В плену ежедневника

Автор: Наталья Науменко, "Власть денег" (№47, 2010)

Обучение тайм-менеджменту психотерапевт и коучер Виктор Сапсир начинает с символического торжественного выбрасывания ежедневника своих клиентов. «С этого дня вы перестанете вести записи и составлять планы. Самое важное вы запомните, а то, что не запомните — вам не нужно. Вы должны доверять себе!» — вещает г-н Сапсир, пытаясь донести важность этих мыслей до очередного удивленного новичка.

Люди используют разнообразные методы, помогающие им как можно больше успеть за день. Считается, что день успешного человека должен быть до отказа набит делами, каждое из которых, якобы, приближает его к цели. Но чаще всего такие списки не позволяют определить подлинную важность задач. Поэтому эффект от этого может быть минимален. «Лучше ничего не делать и наслаждаться покоем, чем делать что угодно и чувствовать себя уставшим и задерганным», — уверен Виктор Сапсир. Ведь излишнее увлечение планированием вообще может сделать жизнь невыносимой.

Возможно поэтому, несмотря на массу книг, пособий и тренингов, посвященных тому, как «правильно» организовать свое время, во многих случаях тайм-менеджмент не работает. Почему так происходит и где расставлены ловушки, попасть в которые может каждый, решивший с понедельника жить по-новому, по тайм-менеджментовски?

Не всем полезно

«Не так давно в одном из книжных магазинов я увидел лежащие рядом две книги иностранных авторов. Одна из них называлась «Как стать генеральным директором», вторая — «Как научиться радоваться жизни». Это показалось мне символичным — сначала мы учим, как забыть о своих духовных и телесных потребностях ради достижения «цели», а потом, когда человек начинает болеть и впадает в депрессию — учим, как вернуть себе способность к нормальной жизни. С точки зрения бизнеса — это замечательно. С точки зрения профессиональной этики — преступно», — считает Виктор Сапсир.

К тому же, как оказалось, далеко не все нуждаются в том, чтобы «планировать», «контролировать» и «расставлять приоритеты». Есть категория людей, отличающихся повышенной забывчивостью и легкомысленностью. Таковы их врожденные особенности, и все попытки призвать их к порядку, сформировать у них чувство ответственности чаще всего оказываются бесполезны. Только огромным усилием воли они способны придерживаться распорядка. Однако людей такого склада немного — всего 10-12%. Но именно для них принципы классического тайм-менеджмента могут оказаться особенно полезны.

Для другой категории ответственных, аккуратных и пунктуальных работников, которых насчитывается около 25%, это может быть даже вредно. Остальное офисное население плавно распределяется между этими двумя крайностями. Однако парадокс заключается в том, что те, кто объективно испытывает трудности с планированием, не могут, не умеют и не хотят «правильно» организовывать свое время, а те, кому это вредно, — делают это усердно и скрупулезно.

Именно поэтому, по мнению Виктора Сапсира, таким людям не нужны ежедневники. Если первой категории сотрудников нужно учиться собранности и дисциплинированности, то вторым — гораздо важнее учиться спонтанности, умению гибко реагировать на события в своей жизни и просто получать удовольствие. Ведь эти люди обычно сами загоняют себя в тиски планирования, правда, они обожают строить планы и рисовать графики. Ведь это у них и так слишком хорошо получается.

Выбросить все лишнее

Поэтому, по мнению наших экспертов, залог успешной и гармоничной жизни в том, чтобы соблюдать баланс между «достигательством» и умением учитывать свои и чужие сиюминутные желания и потребности. «В свое время я тоже попал в этот круговорот. Каждое утро начинал с того, что составлял себе список дел на день. Каждые выходные занимался планированием рабочей недели. В результате, несмотря на все попытки оставить 30 или 40% рабочего времени на решение непредвиденных вопросов, как учат гуру тайм-менеджмента, у меня на это уходил целый день. К концу дня я оставался один на один с этим списком невыполненных дел, ощущал безнадежность и впадал в панику. Попытки наверстать упущенное заканчивались совершенно непродуктивным засиживанием на работе допоздна, смертельной усталостью и тотальным раздражением. В конце концов, я бросил это занятие, перестал составлять списки и просто стал приходить на работу всего на полчаса раньше. К тому, что я забывал, стал относиться проще — раз забыл, значит, это было не очень важно», — поделился Тимур Рамцев, менеджер по персоналу компании «Лига-луч» (музыкальное оборудование, штат — 84 чел.).

И действительно, эти несделанные дела, как дамоклов меч висящие над головой сверх­ответственного работника, создают дополнительное напряжение, которое, в свою очередь, самым негативным образом сказывается на продуктивности. «Время от времени у меня возникает состояние, когда я как мартышка начинаю хвататься за одно дело, откладываю его, берусь за другое. Обычно это бывает, когда я планирую слишком много дел, гораздо больше, чем могу выполнить. Но изначально это трудно определить. Ведь иногда происходят какие-то непредвиденные вещи или возникают дополнительные сложности», — рассказала Оксана Белинская, маркетолог ООО «Иста-буд» (строительство, штат — 60 чел.).

Спеши, а не то успеешь!

Традиционный тайм-менеджмент предполагает, что человек, живущий по его принципам, должен четко расставлять приоритеты, тщательно планировать свои дела, быть организованным, использовать технические инструменты (ежедневники, специальные программы и т. п.), фокусироваться на одной задаче в одну единицу времени, ставить цели, делегировать полномочия, контролировать и анализировать использование ресурсов. Если анализ показывает, что часть рабочего времени тратится не по назначению — этот «пробел» нужно срочно ликвидировать.

Однако, по мнению организационного психолога Валентины Шабалиной, опасно загонять себя в жесткие рамки расписания. «Все мы люди. В один день мы можем чувствовать себя хорошо, в другой — хуже. И тогда очень важно разрешать себе сбавить обороты, просто отдохнуть, а не корчиться от чувства вины за то, что не можешь соответствовать идеалу «робота-работника», — считает г-жа Шабалина.Тем более что люди, которые слишком привыкли изо дня в день вести себя одинаково, часто используют одни и те же способы, касающиеся как реагирования, так и выполнения однотипных задач. Именно поэтому, по утверждению английского психолога Бена Флетчера, они гораздо реже достигают важных целей.

Однако таким сотрудникам важно освободиться от привычных стереотипов поведения. И только такой способ позволит им не только стремиться к достижению результатов, но и достигать их, а также не забывать получать удовольствие от процесса. Ведь, по мнению Валентины Шабалиной, многие люди не достигают своих целей из-за того, что подменяют ориентацию на результат деструктивными установками «спеши!» или «старайся!».

«Те, кто привык оправдывать свое существование постоянной спешкой, всегда побуждают себя торопиться, брать на себя чрезмерное количество дел и приходить в ужас от того, сколько всего необходимо сделать. Постоянный аврал и надрыв быстро приводят к стрессу. Эти люди заполняют собственную пустоту этим огромным количеством дел. Также обстоят дела и у сотрудников с установкой «старайся». Они создают напряженную деятельность, даже когда этого не требуется. Они искренне, хотя и неосознанно, считают, что усердие и трудолюбие — самые главные качества. Но именно поэтому они не нацелены на достижение результата», — считает г-жа Шабалина.

Нередко сотрудники с этими установками являются самыми благодарными слушателями тренингов, семинаров и читателями книг по тайм-менеджменту. Однако овладение новыми техниками и приемами не помогает, а усугубляет их проблему. Поэтому, почувствовав неудовлетворение тем, как расходуется время, гораздо важнее разобраться — откуда взялась эта неудовлетворенность и почему так происходит. Ведь навыки планирования и организации своей деятельности должны быть подспорьем, а не дополнительным тяжелым грузом взятых на себя обязательств.