Как сделать совещание продуктивным

Источник: Блог издательства "МИФ"

Мы устраиваем совещания, чтобы решать проблемы, генерировать идеи, следить за ходом проекта. Но часто получаем обратный эффект: потерянное время (а иногда и деньги), усталость, неопределенность. Дизайнер Пол Вудс (Paul Woods) в книге «Как управлять хаосом и креативными эгоистами» (How to Do Great Work Without Being an Asshole) дает советы о том, как проводить рабочие встречи. Они касаются творческой среды, но во многом подойдут и бизнесу в целом.

А нужно ли совещание?

Первый аргумент не в пользу совещаний: их обожают эгоисты. Там собирается аудитория, которая будет слушать. Там можно возвышаться над всеми, упиваясь своей важностью. Там легко рисовать дурацкие графики, делать вид, что внимательно выслушиваешь идеи других, только чтобы перебить их и сообщить о своем гениальном озарении. Для эгоиста бесполезное совещание — что Рождество для шестилетнего ребенка. Лучше не потакать таким людям.

Еще одна проблема деловых совещаний в креативной индустрии состоит в том, что творческие люди легко отвлекаются. Они любят вести дискуссии, долго обдумывать проблему, устраивать мозговой штурм и снова обсуждать. Они жаждут одобрения других. Соберите группу креативщиков на плохо подготовленное совещание, и, будьте уверены, ничего толкового из этого не выйдет.

Поэтому прежде чем заглянуть в приложение «Календарь», спросите себя: а нужно ли устраивать совещание? Возможно, вполне достаточно воспользоваться электронной почтой или мессенджером? Или по-быстрому обсудить с директором критические замечания и соображения клиента прямо на рабочем месте?

Если говорить о творческой работе, то проводить деловые совещания вживую необходимо (по крайней мере, желательно) только в двух случаях. Во-первых, это брифинги по проектам. Нельзя запустить ни один проект без тщательно подготовленного брифинга в присутствии всей команды, во время которого сотрудники могут получить ответы на все вопросы. Во-вторых, презентация работы заказчику. Встреча — лучший способ обменяться мнениями, ответить на вопросы и снять все сомнения.

Не злить немца

Чем грозит плохое совещание? Если его проводят без четко поставленной цели и по его итогам не составляют список конкретных шагов, толку будет мало. Наоборот, возникают неопределенность и сумятица, в результате чего сотрудники вынуждены долгое время заниматься непонятно чем. Любой проект, агентство или коллектив будут функционировать более эффективно и производить более качественный продукт, если деловые совещания сократить до минимума по частоте и продолжительности и четко определять их цель.

Несколько лет автор книги работал с одним деловым партнером — немцем, который руководил креативным агентством. Это был мастер эффективности, и благодаря его любви к рациональным методам организации работы сотрудники имели возможность каждый день вовремя уходить домой. Главным объектом неприязни этого немца были именно бесполезные совещания. Он постоянно распекал сотрудников, когда те устраивали спонтанные, не подготовленные заранее встречи, которые отнимали время от работы. Поверьте, лучше не злить немца.

Правила организации совещаний

1. Приглашение. Отправьте его хотя бы за день до встречи: люди должны успеть подготовиться. А если время поджимает, назначьте совещание на вторую половину этого же дня. Приглашение должно содержать ряд ключевых компонентов:

• Название. Выберите содержательное название, а не ерунду вроде «Актуализация проекта». Например: «Обсуждение замечаний клиента по дизайну бренда Х».
• Цель. Кратко изложите цель совещания, например: «Определить следующие шаги по разработке логотипа для бренда Х, исходя из последних замечаний клиента».
• Время. Старайтесь уложиться в минимальное время. В большинстве случаев для той же актуализации проекта достаточно 30 минут.
• Место. Этот пункт кажется очевидным, но о нем часто забывают.
• Приглашенные. Список должен быть максимально коротким. Не приглашайте людей, присутствие которых не обязательно, или предложите им прийти, если сами сочтут нужным.
• Оговорите ваши пожелания. Нужно ли что-то подготовить к совещанию? Например, посмотреть замечания клиента? Если да, отметьте это в приглашении.

2. Ход совещания. Организатор деловой встречи де-факто является и ответственным за ее проведение, независимо от того, кто он — старший менеджер проекта, младший дизайнер или сам папа римский. Чтобы собрание было продуктивным, нужно соблюдать следующий формат.

• Кратко изложите цель совещания. Начинайте любое деловое собрание словами: «Цель нашего совещания следующая: …». Например: «Определение следующих шагов по разработке логотипа для бренда Х, исходя из последних замечаний клиента».
• Выскажите ваши пожелания. Сформулируйте желаемый результат совещания. Нужно уточнить замечания клиента с помощью вопросов от присутствующих? Или просто делегировать комплекс работ по проекту членам команды? Говорите максимально конкретно.
• Будьте точны и немногословны. Придерживайтесь четкого, лаконичного стиля в обсуждении рассматриваемой темы. Никакой пустопорожней болтовни!
• Призывайте задавать вопросы. Люди часто не задают вопросов на совещаниях, поэтому организатор должен активно побуждать их к этому, чтобы после встречи не оставалось никаких неясностей.
• Определите следующие шаги и раздайте задачи. Определите конкретные шаги и назначьте ответственных за каждый этап работы. Покидая совещание, каждый должен иметь четкое представление о том, что от него требуется.

3. После совещания. Организатор отправляет команде краткое итоговое сообщение, в котором описаны главные результаты собрания, следующие шаги и четко определенные роли и обязанности, чтобы каждый знал порядок своих действий и зону ответственности. Часто это самая важная составляющая совещания, на которую команда будет ориентироваться и ссылаться в дальнейшем.

Сделали все, как описано выше? Примите поздравления! Вы овладели искусством организации продуктивных деловых совещаний. Теперь вами гордился бы и самый педантичный немец.