Як найефективніше використовувати час на робочих нарадах?

Марк Хаас (Mark Haas), експерт у сфері управлінського консалтингу, президент CMC FIMC, ділиться інформацією про те, яким чином можна найбільш ефективно використовувати час робочих нарад та бізнес-зустрічей.

Люди, які працюють в консалтингу, знають, що робочі зустрічі та наради з деякими клієнтами бувають не дуже продуктивними. А іноді їм навіть доводиться планувати додаткову зустріч для того, щоб закінчити роботу, оскільки за час однієї наради вони не встигають вирішити всіх запланованих питань. Втім, зазвичай такі проблеми не виникають, якщо клієнт приходить на зустріч добре підготованим. Завдання консультанта — допомогти клієнтові підготуватися.

То яким же чином це можна зробити?

Само собою зрозуміло, що як ви, так і ваш клієнт зобов'язані чітко знати, що повинно бути зроблено за час наради і які питання будуть розглянуті. Це гарантує успішність наради лише на половину. Коли ми плануємо зустріч, плануючи наперед лише перелік питань, які будуть підняті, ми насправді витрачаємо дуже багато часу. Це стосується як зустрічей клієнтів із консультантами, так і особистих зустрічей двох людей. Успішність зустрічі залежить від підготовки до неї, а підготовка часто відбирає більше часу, ніж сама зустріч.

Варто взяти до уваги і розглянути наступні аспекти ефективної зустрічі (як консультант, ви повинні бути переконані, що всі вимоги виконані вами або вашими клієнтами):

• Дайте відповідь на запитання, чи справді зустріч є найбільш ефективним способом вирішення проблем, які перед вами постали. "Давайте зустрінемося" — це найбільш спонтанна відповідь на потребу спільно вирішити будь-яку проблему. Але у багатьох випадках проблеми вирішуються набагато простіше і не потребують зустрічі.
• Вирішіть, хто справді повинен брати участь у зустрічі (якщо ви можете запросити на зустріч 3 людей, не варто запрошувати 10).
• Чітко визначте, які попередні приготування повинні бути виконані до зустрічі (ніколи не віднімайте в учасників час, намагаючись вирішити проблеми, які ви можете вирішити самостійно).
• Переконайтесь, що ви володієте (маєте доступ) до всієї інформації, яка може знадобитися під час зустрічі.
• Переконайтесь, що учасники зустрічі емоційно готові до неї.
• Забезпечте достатню кількість часу для глибокої дискусії по запитаннях, які потрібно вирішити.
• Забезпечте сам процес зустрічі та розробіть для нього правила (за якими принципами прийматимуться рішення, перед ким звітуватимуть люди щодо виконання прийнятих рішень, хто модеруватиме зустріч тощо).

Якщо це можливо, зустрічі, на яких присутні клієнти та консультанти, повинні по можливості проводити клієнти. Навіть якщо консультанти спланували зустріч, приготували презентацію, матеріали, детальні схеми та розробки — клієнт все-рівно повинен бути зацікавлений та відповідальний за зустріч. Ті зустрічі, де консультанти повністю беруть на себе керівництво (модерацію) подією, неначебто показують, що саме консультанти (а не менеджери) відповідають за всі рішення та результати їх впровадження в компанії. А це, в свою чергу, підриває віру власників компанії у здатність самостійно мислити та керувати своєю організацією.

За матеріалами "Efficient Use of Meeting Time" Institute of Management Consultants USA.
Скорочений переклад: Ярослав Федорак, MCUa.