Как подготовить презентацию, которая сразит наповал

Автор: Юлия Кирилюк
Источник: журнал "HRMagazine" (№3, 2012)

Умение представить что-либо открывает перед нами возможность реализовать запланированное и очень желаемое. Как научиться проводить презентацию, не просто донося информацию до слушателя, а достигая главной ее цели — продажи?

HRMagazine (№3, 2012)

Навыки презентатора действительно важны. Общаясь с коллегами, руководителями, клиентами, инвесторами, зачастую эти навыки могут оказаться водой в пустыне, которая подарит жизнь нашему посланию.

Век живи — век учись. Однако есть несложные инструменты, которые, при их правильном и опытном использовании, могут наделить вашу презентацию живительной силой.

Давайте вспомним презентатора, оратора, который оставил в нашей памяти след, который понравился, и то, о чем он говорил, хотя бы частично осталось с вами. У такого оратора наверняка, во-первых, была некая структура в презентации, и скорее всего она была продумана до самого момента выступления. Во-вторых, то, как он говорил, тоже производило впечатление — нам было приятно его слушать, его манера говорить привлекала наше внимание. Иначе говоря, он хорошо работал с характеристиками своей речи.

Но он не только говорил, он вел себя так, что нас это не отвлекало, а со стороны это выглядело гармонично. В целом создалось общее положительное впечатление: презентатор хорошо знает, о чем говорит, сотрудничает с аудиторией, не боясь каверзных вопросов, так как всегда находит ответ или нужную реакцию, и умеет держать себя перед аудиторией. То есть видно, что в презентации есть несколько уровней, на которых успешный лектор умело и осознанно работает: язык тела, характеристика речи, содержание излагаемого, другое.

На каждом из уровней есть что-то ключевое:

• для языка тела важен опыт и эксперимент;
• в характеристиках речи важна практика и взгляд со стороны;
• в содержании существенны подготовка и знание;
• а в другое входит все то, что создает антураж нашей презентации, — место, знание аудитории, технические средства. Самое главное здесь — сбор информации заранее и чувство уверенности, которые нивелирует все последствия «другого», которые мы не смогли спрогнозировать.

Например, содержание зависит от правильной структуры и правил движения внутри данной структуры.

Можно предложить следующую структуру для подготовки презентации:

1. сформулировать цель презентации;
2. составить план презентации;
3. подготовить текст выступления:
4. выбрать форму и стиль презентации;
5. подготовить ответы на возможные вопросы;
6. подготовить демонстрационные материалы;
7. проверить техническую часть презентации и отрепетировать.

Итак, приступаем к формулировке цели нашей презентации. Ведь это то, к чему мы будем стремиться и что будет нас мотивировать в движении. Зачастую мы видим целью презентации само ее проведение, что концентрирует нас на процессе и нередко мешает.

Определяя цель презентации, ответьте на такие три вопроса:

1. Зачем проводится презентация?
2. Каких действий и решений мы ожидаем от людей?
3. Что должно запомниться слушателям?

И в формулировке цели, и в планировании и составлении текста презентации мы никуда не уходим от классической, опробованной временем модели AIDA Э. Левиса:

• A — Attention (внимание)
• I — Interest (интерес)
• D — Desire (желание)
• A — Action (действие)

Суть модели Левиса состоит в том, что любое рекламное обращение должно привлечь внимание потенциального потребителя, затем вызвать его интерес, который перейдет в желание обладать товаром и, наконец, побудить к действию — покупке. Согласитесь, конечная цель любой презентации — продажа! И не важно, что продаем, — идею, убеждение, информацию, товар или себя самих.

Итак, даже отвечая на три вопроса о цели презентации, мы смотрим глазами аудитории и думаем: «Привлекает ли это внимание?», «Интересно ли это?», «Вызывает ли это желание приобрести то, что я предлагаю?», «Хочется ли встать и пойти (купить, попробовать и т. д.)».

Если мы просто отвечаем на три вопроса без взгляда со стороны предполагаемой аудитории, то можем попасть в ловушку декларируемой цели.

Отвечая на вопрос «Зачем проводится презентация?», зачастую слышен ответ: «Чтобы рассказать им о новых возможностях, о новых услугах». Мы действительно хотим только рассказать? Вы действительно будете довольны только тем, что они вас услышат и поаплодируют в конце? А ведь ваша задача, сформулированная в голове или на бумаге, будет управлять вами на протяжении подготовки и во время проведения презентации.

Может, вы проводите презентацию, чтобы продать, ожидая, что они пойдут сразу, сраженные неумолимым желанием, купят, попробуют, захотят понюхать, прикоснуться? Если вы ожидаете, чтобы вас заметили как специалиста, отметили какие-то определенные способности — не бойтесь включить это пожелание в ответ на первый вопрос.

Очень важен ответ на вопрос «Что должно запомниться слушателям?». Какая основная мысль, информация должна остаться в голове железобетонной недвижимой плитой. Возможно, аудитория должна запомнить, что мы лучшие, что в определенных ситуациях нужно идти к нам, что мы надежные, вкусные, красивые.

Теперь, когда вы ответили на эти вопросы, продумайте и напишите вступление, используя следующую структуру:

1. обращение к аудитории;
2. представление себя, своей компании;
3. сообщение о целях и задачах презентации;
4. мостик к основной части: риторический вопрос, душещипательная история, сражающие факты, метафоры — все то, что привлечет внимание и создаст нужное настроение для основной части.

Помните, здесь должны прозвучать уже сформулированные вами ответы на вопросы:

1. Зачем проводится презентация?
2. Каких действий и решений мы ожидаем от людей?
3. Что должно запомниться слушателям?

Все это должно впервые прозвучать во вступлении. Затем вы повторите это в основной части и в заключении: всегда по-разному и об одном и том же.

Далее — подготовка основной части. Она может осуществляться в таком порядке: излагаем ключевые тезисы — аргументируем тезисы через факты, статистику, примеры.

Эти пункты постоянно чередуются — при переходе к новому пункту презентации, новому тезису. Каждому тезису должно быть достойное подтверждение. И постарайтесь, чтобы таких тезисов было не более пяти.

Мы знаем: важно не то, что презентация прошла хорошо, а то, что аудитория вышла и запомнила что то, приняла для себя (и для нас, конечно) важное решение. И действительно, что они должны запомнить, что они вообще способны запомнить? Ведь презентация — это иллюстрированный текст. У нас мало возможности для интерактива. Уже через месяц от информации останется 10%, которые будут заполнены воспоминаниями о кофе-брейках и эмоциональных эпизодах презентации (видео, контрастные картинки, дегустация, подарки и т. д.). Что же делать? Повторять и удивлять!

Итак, вооружитесь терпением и примените «правило британского старшины»: Сначала скажите, что вы собираетесь им сказать, затем скажите им это, а потом скажите, что вы им сказали. И лишь тогда они, может быть, вас услышат!

Внесите ваш ответ на третий вопрос во вступление, обязательно несколько раз повторите его в основной части и в конце, в завершении повторите мысль еще раз.

Удивлять нужно контрастами. Что можно сделать? Внесите в презентацию следующие элементы:

• нарисуйте вначале светлое будущее, не свое, конечно: «Представьте себе, если у вас появилась возможность…»;
• шокируйте: «Здоровье — ценность для больных, если…»;
• обращайтесь к каждому лично: «Как бы вы поступили, если бы сейчас, выйдя с презентации, вам вручили конверт с извещением о том, что вы стали обладателем одного миллиона, притом не гривен!»;
• продемонстрируйте мудрость, процитировав кого-то из великих, однако поинтересуйтесь, кто именно это сказал;
• продумайте яркое сравнение, рассказ, метафору, отображающую суть презентации.

Готовя текст презентации, помним главное: предложения должны быть короткими. Язык презентации обязан быть лаконичным уже в силу ограниченного времени. Подарите аудитории незабываемый поцелуй. Пользуйтесь знаменитой формулой KISS — Keep It Short and Simple!

И подготовка заключения:

1. основные выводы;
2. краткое повторение основной мысли, заложенной во вступлении;
3. призывы к действию;
4. высказывание благодарности;
5. на высоком эмоциональном накале основная идея выступления.

Важно помнить! В презентации мы хотим повлиять, а сила влияния — ценное предложение для будущего по существу. Постарайтесь сформулировать предложение для каждого с информацией о его светлом будущем, и, будьте уверены, успех вашей презентации обретет серьезные перспективы!

Об авторе:

Юлия Кирилюк, бизнес-тренер, консультант, соучредитель D&Y.