Продуктивність і ефективність: в чому різниця?

Джерело: Baker Tilly

Ми всі хочемо бути більше продуктивними на роботі, чи не так? Але що це означає? І як продуктивність співвідноситься з ефективністю?

Хоча продуктивність і ефективність іноді сприймаються як синоніми, насправді мають два різні значення. Ці поняття переплетені, але між ними є важлива відмінність, яка значно впливає на те, як виконується робота.

Що таке продуктивність?

Словникове визначення продуктивності таке: ефективність продуктивних зусиль, особливо в промисловості, вимірюється в одиницях продуктивності. Іншими словами, якщо ви видали 1 000 одиниць за тиждень і 1 100 одиниць на наступному, то другий тиждень був продуктивнішим.

Ваш рівень продуктивності показує, наскільки ви успішні в досягненні результату. Ясна річ, те, що ви робите, визначиться вашою роботою, й іноді вимір такої продуктивності може бути складним завданням.

Наприклад, якщо ви муляр, то можете бачити, як ваша робота буквально набуває форми. Якщо фінансовий аналітик, то ваша робота полягає в аналізі складних електронних таблиць і формул, тому результати і успіхи набагато менш відчутні.

У будь-якому випадку ви і ваш керівник матимете загальне уявлення про те, як виглядає продуктивність вашої роботи, і досягнення (чи перевищення) цього результату або очікування — це те, що визначає, наскільки ви продуктивні. Ваш рівень продуктивності неминуче коливатиметься день у день. Але ви можете прямо впливати на продуктивність в довгостроковій перспективі.

Що таке ефективність?

Ефективність же полягає в тому, щоб працювати розумніше, а не старанніше. Якщо ви працюватимете більш організовано і компетентно, то зможете виконати завдання швидше, ніж зазвичай. Наприклад, якщо можете написати пост на 600 слів за 30 хвилин замість 40, ви підвищите свою ефективність.

Але якщо це повідомлення у блозі не було для вас продуктивним завданням або якість виконання виявилася не дуже, то заощаджений час не має великого значення в довгостроковій перспективі.

Повернімось до прикладу муляра. Якщо ви зможете ефективніше вкладати цеглу, підтримуючи якість (це важливо), то ваш рівень ефективності позитивно вплине на вашу продуктивність. Проте якщо ви фінансовий аналітик, знайти баланс між ефективністю і продуктивністю, можливо, складніше. Ймовірно, потрібно з’ясувати, які завдання є продуктивними, а які не дуже, і з’ясувати, як ви можете працювати.

Чому це важливо?

Різниця між ефективністю і продуктивністю має значення, тому що вона впливає на те, як ви організовуєте та завершуєте свою роботу день у день. Мета полягає в тому, щоб досягти або перевершити певний рівень продуктивності, і вам доведеться мудро вибирати, які завдання зробити ефективнішими для досягнення цієї мети.

Звичайно, це не завжди легко зробити, особливо якщо ваші обов’язки постійно змінюються. Але це важлива навичка, яку потрібно засвоїти, тому що вона формує основу для ефективного управління часом упродовж усієї вашої кар’єри. Ви завжди повинні ставити собі питання: "Які завдання я можу зробити ефективнішими, щоб стати продуктивнішим в цих обставинах?". Це також допоможе вирішити, що буде вашим пріоритетом впродовж цього дня, тижня або місяця.

Баланс між ефективністю, продуктивністю і цілями вашої організації вимагає багато практики, але це те, що завжди повинно бути в центрі уваги незалежно від умов.

Коли фокус зміщено на продуктивність

Підвищення продуктивності безсумнівно є метою вашої організації, але іноді надмірне зосередження на ній може призвести до величезних проблем.

Ось приклад: ви очолюєте технічну команду і для досягнення щомісячних виробничих цілей вам треба, щоб кожен член команди працював 10 додаткових годин на тиждень. Команда також хоче вчасно випустити продукт, тому всі з радістю виконують додаткову роботу. Після місяця люди докладають все більше зусиль, продуктивність зростає, і схоже, що місячна мета буде перевищена. Ви і ваші начальники задоволені, і разом ви вирішуєте, що ця модель була успішною, тобто можна використати її в наступному місяці, якщо вам знадобиться ще один додатковий поштовх.

Все добре за винятком того, що ви не можете покластися на це в наступному місяці. У чому проблема? Ваші люди мають отямитись від підвищеного стресу і перевтоми, і якщо їх підштовхнути в наступному місяці знову, зрештою вони почнуть вигорати. У певний момент занадто велика концентрація на продуктивності насправді викликає зворотний ефект: це може призвести до посилення стресу, вигорання і збільшення плинності кадрів.

Коли фокус зміщено на ефективність

Занадто сильний фокус на підвищенні ефективності може мати аналогічний ефект. Є такий тип керівників, які в захваті від інноваційних процесів і не бояться порушувати деякі правила. Вони приходять і готові прибрати все, що вважають неефективним. Але деякі з цих правил і робочих процесів існують з певної причини, і досить скоро те, що спочатку призначалося для підвищення ефективності, створює ще одну перешкоду.

Створення більш ефективного робочого місця — чудова мета, але зациклюючись на тому, щоб змінювати те, як все робиться, можна розгубити людей і створити додаткові перешкоди. Ефект подвійний: він виснажує енергію ваших людей і робить їх менш продуктивними.

Лідери мають розвивати обидва напрями

Способи виміру продуктивності неминуче розрізнятимуться залежно від діяльності компанії і галузі. Іноді дві людини, що виконують одну і ту ж роботу в одній команді, матимуть абсолютно різні рівні продуктивності. Хоча існує близько 40 млрд чинників, які можуть вплинути на чиюсь продуктивність, в деяких випадках все зводиться до неефективного планування і управління часом. Ваша робота як лідера полягає в тому, щоб піклуватися про продуктивність, але вам також необхідно допомогти своїм співробітникам в поліпшенні ефективності їхньої праці.

За матеріалами "Productivity vs efficiency: what's the difference?", Jostle Blog.

Ілюстрація: Tiffany Tsai