Три хитрощі для побудови ефективної віртуальної команди

Дедалі більше працівників стають постійно віддаленими, а це означає менше розмов за чашкою кави чи можливостей для зближення колег. Справедливості ради, це також свідчить про те, що співробітники отримали більше свободи у своєму житті завдяки гнучкому графіку та відсутності необхідності добиратися на роботу, а роботодавцям дало широкі можливості набирати персонал зі всього світу. Але не можна заперечувати і того факту, що віддалені працівники змінили ландшафт командної співпраці.

Те, що більша частина вашої команди працює віддалено, не означає, що ви не можете забезпечити підтримку, необхідну для тісного командного зв’язку та ефективної роботи. Все, що потрібно — це цілеспрямовано будувати команду, аби було більше справжньої довіри. Хоча підвищити довіру між членами команди може бути складніше, коли ваше робоче місце є віртуальним, це не є неможливим.

Ось три хитрощі для побудови віртуальної команди, які допоможуть вашому колективу почуватися згуртованим, незалежно від того, скільки кілометрів розділяє робочі місця людей.

Переконайтеся, що основні правила діють

Віддаленим співробітникам слід заздалегідь встановити чіткі межі та основні правила. Вони мають бути чітко прокомуніковані та викладені в письмовій формі. Очевидно, що робота у віртуальному середовищі передбачає значно більшу гнучкість і менший контроль. Це означає, що очікування мусять бути зрозумілими з самого початку, щоб обидві сторони (роботодавець і працівник) були на одній хвилі.

Наприклад:

• Який робочий час вашого віддаленого працівника?
• Чи важливо, щоб він був онлайн із 9:00 до 18:00, чи для нього важливіше завершити свої завдання до певного часу?
• Під час зустрічей ви дозволяєте багатозадачність чи віддаєте перевагу повній увазі кожного?
• Чи потрібно вмикати камери під час зустрічей?
• Чи є певний рівень технологій, який ви вимагаєте від віддалених співробітників, і чи готова ваша компанія допомогти оплатити їх оновлення?

Всі ці та багато інших питань потрібно формалізувати. Це може здатися незручним або надмірно педантичним, але найкращий спосіб запобігти складним конфліктам у майбутньому — це досягти згоди між усіма на початковому етапі.

Без дотримання цих основних правил маленькі вибоїни на дорозі можуть перетворитися на величезні провалля. Крім того, офісні співробітники можуть бути роздратовані гнучкістю, яку демонструють віртуальні колеги, або ж різні віртуальні колеги можуть відчути себе зневаженими, якщо їм здасться, що один співробітник отримує більше гнучкості, ніж вони. Зберігайте рівні умови для всіх, встановлюючи очікування та дотримуючись їх.

Проводьте ефективні наради

Віртуальні командні зустрічі необхідні для спільної роботи, але без ігрового плану ви отримаєте купу глючних квадратиків, які не дадуть змоги досягти згуртованої дії.

Як і на будь-якій іншій зустрічі, порядок денний слід розсилати заздалегідь, аби люди могли зрозуміти, що буде обговорюватися, і підготуватися за необхідності, прочитавши попередні матеріали або виконавши завдання. Віртуальних членів команди слід тримати в курсі подій так само, як і реальних членів команди.

Віртуальні зустрічі також мають розпочинатися вчасно; коли люди працюють віддалено, різні часові пояси або графіки можуть зробити ще більш важливим повагу до часу ваших співробітників. Однак добре мати трохи додаткового часу, щоб люди могли поспілкуватися і потеревенити. Без колишніх розмов за кулером із водою співробітникам може бути важче познайомитися один з одним. Якщо люди не знають один одного, вони з меншою ймовірністю будуть пропонувати нові сміливі ідеї або критикувати позиції один одного. Найкраща командна співпраця ґрунтується на вразливості та відкритості, тому якщо члени команди ледь знають один одного, ви не побачите добре згуртовану групу людей.

Нарешті, якщо частина людей перебуває в офісі, а частина — віртуально, переконайтеся, що ви запитуєте думки та відгуки віддалених співробітників. Інакше зустрічі можуть швидко перетворитися на групу людей, які собі розмовляють за круглим столом, а кілька інших просто спостерігають за ними з екранів комп’ютерів. Це не дуже сприяє співпраці. Технічну перевірку слід проводити заздалегідь, аби переконатися, що все працює належним чином; інакше час буде змарновано, а віртуальні члени команди почуватимуться ще більш віддаленими один від одного.

Розгляньте можливість особистих зустрічей за межами офісу

Зрештою, дуже важко відтворити справжню командну згуртованість онлайн. Якщо ви збираєтеся використовувати віртуальну команду, навіть частково, можливо, варто розглянути можливість проведення особистих зустрічей за межами офісу. Навіть якщо члени команди можуть збиратися разом раз на рік, це може забезпечити неоціненний зв’язок і дружню атмосферу, що сприятиме кращій командній роботі в майбутньому. Це може бути значною статтею витрат для вашої компанії, але це також може бути тим, що стимулює творчість і згуртованість, що призведе до більш успішного бізнесу в довгостроковій перспективі. Хоча віртуальний тімбілдінг можливий і може бути фантастичним, майже неможливо повністю створити згуртовану команду, яка добре працює разом, якщо у них ніколи не було можливості зустрітися особисто. Просто є щось таке у фізичному перебуванні в одному просторі, що сприяє більш дружній, тіснішій співпраці.

Знову ж таки, це не обов’язково має відбуватися дуже часто. Можливо, коли ви вперше наймаєте працівника, ви запрошуєте його до себе в офіс, або ви влаштовуєте велику зустріч раз на два роки. Але певне фізичне єднання, неважливо, наскільки рідкісне, може мати дуже велике значення.

За матеріалами HR Daily Advisor.

Ілюстрація: romebusinessschool.com