Як позбавитись зайвої складності

Щоб досягти високої ефективності, потрібно максимально спростити управлінський процес, — таку, пораду дає керівникам фахівець із питань лідерства та трансформації бізнесу Гордон Тредголд (Gordon Tredgold), ґрунтуючись на власному досвіді реалізації масштабних програм змін у компаніях з переліку Fortune 100. Ось що він пише з цього приводу у своїй публікації в Entrepreneur.

Гордон Тредголд (Gordon Tredgold)

Проблема полягає в тому, що нам вкрай важко спрощувати, бо сама людська природа змушує нас все ускладнювати. Найгірше — це коли компанії запрошують «експертів», для яких створення неймовірно ускладнених рішень є засобом ствердження власної «цінності».

Тредголд пропонує п’ять кроків, котрі можуть допомогти керівникам позбавитись непотрібної складності та підвищити рівень ефективності бізнесу.

1. Пояснюйте все чітко і зрозуміло

Тредголд пише, що коли він працював з IT-спеціалістами, то часто чув, що йому бракує спеціальних знань, потрібних для розуміння технологічних проектів. На що він відповідав словами Альберта Ейнштейна, який казав: «Якщо ви не в змозі щось пояснити шестирічний дитині, то самі цього не розумієте». «Технічним фахівцям це не дуже подобалось, але тільки так ви можете збагнути, розуміють вони те, що роблять, або ні», — зазначає Тредголд.

2. Перед тим, як приступити до пошуку якогось складного інструменту, переконайтесь, що у вас немає вже готового простого рішення

Якщо вірити легенді, то у 1960-тих NASA витратила $1 млн. та рік часу на те, щоб розробити ручки, якими можна писати в космосі, в умовах невагомості. Росіяни ж не були такими винахідливими, а тому обійшлися олівцями. «Завжди нагадуйте собі та підлеглим, що у багатьох випадках досягти потрібного результату можна з допомогою дуже простих інструментів», — радить автор.

3. Ефективно використовуйте час

Тредголд стверджує, що якщо ми спробуємо полегшити зміст завдання на 10-20%, то гарантовано отримаємо кращий результат. А якщо ще й запитаємо себе, як зробити так, аби вкластись у 20% часу, запланованого для виконання задачі, то, ймовірно, знайдемо цілком інше, досконаліше розв’язання.

4. Ставте все під сумнів

За законом Парето, дуже часто ми виконуємо 80% роботи, витрачаючи 20% зусиль. Відповідно, 20% діяльності поглинають 80% наших зусиль. На останньому і фокусує нашу увагу автор, рекомендуючи переглянути доцільність всього, що відноситься до цих 20%. Чи насправді це нам потрібно? Чи це суттєво для досягнення бажаного результату? Або може ми просто додаємо зайві «навороти» — те, що не має жодного істотного значення?

5. Ніколи не зупиняйтесь на першому рішенні

Знайти складні рішення завжди легше, ніж прості, — нагадує Тредголд. А тому ніколи не слід задовольнятись першим варіантом розв’язання проблеми. Звісно, це не означає, що процес пошуку повинен тривати нескінченно. Але завжди потрібно знайти час, аби подивитись, чи немає простішої альтернативи. Навіть невелика кількість додаткового часу, витраченого на цьому етапі, дасть нам змогу не витрачати пізніше зайвих зусиль, а, можливо, навіть позбавить нікому непотрібного «головного білю».

Підсумовуючи свої рекомендації Тредголд, пише:

«Що більше ми спрощуватимемо різні аспекти нашої діяльності, тим вищою буде наша ефективність. Інакше кажучи, ми досягатимемо потрібних результатів тими ж зусиллями та, ймовірно, витрачаючи на це менше часу. При цьому, що більшою мірою ми акцентуватимемо свою увагу на спрощуванні, то легше це нам даватиметься, а з часом такий підхід стане звичкою».