Джон Салливан об адаптации новых сотрудников

Источник: WISP Blog

Эффективность новых сотрудников напрямую зависит от того, насколько быстро они адаптируются в новой компании. Это известная любому HR истина. Помоги новичку справится со страхами и сомнениями, будь с ним всегда на связи и покажи направление, в котором ему нужно двигаться, — и результаты не заставят себя долго ждать. Доктор Джон Салливан (John Sullivan), известный во всем мире HR-эксперт, предлагает практические советы и рекомендации, как выстроить эффективный адаптационный процесс в компании.

Джон Салливан (John Sullivan)

Основные задачи адаптации

Каждый HR должен помнить о том, какие задачи решает адаптационный процесс.

Цели адаптационного процесса:

1. Максимально сократить время от нулевой продуктивности новых сотрудников до первых результатов.
2. Снизить вероятность увольнения в первые месяцы работы.
3. Помочь с обучением, если это необходимо.
4. Помочь выстроить отношения с коллегами и влиться в команду.
5. Помочь команде познакомиться с новым сотрудником и наладить с ним отношения.
6. Во время всего адаптационного периода обеспечить новичка всей необходимой информацией.
7. Помочь новым сотрудникам быстро понять, каких конкретных результатов от них ждут менеджеры.
8. Ответить на все вопросы, которые беспокоят новых членов команды.
9. Рассказать им, с какими проблемами чаще всего новички сталкиваются в этой компании.
10. Довести адаптационный процесс до конца.

Что получает компания от быстрой адаптации новичков

• Вырастает качество работы, улучшаются результаты.
• Зарплата новым сотрудникам не расходуется впустую, а платится за реальную работу.
• Меньше ошибок, несчастных случаев и страховых расходов.
• Рабочее время используется эффективно.
• Намного меньше недовольных клиентов.

Топ-13 ошибок адаптационного процесса

«К сожалению, HR даже не подозревают, сколько совершают ошибок во время адаптации новичков. Я составил топ самых распространенных».

1. Даже не пытаться просчитать, во сколько обходится компании адаптация новичков. Но ведь вы можете платить новому сотруднику достаточно долгое время, но он при этом не будет показывать результатов.
2. Сотруднику приходится выполнять не ту работу, которая обсуждалась на собеседовании.
3. У HR есть план по адаптации сотрудников, но он не персонализированный, а общий.
4. Новых работников мотивируют на быстрый результат только лишь финансовыми бонусами. В адаптации не участвует непосредственный менеджер или сам рекрутер.
5. Новичок перегружен неструктурированной информацией.
6. Начало адаптации или обучения откладывается.
7. HR нет на работе в первый день новичка в компании. Для него это может стать кошмаром!
8. Односторонняя коммуникация. HR «загружает» сотрудников информацией, но сам не слушает их.
9. Новый сотрудник предоставлен сам себе. Новому поколению, так называемому гену Y, это может даже понравиться — они не терпят контроля и хотят больше самостоятельности. Но доверие и свободу действий нужно заслужить, до этого все должны подчиняться общим корпоративным правилам.
10. Во время адаптационного процесса HR руководствуется собственными умозаключениями, а не строит работу на основе статистики, выводов после предыдущих ошибок, советов более опытных коллег.
11. Новичок не может сразу приступить к своей работе по каким-то организационным причинам.
12. Адаптационный период слишком короткий.
13. Компания не имеет конкурентных преимуществ и не пытается мотивировать новых сотрудников материально и нематериально.

Проблема #1 — перегруженность информацией

«Вы хотите, чтобы первый день был для нового сотрудника максимально эффективным, поэтому буквально пичкаете его новой информацией. Но это только запутает его и не принесет ему ничего, кроме головной боли, — считает Джон Салливан. — В первый день подготовьте и структурируйте только ту информацию, которая будет нужна ему в первое время».

Несколько шагов, которые помогут HR-менеджеру не перегрузить новых сотрудников информацией:

1. Расставьте приоритеты — какая информация более важная, какая менее. Например, информацию о бонусах можно рассказать на второй или на третий день.
2. Спросите у коллег, что они помнят из своего первого рабочего дня. Возможно, с ними вы упустили что-то важное, не сделали акцент на чем-то основополагающем. Сделайте выводы и не повторите ошибку снова.
3. Дозируйте информацию — ограничьтесь 2-3 часами в день.
4. Постарайтесь «не убить формой». Кому хочется читать десятки страниц скучной информации, подготовленной вашими корпоративными юристами?
5. Подготовьте список тезисов — только самое важное.
6. Обычно новые сотрудники хотят, как можно раньше приступить к работе, а не слушать лекции от HR. Не убейте их энтузиазм.

«Думаю, каждый HR сталкивался еще с одной проблемой — сотрудники не запоминают правила компании. Исследования показывают, что новички не знают полиси даже к концу своей первой недели в компании. Помогите им в этом. Определите, что из корпоративных правил обязательно к изучению — и расскажите им это в течение первых трех дней. Объясните, почему именно эту информацию нужно запомнить, сделайте на этом акцент. Есть один трюк — скажите, что их обязательно проверят на знание полиси. И да, действительно, устройте им мини-тест спустя несколько дней», — советует Джон Салливан.

5 фаз адаптации

Как бы вам этого не хотелось, быстро сделать новых сотрудников эффективными членами команды не получится. Адаптацию условно можно разделить на 5 фаз.

1. Время от принятия оффера до фактического прихода в компанию.
2. Первый день нового сотрудника.
3. Первая неделя (за это время обычно решаются все организационные вопросы — окончательно обустраивается рабочее место, новый сотрудник знакомится с командой).
4. Первые шесть месяцев (Предпринимаются шаги для удержания новичка и его мотивации для дальнейшей работы).
5. Первый год (Оценивается работа нового сотрудника, сопоставляются ожидания с его реальными результатами).

«Конечно, не все компании придерживаются этих пяти фаз. Пример этому — компания Rackspace и их 4-дневная адаптационная программа, которую называют погружающей и ориентационной. Новые сотрудники присоединяются к команде и сразу начинают работать над проектом», — рассказывает доктор Салливан.

Компания Zappos разработала 4-недельную адаптационную программу. Причем две недели новые сотрудники должны обязательно отработать в кол-центре — в результате они получают навыки, которые позволят им помочь работникам кол-центра, если это потребуется. После окончания адаптационной программы сотрудники могут уйти, забрав 3% от своего годового бонуса. Если человек отказывается от денег и продолжает работать — это, как правило, говорит о том, что адаптационная программа прошла успешно.

У Radio Flyer адаптационная программа составляет 12 недель. Также сотрудники обязуются пройти 13 различных образовательных курсов в течение следующих 9 месяцев. Результаты этой компании — всего 6% новичков увольняются в течение первого года работы.

«Самая длительная программа адаптации, которую я встречал, — разработана компанией L’Oreal USA. Она рассчитана на два года, — рассказывает Джон Салливан. — Она включает в себя тренинги, круглые столы с дискуссиями, индивидуальное менторство, посещение производств и поставщиков и многое другое».