Семінари «на виїзді»: чого варто очікувати

Попри повсюдність різноманітних виїзних семінарів і нарад, залишається відкритим питання — чи насправді час, який люди проводять поза межами офісу, приносить організаціям користь.

Ілюстрація: Shutterstock

Згідно висновку дослідження, в ході якого командою британських фахівців¹ було опитано більш ніж 650 респондентів, рідко коли творчі дискусії, проведені на нейтральних теренах, дозволяли компаніям досягти тривалих позитивних змін (приклад Philips Electronics, котра здійснила перехід з індустрії напівпровідників у галузь виробництва медичного обладнання, саме в результаті рішення, прийнятого на виїзному засіданні правління, — це, скоріше, виняток, ніж правило).

Як наголошують автори, це не означає, що менеджери повинні відмовлятися від таких заходів — проте замість того, щоб намагатися використати їх для досягнення якихось грандіозних цілей (розробка стратегії, формулювання цінностей, оптимізація внутрішніх процесів тощо), краще сконцентруватись на задачах, котрі відповідають природі цих подій, у першу чергу на тих, що впливають на різні аспекти корпоративної культури (як-от особливості міжособистісної взаємодії людей), а також на роз’ясненні менеджменту та персоналу змісту різних аспектів стратегії компанії.

Аналізуючи висновки масштабних опитувань, у яких взяли участь управлінці середнього та найвищого рівнів різноманітних організацій (від невеликих локальних фірм до глобальних корпорацій), автори дійшли висновку, що продуктивність виїзних заходів залежить від таких факторів, як чіткість формулювання цілей, ступень віддаленості від повсякденної діяльності, тривалість та зміст семінару, кількість й різноплановість запрошених стейкхолдерів, а також готовність учасників ставити під сумнів підходи, які на даний час застосовує організація.

Найскладніше для учасників виїзних семінарів — це, повернувшись в компанію, втілити результати дискусій у практичні рішення. З одного боку, змінивши середовище, менеджери відволікаються від повсякденних проблем, що допомагає їм повноцінно задіяти творчу думку; з іншого — плоди креативності, що дозрівають поза межами компанії, починають в’янути, так і не матеріалізувавшись в організаційних змінах, щойно людина опиняється у звичній для себе атмосфері. Фактично автори зауважили зворотну кореляцію між рівнем віддаленості від звичних корпоративних укладів і здатністю менеджерів реалізовувати нові ідеї після повернення до буденної роботи.

Тому управлінцям слід продумати способи, як найкраще інкорпорувати створені на семінарах продукти у процеси компанії. Наприклад, дослідники радять проводити серії семінарів, бо це змушує людей заглиблюватись у певні стратегічні питання та продумувати способи реалізації своїх ідей, що, відповідно, підвищує ймовірність того, що фірми зможуть перетворити плоди колективних зусиль у конкретні вдосконалення.

Крім цього, згідно авторів, що більше представників різних структур бере участь у заході, то конструктивнішою стає подальша взаємодія між підрозділами. Особливо продуктивними в цьому плані є семінари, в яких беруть участь малі групи, бо тоді людям легше формувати зв’язки один з одним.

У цілому, автори оцінюють віддачу від виїзних заходів як відносно невисоку, а тому радять керівникам спочатку сформулювати цілі, яких хочуть досягти, а потім спробувати об’єктивно оцінити, чи варто організовувати захід (для цього, серед іншого, можна визначити, скільки нових ініціатив буде потрібно провести у продовження основного заходу та скільки часу слід приділити перегляду існуючих стратегій та підходів). Крім усього, слід оцінювати результативність кожного проведеного заходу, зокрема, відстежувати зміни у взаємодії як між окремими індивідами, так і структурними підрозділами.

За матеріалами What to Expect from Off-Site Meetings, strategy+business.

¹ Автори дослідження: Марк Хілей (Mark Healey), Джерард Ходжкінсон (Gerard Hodgkinson), Річард Віттінгтон (Richard Whittington), Джеррі Джонсон (Gerry Johnson) (Манчестерський, Уорикський, Оксфордський та Ланкастерський університети, відповідно). Результати опубліковано в статті «Off to Plan or Out to Lunch?» («Їдемо планувати чи пообідати?»), British Journal of Management, липень 2015.