочі місця, поточні продукти, можливі майбутні продукти або про компанію в цілому. Каналами можуть бути корпоративний чат, дошка в офісі, хмарний сервіс тощо.

8. Заохочувати взаємодію різних підрозділів. Якщо однією з цілей внутрішніх комунікацій є стимулювання працівників навчатися один в одного, то ключовим стає спілкування між департаментами. Варто регулярно проводити сесію запитань і відповідей для представників різних підрозділів, де вони могли б обмінюватися думками. Окрім взаємного навчання, такі зустрічі дозволяють людям відчути себе членами одного колективу.

9. Уникати перенавантаження інформацією. Інтернет-епоха відкрила доступ до величезного обсягу інформації та миттєвого листування, і це може бути як благословенням, так і прокляттям. У внутрішніх комунікаціях менше — це нерідко краще. Головне — надати людям потрібну інформацію у правильний час, а не завалити їх новинами та оголошеннями.

10. Не просто інформувати, а надихати на дії. Цього можна досягти, якщо використовувати повідомлення, які спонукають до дій, нагадувати про місію та цілі компанії, ділитись мотиваційними цитатами, а також пропонувати нагороду команді чи окремим людям за певні досягнення.

11. Використовувати «політику відкритих дверей». Вона не обмежується фізичним простором: кожен працівник повинен мати змогу спілкуватися з будь-ким у компанії, у тому числі з керівництвом, через систему внутрішніх комунікацій. Незалежно від того, якого розміру ваша організація, ця практика допомагає побудувати чесні відносини між членами колективу.

12. Забезпечувати прозорість комунікацій. Прозорість — це дещо більше, ніж просто політика компанії. Вона має вирішальне значення для внутрішніх комунікацій, оскільки породжує довіру та відкритий діалог. Якщо ваша команда відчуває, що не має інформації з певних питань і не знає, де її отримати, то це негативно впливає на стосунки в колективі й ефективність. Зрозуміло, що не всі дані можуть бути доступними кожному, але забезпечення певного рівня прозорості може мати величезний вплив на взаєморозуміння у вашій компанії.

13. Стимулювати використання соціальних медіа. Дехто думає, що соціальним медіа немає місця в офісі. Проте якщо заохочувати людей до правильного їх використання, то можна отримати позитивний ефект. Наприклад, можна попросити працівників ділитись фотографіями себе в офісі, відмічати компанію як місце, де вони працюють тощо. Це робить організацію більш живою й людяною для стороннього спостерігача.

14. Ділитися новинами вашої сфери бізнесу, трендами, інсайтами. Ваша команда не є лише частиною компанії, вона є також частиною певної ринкової сфери. Тому працівникам важливо бути в курсі новин — всім, від генерального директора до веб-дизайнера. Варто заохочувати їх ділитися подіями, ринковими тенденціями й іншою корисною інформацією.

15. Використовувати внутрішні комунікації, щоб відзначати успіхи. Кожен працівник прагне відчувати себе цінним. Опитування 2012 року Американської психологічної асоціації виявило, що люди, які відчувають, що їх цінують, мають вищий рівень залученості, задоволеності та мотивації. Тому варто використовувати внутрішній інформаційний бюлетень або інші канали для того, щоб повідомляти про успіхи працівників усій компанії.

16. Створити «персонажів»-клієнтів і розповісти про них команді. Варто сформувати профілі типових клієнтів, укомплектовані фотографіями, демографічними показниками, тим, що подобається чи не подобається цим людям, включно з телепрограмами, їжею тощо. Таким чином, клієнти стають яскравими, живими. Цих «персонажів» варто використовувати у внутрішніх комунікаціях, нагадувати про них працівникам за допомогою інформаційних бюлетенів чи цифрових екранів у офісі.

17. Робити акцент на ресурсах та розвитку. Внутрішні комунікації повинні послідовно транслювати, які переваги та ресурси доступні працівникам (починаючи від медичного страхування і закінчуючи навчанням). Для цього варто використовувати комбінацію електронної пошти, чату, цифрових екранів, внутрішніх блогів або особистих зустрічей команди.

18. Думати як маркетолог. Дуже часто бюджет на внутрішні комунікації є досить обмеженим, і тому для спілкування з усіма працівниками використовується єдиний підхід. Проте це є неефективним і застарілим методом. Компаніям варто застосувати персоналізований підхід — так само, як і в маркетингових комунікаціях з поточними чи потенційними клієнтами. А це означає — надавати працівникам релевантну саме для них інформацію у потрібний час. Лише за такої умови внутрішні комунікації будуть дієвими.

За матеріалами "18 Internal Communication Strategies for 2018", Enplug Blog.

Stock Photos from ImageFlow/Shutterstock