Сім стратегій для подолання організаційної складності
Здається, що проблема організаційної складності діймає керівників більше всього. Принаймні, про це свідчать результати кількох масштабних опитувань. Так, згідно дослідження IBM Global CEO1, більшість респондентів зазначили, що тепер їм найважче впорюватися не з управлінням змінами, як це було раніше, а з управлінням складністю. А відповідно до висновку дослідження KPMG2, 94% опитаних лідерів вважають, що ефективне управління складністю — це один із найважливіших факторів успіху бізнесу.
Як пише у своєму блозі Рон Ашкенас (Ron Ashkenas), керуючий партнер Schaffer Consulting та автор кількох книжок (остання з яких — «Simply Effective» («Просто ефективно»)3), «організаційна складність — це саме той випадок, коли наявність проблеми стоїть на заваді її розв’язанню». Злоякісність складності у тому, що вона має тенденцію до проростання у всі сфери діяльності фірми; тому зайвої роботи та стресу в організації все більшає. Тож не дивно, що менеджерам елементарно бракує часу на те, щоб сконцентруватися на проблемі.
Рон Ашкенас пропонує сім «простих» стратегій, які можуть допомогти впоратися із організаційною складністю. При цьому він підкреслює, що застосовувати кожну з них можна на будь-яких ділянках, у будь-якій послідовності та з будь-якою інтенсивністю. Головне, щоб протягом певного періоду часу усі сім наведених нижче підходів було реалізовано.
1. Повикидайте «сміття». Найкращою стартовою площадкою для спрощення є позбавлення від безглуздих правил та беззмістовних дій. А цього «добра» у кожній організації чимало. Скажімо, подивіться скільки людей повинні підписувати заявку про закупку чогось. Або із скількома менеджерами треба погоджувати якусь інформацію перед тим, як її предстати найвищому керівництву чи зовнішнім сторонам? Позбавившись від нікому не потрібних речей, ви підвищите власну пропускну здатність як керівника і, відповідно, у вас з’явиться час на те, щоб сфокусуватися на суттєвіших ділянках спрощування.
2. Подивіться на стан справ ззовні. Наріжним каменем процесу спрощування повинна стати потреба творення цінності для клієнтів — як зовнішніх, так і внутрішніх. Що насправді потрібно вашим клієнтам? Що треба зробити, аби не заважати вашим працівникам нормально працювати? Скажімо, деяким компаніям не завадило б переглянути процедури своїх контакт-центрів. Зайві запитання лише збільшують час очікування у черзі та випробовують терпіння клієнтів; і головне, заважають персоналу з’ясовувати, у чому ж, власне, сутність проблеми, з якою звернувся споживач.
3. Постійно переглядайте пріоритети. Один із шляхів до спрощування — в незупинному оцінюванні, що вкрай важливо для бізнесу, а що так собі — не критично. Ваш перелік важливих речей постійно розширюватиметься. Отже, перецінюйте пріоритети щоразу, коли до нього додається нова позиція.
4. Дивиться, який шлях найкоротший. Щойно ви переконаєтеся у тому, що зусилля сфокусовано на найважливіших речах, відразу беріться за основні бізнес-процеси. Чи є в них зайві етапи, перетинання, «обхідні шляхи»? Які можливості для їх оптимізації?
5. Покінчить з «дипломатією». Серед головних причин організаційної складності — небажання людей відверто говорити про погані управлінські звички, особливо, коли справа стосується керівників вищих рівнів. Тому, не бажаючи того, вони подеколи погіршують ситуацію, скажімо, марнуючи час підлеглих поганим керуванням нарад, нечітко формулюючи завдання, або вимагаючи нікому не потрібних звітів. Щоб якось мінімізувати такі прояви, переконайтесь, що їх, принаймні, немає ані у вас, ані у ваших колег. Запровадьте практику: хай, наприклад, щотижня ваші колеги надають вам інформацію щодо ваших деструктивних звичок, а ви, відповідно, їм.
6. Уменшіть кількість ієрархічних рівнів та розширте сферу повноважень. Ще одне коріння складності — у тенденції додавати управлінські рівні. Коли таке трапляється, менеджери можуть мати одного чи двох підлеглих. Тому їм нічого не залишається, як ходити навкруги працівників, постійно «контролюючи» те, чим вони займаються. Аби уникнути поширення мікроменедженту, час від часу переглядайте організаційну структуру, скорочуючи кількість управлінських рівнів та розширюючи сферу повноважень діючих менеджерів.
7. Не допускайте нового захаращування. Складність в організації — мов бур’яни на городі; забудеш про них — і вони вже повні володарі. Як тільки вам здалося, що із складністю покінчено, повертайтесь до пункту 1, і починайте процес спрощування знов. Не вичікуйте, поки складність знов почне розростатися, псуючи атмосферу у фірмі та руйнуючи продуктивність бізнесу.
За матеріалами "7 Strategies For Simplifying Your Organization", CEO.com.
1 У ході дослідження (2010 р.) було опитано 1500 керівників компаній із 60 країн та 33 галузей.
2 Під час проведення дослідження, попередні висновки якого було вперше представлено на Давоському форумі 2011 року, було опитано 1400 топ-менеджерів компаній із 22 країн та семи галузей.
3 Стаття написана у співавторстві із Лізою Боделл (Lisa Bodell), засновницею та керівником фірми FutureThink, автором книги «Вбити компанію» («Kill the Company»).
|
