Що робити, коли відкладання «на потім» — це «діагноз»

Напевно, небагато людей можуть сказати, що все беруться робити вчасно, ніколи нічого не відкладаючи «на потім». Прокрастинація або схильність до постійного зволікання — це масштабна проблема, від якої страждають і окремі індивіди, і організації. При цьому, як пише Теодор Кінні (Theodore Kinni), редактор видання strategy+business, «найгіршим є те, що й досі дослідники не виявили жодних "блакитних океанів", перебуваючи в яких, ми б незмінно дотримувалися термінів».

У ході одного дослідження 20% респондентів сказали, що їм притаманна «хронічна» схильність до відкладання справ. Це означає: вони не спроможні нічого зробити вчасно, навіть якщо зриви термінів тягнуть за собою серйозні наслідки. А Джозеф Феррарі (Joseph Ferrari), психолог з Університету Де Поля (Чикаго) та автор книги Still Procrastinating? The No-Regrets Guide to Getting It Done, стверджує, що тяжіння до постійного відкладання — це феномен, який охоплює різні вікові та гендерні групи, а також різні культури.

Феррарі виділив два типи прокрастинації. Перший — це ухилення. Його основою є страх не відповідати очікуванням. Такі індивіди відкладають роботу, бо перманентно бояться, що щось буде зроблено не так. Другим типом є запал. Людина до останньої хвилини затягує із виконанням завдань, бо любить «полоскотати» собі нерви, балансуючи на межі зриву. «Хай всі бачать, як добре я працюю під тиском», — може думати вона (щоправда, в основному це не відповідає дійсності).

Управління схильними до прокрастинації працівниками виглядає безнадійною справою. Якщо хоча б один із п'яти ваших підлеглих не виконує свою роботу вчасно, то будь-яка діяльність, що потребує синхронізації дій або точного вкладання в графік, перетворюватиметься на авторалі по вибоїстій дорозі. Здебільшого, ваші зусилля з планування робіт, управління продуктивністю команди тощо не даватимуть бажаного ефекту. А коли працівник взагалі умудряється ухилятись від виконання завдання, то роботу інколи не буде зроблено доти, доки за справу не візьметься хтось інший. Якщо ж деякі співробітники хочуть насолоджуватися гостротою відчуття «зроблено в останню хвилину», то вашу структуру безупинно захльостуватимуть «хвилі» авралів. Але часто дедлайни все одно зриватимуться.

Що ж робити керівникові? Перший варіант дій — це поговорити із «затягувачами». Проте боси, які мають час на вислуховування нескінченних версій теми «не зробив, тому що...», напевно самі тяжіють до прокрастинації.

Іншим варіантом є звільнення. Проте, обравши такий прямолінійній шлях, компанія може втратити дуже талановитих (хоча і не завжди надійних) індивідів. У своїй книзі «Soon» («Скоро») Ендрю Сантелла (Andrew Santella) представляє когорту іменитих прокрастинаторів, серед яких — вчений-натураліст Чарльз Дарвін, письменник Едгар По та архітектор Френк Ллойд Райт.

«Тож аби впоратися з проблемою прокрастинації, не варто діяти з позицій сили — потрібні більш тонкі підходи; інакше кажучи потрібне дзюдо, а не бокс», — зауважує Кінні. Ось рекомендації, які він надає, ґрунтуючись на власному досвіді.

Виявіть працівників, які тяжіють до прокрастинації. Якщо команда безперервно зриває терміни, малоймовірно, що це провина кожного. Ідентифікуйте співробітника, який діє як «вічне гальмо».

Встановлюйте стислі терміни виконання завдань. Ніщо не живить прокрастинацію краще, ніж віддалений чи розпливчастий дедлайн. Як сказав Марк Твен: «Не відкладайте на завтра те, що можна з таким же успіхом відкласти на післязавтра». Виявивши «затягувачів», визначте для них дуже жорсткі терміни виконання роботи. Якщо завдання є довгостроковим, розподілить його на короткі фази та для кожної встановіть дедлайн.

Не «завалюйте» роботою. Це може здатися дивним, але «затягувачі» можуть виконувати великий обсяг роботи. Але її потрібно видавати «порціями» — спочатку одне завдання, а потім інше. Якщо ж «закидати» схильного до прокрастинації індивіда кількома задачами в надії, що він зможе визначити пріоритети та правильно розпорядитися своїм часом — то, швидше за все, буде «завал».

Усуньте все, що може відволікати увагу. Відволікання — це «кисень» для прокрастинації. Ізолюйте «затягувачів» від всього, на що вони можуть переключити свою увагу. Жодного офісного телебачення, якомога менше перерв на каву — тоді робота виконуватиметься вчасно. Бо тільки зробивши все, що потрібно, «затягувачі» зможуть знов насолодитися відволіканнями.

Продумайте організаційні моменти. «Затягувачі» постійно шукають виправдань — чому вони не займаються тим, чим мають займатися. Отже, ліквідуйте все, що може служити для них «схованкою». Для цього потрібні: по-перше, повна ясність стосовно того, хто за що відповідає; по-друге, дієва система відстежування результатів (бажано, щоб ця інформація була публічною).

Орієнтуйтесь на сильні сторони. Як правило, рівень складності вище звичного — це останнє, чого хочуть працівники з ознаками «діагнозу» «прокрастинація». Тому, якщо можливо, давайте їм робити те, в чому вони почувають себе впевнено. А якщо це нереально — поясніть, чому ви впевнені в тому, що людина справиться із завданням.

Просіть про допомогу. Більшість людей прагнуть допомагати іншим. Тому якщо є робота, яку будь-що потрібно виконати точно в терміни, звертайтесь до «затягувачів» за допомогою. Інколи цього достатньо, щоб надихнути їх на подолання своєї природної інерції.

І ще одне: не можна забувати, що прокрастинація — це психологічна проблема. Її неможливо подолати ані залякуванням і покараннями, ані «хабарами» у вигляді бонусів чи інших винагород. Потрібно зрозуміти схильності, що руйнують продуктивність працівників, які тяжіють до постійних затягувань із виконанням завдань. Лише тоді ви зможете ефективно управляти більшістю з них.

За матеріалами "Seven Tips for Managing Procrastinators", strategy+business.

Ілюстрація: FGC / Shutterstock.com