Продуктивність — це вміння працювати розумніше, а не довше

Працівники США проводять набагато більше годин за роботою і мають менше вихідних днів, ніж у інших індустріалізованих країнах. Але чи допомагає це США стати найбільш продуктивною країною у світі? Зовсім ні! Відповідно до даних статті, опублікованої у The Economist, найбільш продуктивною країною є Франція, в якій звичайний робочий тиждень триває всього лише 40 годин, до того ж існує безліч вихідних та святкових днів. Це наштовхує на думку, що продуктивність зовсім не залежить від того, скільки часу ми витрачаємо на роботу. Замість того, щоб працювати довше, нам слід працювати розумніше!

Працювати розумніше — означає отримувати ті самі результати за коротший проміжок часу. Щоб досягнути цього, слід переглянути процес своєї праці і змінити його. Досягнути ефективності можливо завдяки збільшенню швидкості виконання завдань, зосередження фокусу на найважливіших завданнях та вмінню паралельно виконувати деякі завдання.

Проте, перш ніж перейти до практичних рекомендацій щодо підвищення продуктивності, слід зважити на те, що це може бути ризикованим. Адже, якщо Ви працюєте розумніше — значить Ви маєте більше вільного часу. А це, в свою чергу, означає появу ліні, скорочення робочого часу, або навпаки — збільшення завдань, які повинні бути виконані. Якщо взяти на себе додаткові обов'язки — в результаті Ви будете такими ж завантаженими, як і раніше. А успішності можна досягнути тільки у тому випадку, якщо Вам вдасться досягнути вищого рівня життя, а не лише якихось нових міфічних здобутків у ефективності.

На сьогодні існує думка, що вищого рівня продуктивності можна досягнути лише завдяки збільшенню робочого часу. Проте це не так. Вам слід обмежити свій час конкретними рамками, зосередитися на одному завданні, уникнути того, щоб Вас відволікали від справ. Вам слід уникнути найбільш розповсюджених подразників, таких як: електронна пошта, телефон, відвідувачі та Ви самі.

Сфокусуйтесь

Передовсім слід навчитися відрізняти зайнятість від продуктивності. Дуже часто ми буваємо зайнятими і тому відчуваємо себе продуктивними. Але не варто забувати, що продуктивною є лише та діяльність, яка приносить відчутні результати та є найбільш важливою для розвитку компанії.

Одним з найкращих способів марнувати власний час і, водночас, вважати себе дуже продуктивним є електронна пошта. Її зазвичай буває дуже багато. Окремі працівники витрачають до двох годин у день для того, щоб відповісти на всі листи. Але якщо Ваш робочий день триває 8 годин, значить Ви тратите 25% часу на електронну пошту. Чи дійсно це заняття приносить Вашій компанії 25% прибутку? Не має значення, скільки одиничних контрактів буде підписано таким способом.

Те саме можна сказати про будь-яку діяльність. Правило "80/20" стверджує, що 80% Ваших прибутків виникають із 20% Ваших дій. І навпаки. Компанії отримують найбільші гроші від меншої частини своїх клієнтів. А це означає, що якщо Ви подвоїте час, потрібний для найважливіших дій і відмовитеся від зайвих операцій, то Ви майже удвічі збільшите свою цінність для компанії і при цьому отримаєте 60% вільного часу. Якщо Ви працюєте 10 годин в день, то Ви можете подвоїти свою продуктивність, при цьому зменшивши час роботи до 4-х годин.

Навчіться відмовлятися

Ви повинні навчитися говорити "ні". Більшість працівників готові взяти на себе більше, ніж вони здатні зробити. У такому випадку компанії здатні звільнити до 30% персоналу і вимагати від тих, хто залишився, зберігати продуктивність на належному рівні. Таким чином, перевантаження персоналу виникає через поспішні рішення керівників.

Якщо Ви працюєте на грані своїх можливостей, навчіться говорити "ні" новим обов'язкам. Якщо хтось пропонує Вам проект, який потрапляє у категорію "80% зусиль на 20% результату", просто відмовтеся від нього. Слід жити з розумінням того, що існують певні межі того, скільки ми можемо зробити. Якщо знати свої межі, тоді можна навчитися працювати дуже продуктивно. Якщо ігнорувати їх, тоді можна отримати перевантаження і не здійснити жодного успішного проекту. Вибір за Вами.

Виконуйте свою роботу паралельно, але не одночасно

Коли Ви робите кілька завдань одночасно, Ви не можете зосередитися на жодному з них. Але все ж існують способи досягнути паралельного виконання робіт. Якщо Ви пишете звіт і, водночас, працюєте над маркетинговим планом, Ви можете написати план, а потім взятися за звіт. Проте, звіт потрібен для перегляду Вашому колезі. Чи не краще у такому випадку спершу написати звіт і віддати його колезі. А за той час, поки співробітник переглядатиме звіт, у Вас буде час взятися за маркетинговий план. Це означає, що дві роботи будуть здійснюватися одночасно (паралельно).

Майже кожен хоча б раз випробував на собі потужність такого паралельного механізму роботи. Проте далеко не кожен використовує чудову можливість цього інструменту щоденно. Найкращий спосіб досягнути паралельного виконання завдань — вміння делегувати. Коли Ви делегуєте свої завдання, вони продовжують виконуватися в той час, як Ви працюєте над іншими. Єдина річ, у якій потрібно бути впевненим, це наявність інструментів, часу, знань та ресурсів у тієї людині, якій Ви делегуєте завдання.

Продуктивність — це та річ, яка не лише життєво необхідна для Вашої компанії, але й покращить Ваше власне життя. Спробуйте її досягнути. Ви встигнете зробити набагато більше, почуватимете себе щасливим та зумієте побачити ввечері своїх дітей. Саме це і означає — "працювати розумніше".

Ярослав Федорак, за матеріалами HBS Working Knowledge.