Джері Вейсман про мистецтво презентацій

Джері Вейсман (Jerry Weissman) наставник з мистецтва презентацій та засновник Power Presentations Ltd. Він також є автором книг "Виграшна презентація: Мистецтво розповіді" (Presenting to Win: The Art of Telling Your Story) та "На лінії вогню: Як справлятися зі складними запитаннями... коли потрібно" (In the Line of Fire: How to Handle Tough Questions&When It Counts).

Вейсман також має десятирічний досвід продюсерської та директорської роботи у CBS. Протягом двадцяти років він допомагає керівникам компаній із Fortune 500 формувати свої найбільш важливі внутрішні та зовнішні повідомлення.

З.: Почнімо з терміну, про який Ви часто згадуєте під час презентацій: "орієнтація на аудиторію". Що саме мається на увазі?

В.: Йдеться про те, що доповідач повинен захищати інтереси аудиторії не менше, ніж свої власні. Готуючись до презентації ви повинні думати про те, що знає аудиторія, чого вона не знає, що вона повинна знати, що вона відчуває, у що вірить і т. п. Формуючи повідомлення, ви повинні завжди пам'ятати про інтереси та потреби слухача.

Один зі способів, як легко навчитися орієнтації на аудиторії — застосовувати правило WIIFY (What's In It For You — Що в цьому для вас?). Якщо доповідач буде думати тільки про себе, його повідомлення не становитиме жодної цінності для аудиторії. І навпаки — якщо він мислитиме про своїх слухачів, тоді його повідомлення буде цікавим і змістовним.

З.: Чи потрібно зайвий раз говорити про "орієнтацію на аудиторію"? Адже всі доповідачі давно знають, що вони повинні саме так, а не інакше.

В.: Ми повинні додатково наголошувати на "орієнтації на аудиторію", оскільки все більше та більше виступаючих починають розповідати власні історії. Так само і відділи продажу займаються продажем особливостей, а не переваг. Це класична хвороба, яка вже стала хронічною.

Як би це дивно не звучало, але ця проблема переслідувала нас тисячоліттями. 2300 років тому ще Аристотель навчав своїх учнів пафосу — відчуття та враження аудиторії. Без використання принципу WIIFY та орієнтації на аудиторію, ніякого пафосу не може бути.

З.: Яка, на Вашу думку, роль історій у добре продуманій презентації?

В.: Щоб усвідомити важливість історій, нам знову слід повернутися до Аристотеля. Він радив ораторам чітко окреслювати початок, середину та закінчення їхніх промов.

Презентація, яка не має чіткого початку, може починатися, наприклад, так: "Здрастуйте. Мене звуть Майк і я хотів би розповісти вам про певний продукт". Потім доповідач про щось теревенить і наприкінці не робить ніякого висновку. Така промова не несе у собі жодної історії і не може зацікавити жодного слухача.

Роль хорошої історії в тому, щоб затримати увагу аудиторії, залучити її до роздумів і підтримати логічний плин розповіді.

З.: Чи варто використовувати історії, як частину презентації?

В.: Професійні письменники — від голлівудських сценаристів до романістів — завжди використовують прийом "дуги історії". Вони застосовують логічну прогресію від початку до середини і закінчення. Така дуга може включати безліч невеличких історій, які ілюструють основну думку. Це можуть бути короткі приклади, кейси чи навіть анекдоти із життя.

З.: Деякі люди стикаються з труднощами при структуруванні презентації. Ви ж говорите про певну структуру. Яким чином можна застосовувати Вашу концепцію на практиці?

В.: Більшість презентаційних структур є логічними заготовками. Щойно ми розмовляли про дугу історії. По суті це логічний шаблон, організаційна модель, яку доповідач використовує для надання презентації логічного обрамлення.

Найпростішою і найбільш очевидною є хронологічна структура: вчора, сьогодні і завтра чи в минулому, в сучасному і у майбутньому. Ця структура дуже часто застосовується у бізнес-доповідях.

Іншим підходом є використання числової структури. Наприклад: п'ять правил, які вам допоможуть краще орієнтуватися у певній проблемі. Зверніть увагу як часто цей підхід застосовується у бізнес-літературі. Наприклад: "Сім звичок високоефективних людей" (Seven Habits of Highly Effective People) або ж "Сім законів духовного успіху" (Seven Laws of Spiritual Success).

З.: Як з першої хвилини заволодіти увагою аудиторії? Чи можете Ви запропонувати кілька дієвих методів?

В.: Я використовую сім методів захоплення уваги аудиторії. До речі, вміння розповісти влучний жарт — один із них.

Найбільша проблема із жартами полягає в тому, що ніхто не може гарантувати їхню успішність. У наш час глобалізації, коли люди спілкуються поза всякими культурними та національними рамками, жарти не завжди однаково впливають на людей. Та навіть якщо вас слухає відносно однорідна аудиторія — із жартами все рівно слід бути обережними.

Забезпечити швидке залучення аудиторії може влучний анекдот, який стосується вашої розповіді. Особливо, коли ви подаєте його не зовсім як жарт, а радше як коротку історію.

Іншим дієвим методом залучення уваги є аналогії. Якщо вам потрібно розповісти про складні речі, використайте аналогію, щоб спростити доповідь. Аналогія та анекдот — відмінні засоби, які слід використовувати на початку презентації.

Ще одним дієвим методом зосередження уваги слухачів є використання афоризмів — адже вони відомі кожній людині. Слова класиків, використані у вашій доповіді, не залишать аудиторію байдужою. Адже кожному приємно чути знайомі речі.

З.: Багато сучасних ораторів — це консультанти. Їхні презентації складно уявити без використання специфічних візуальних матеріалів. Чи існують випадки, коли використання візуальних матеріалів не обов'язкове або навіть небажане?

В.: Так, такі випадки існують. Але давайте дивитися правді у вічі, презентації PowerPoint стали однією із найбільш поширених ознак бізнес-доповіді.

Коли їх не слід використовувати? Це очевидно, тоді, коли підсилення презентації наочними матеріалами зайве. Наприклад, згадайте одну із найбільш важливих доповідей, яка щороку відбувається у США — звіт президента. Закон зобов'язує главу держави робити цю доповідь і жоден президент ніколи не використовував для цього слайдів.

З.: Консультанти часто включають до своїх доповідей факти та числа. Чи існують певні правила, які дозволять більш ефективно використовувати кількісну інформацію?

В.: Я наведу вам приклад із власної професійної діяльності. Кілька років тому я працював наставником генерального директора фармацевтичної компанії. Так сталося, що сам директор глибоко знався на способах розробки ліків. Він наполягав на включенні до презентації, яка стосувалася виходу компанії на IPO специфічних клінічних слайдів щодо розробки ліків.

Ці слайди були дуже складними, насиченими технічними термінами, все на них вимірювалося у мілілітрах, децилітрах і т. п. Директор наполягав, щоб ці слайди були включені у презентацію, і тому я погодився, але тільки за однієї умови: наприкінці кожного такого слайду директор повинен сказати слухачам причину, через яку ця інформація буде корисна для них як для інвесторів. Це ще один спосіб довести, що ви дотримуєтесь принципу WIIFY.

З.: Якби Ви могли дати лише одну пораду, яким чином створювати більш ефективні презентації, що це була б за порада?

В.: Презентації у PowerPoint стали своєрідним правилом для доповіла. Це своєрідна "річ у собі". Переконайтесь, що візуальна презентація дійсно підсилює ваші слова, а не існує задля годиться. Доповідач повинен бути важливішим, ніж презентація. Саме на ньому та його доповіді повинна фокусуватися аудиторія.

За матеріалами "Jerry Weissman on Telling Your Story", Management Consulting News.
Переклад з англійської: Ярослав Федорак, MCUa.