Как проводить рабочие собрания эффективно: 8 правил

Источник: LABA

Интернет-портал Parlons RH посчитал, что сотрудник французской компании тратит от трех до шести недель в год на участие в рабочих собраниях. Безусловно, все — и работодатели, и сотрудники — заинтересованы в том, чтобы сделать совещания более эффективными. Вот несколько правил продуктивных встреч.

2 главных совета, как сделать совещания более эффективными

Специалисты Parlons RH убеждены: чтобы проводить качественные совещания, необходимо уменьшить их длительность и сократить количество участников.

1. Слишком длинные собрания

При всем желании сотрудник не может долго фокусировать свое внимание на чем-то одном. Но если вы отводите 60 минут на затянувшееся совещание, то заставляете его это делать.

Конечно, многое зависит от цели встречи: решение возникших проблем, консультация с сотрудниками, новость или короткое объявление.

В любом случае, исследование Barco et Circle Research, опубликованное в январе 2019 года, показало, что идеальная продолжительность собрания составляет не более 22 минут.

2. Слишком много участников

Количество участников собрания также влияет на его эффективность. Приглашать «всех, у кого есть свободная минутка», бессмысленно. По-настоящему эффективны встречи участников, а не зрителей.

Плохо организованные планерки — дополнительный источник затрат для компании. Стартап Perfony разработал калькулятор, подсчитывающий стоимость проведения собраний.

Рассчитывается периодичность, длительность и количество сотрудников. Например, если в компании из 200 человек каждый сотрудник будет тратить два часа рабочего времени в неделю на собрания, компания потратит на них 1 000 000 евро в год.

2 совета, как привести собрания в порядок

1. Подготовка повестки собрания

В действительности все начинается до собрания. Разошлите повестку встречи участникам накануне и дайте им возможность подготовиться к возможной дискуссии.

Цель собрания сформулируйте в виде вопроса, например: как сократить время обработки клиентских запросов?

Задача состоит в том, чтобы каждый сотрудник мог предложить свой вариант решения. Также поделитесь с участниками необходимой информацией для полноценного изучения вопроса.

2. Представление участников

Начинайте собрания с представления каждого участника. Это способствует открытости в обсуждении и предложении идей.

На таком собрании сотрудники больше вовлечены в обсуждение и способны сгенерировать идеи, ценные для компании.

2 совета, как организовать обсуждение и избежать его срыва

1. Составление плана собрания и соблюдение тайминга

В повестке дня, составленной накануне собрания, выделите несколько подтем и зафиксируйте время на обсуждение каждой.

Продолжительность может быть пересмотрена в зависимости от того, как будет развиваться обсуждение.

Однако будьте осторожны и не позволяйте участникам отвлекаться на обсуждение второстепенных вопросов. Нет, такими вопросами тоже не стоит пренебрегать, но они станут темой других собраний.

2. Использование дополнительных материалов

Удерживайте внимание сотрудников визуальными и графическими элементами. Зрение — самый активный орган чувств, людям гораздо проще воспринимать визуальную информацию.

Рисунки, инфографики, интеллект-карты и диаграммы, принесут больше пользы сотрудникам, чем записи по теме встречи. Также используйте цифровые продукты для динамичного зрительного восприятия, например, Klaxoon или Wisembly.

2 совета, как вовлечь сотрудников в обсуждение

1. Разумное использование мобильных телефонов

С одной стороны, имеет смысл ограничить использование смартфонов во время собрания.

Но использование различных приложений может быть полезно: проведение опросов (в том числе анонимных, что будет ценно для сотрудников, которые стесняются высказывать свою точку зрения), участие в голосовании, возможность высылать вопросы, не прерывая встречи, — это только малое количество примеров, как можно использовать телефон для большего вовлечения сотрудников.

2. Главный вопрос

Активное обсуждение во время собрания не являются показателем его эффективности. Важно то, что будет сделано сотрудниками после него.

Перед окончанием собрания важно дать четкий ответ на вопрос: кто, что и когда делает?

Это гарантирует, что все правильно поняли, к чему в итоге пришло обсуждение и что следует делать после него. Это необходимо зафиксировать в протоколе собрания.

Бонус: эффективные собрания улучшают продуктивность сотрудников

Слишком частые, плохо подготовленные, излишне монотонные и с большим количеством участников — такие собрания выматывают сотрудников, даже если те об этом не догадываются.

Плохо выполняя свою главную цель — решение конкретных проблем, — неэффективные собрания влияют и на качество работы. Сотрудники становятся более отстраненными и пассивными, снижается внутренняя продуктивность.

Как подчеркивает Луи Варей, один из бывших руководителей компании Danone, «в каждой организации собрание — это место, где воспитывается и формируется коллектив, а значит, где каждый сотрудник может участвовать в принятии решений и развитии компании».

Эффективные собрания, вместе с современными и гибкими моделями управления, способствуют большему сотрудничеству внутри коллектива и делают работу более осмысленной.

Иллюстрация: Depositphotos.com