Низкий сезон

Автор: Наталья Дорошенко
Источник: "Власть денег" (№3-5, 2013)

Безделье персонала в период спада деловой активности и затяжных межпраздничных дней на фоне необходимости платить полную заработную плату — это отнюдь не объективные реалии бизнеса, а явная недоработка босса.

Автор коллажа: Олег Локтев

Далее следуют многочисленные рассказы о том, кто чем занимается в предпраздничный период. Фантазия персонала безгранична — соцсети, аудио­книги, музыка, карты, игры в сети и т. д. Советов масса и, естественно, все они не относятся к выполнению профессиональных обязанностей.

За всю эту разнообразную деятельность работодатель выплатит своим подчиненным заработную плату и отправит "догуливать" праздники. В то время как организационные психологи давно установили, что "низкий сезон" — это уникальное время для плодотворного решения целого ряда задач и разработки глобальных стратегических планов компании.

Кризис безделья

Проблема периодического безделья всего коллектива известна практически во всех сферах бизнеса. Для компаний, предоставляющих консалтинговые услуги, финансовых учреждений, структур банковской и IT-сфер мертвый сезон — время праздников.

Торговые компании, наоборот, процветают в предпраздничные дни, зато после праздников, когда все деньги населения уже потрачены, простаивают. Это время, когда сотрудники с трудом осознают свою миссию на рабочем месте, но очень щепетильно относятся к выплатам заработной платы.

"Многим знакома ситуация, когда официальные праздники уже давно отгремели, а настроение в офисе все еще далеко от рабочего. Подобная нерабочая обстановка усугубляется пиком зимнего периода отпусков, когда принятие многих решений откладывается до возвращения ключевых людей", — Татьяна Бреус, менеджер по подбору персонала, Пиреус Банк в Украине (штат — 600 чел.).

Однако вынужденное безделье чревато не только нерабочим настроением, медленной раскачкой после простоя и незаслуженными зарплатами. В такой период у персонала срабатывает два психологических механизма, результат которых компания будет ощущать еще значительное время после окончания "межсезонья".

Первый — двойная демотивация. Все мотивационные программы и корпоративная культура в части "отношения к обязанностям" потеряют свой смысл, как только сотрудники на практике увидят, что можно ничего не делать и получать за это заработную плату в полном объеме. Тем тяжелее будет сотрудникам включиться в работу по завершении "низкого сезона".

Кроме того, психологи утверждают, что человек лучше включается в работу, если происходит смена деятельности, т. е. праздничные дни, проведенные с семьей, предпочтительнее безделья на рабочем месте. В первом случае включение в рабочий процесс происходит в течение одного-двух рабочих дней, во втором — занимает три-пять дней, как после отпуска.

Второй психологический момент — конфликтогенность безделья. В период рабочей неактивности персонал переключается на выяснение отношений. Количество конфликтов, неконструктивных выяснений отношений, спровоцированных банальной скукой, возрастает. Особенно, если период спада активности компании приходится не на предпраздничный период, а связан с сезонностью бизнеса. По истечению "низкого сезона" работа оказывается весьма затруднена, поскольку нарушены межличностные коммуникации в коллективе.

По мнению наших экспертов, все эти проблемы вообще не должны присутствовать в компании, поскольку "низкий сезон" — не менее плодотворное время для компании, чем пик деловой активности. Конечно, при условии грамотного менеджмента. "У хорошего менеджера текущих задач должно быть намного больше, чем свободного времени. Часть роста и развития сотрудника — это ежедневная работа над расстановкой приоритетов, определением задач для делегирования, способов оптимизации процессов. Таким образом, когда "падает" загрузка и уменьшается количество срочных задач, появляется возможность поработать над стратегическими вещами — важными, но не обязательно срочными", — утверждает Владимир Дегтярев, генеральный директор PR-агентства Newsfront (штат — 25 чел.).

План деятельности на "межсезонье", несомненно, будет отличаться в зависимости от сферы деятельности компании. Однако наши эксперты предлагают ряд занятий, которые актуальны для каждой компании. На них никогда не хватает времени в более активные периоды, но от их выполнения зависит перспектива развития целой компании.

План межсезонных действий

По мнению наших экспертов, "низкий сезон" — это идеальное время для целого ряда мероприятий. Во-первых, это время для нововведений. Многие новшества в компаниях терпят крах по одной простой причине — у сотрудников просто нет физически времени вникать в нюансы и обучаться новому. "Межсезонье" — идеальное время для апробации, например, новых технических программ, новых систем отчетности и др. Кроме того, есть возможность апробировать, протестировать и внести свои предложения по качеству, удобству нововведений, и возможно, откорректировать технологию.

Кстати, специалисты по организационной психологии утверждают, что внедрение нововведений в период делового спада положительно действует на моральный дух сотрудников. Чувство уязвимости персонала в период спада исчезает, если появляются конкретные конструктивные идеи и действия по улучшению бизнеса и бизнес-процессов. И, кроме того, восприятие персоналом нововведений в периоды делового затишья намного более позитивно, чем в период процветания, когда по внутреннему ощущению персонала "и так все хорошо".

Во-вторых, это время действий HR-службы. Не секрет, что любые инициативы HR-службы на пике активности компании воспринимаются в штыки всеми работниками организации. По причине крайней занятости и, как следствие, ощущения второстепенности задач, которые ставит кадровая служба. Учитывая, что активная работа HR-ов, особенно в крупных компаниях, — это гарант карьерного и профессионального роста персонала, этой деятельности стоит выделить время.

Аттестацию, оценку персонала, мотивационные опросы и опросы потребности в обучении, всевозможные формы обучения и т. д. стоит планировать именно на "низкий сезон". Отношение персонала к подобным действиям будет значительно более позитивным, нежели в момент цейтнота.

В-третьих, это время "ловли блох" и брейнсторминга. "Хорошей практической рекомендацией будет привлечение сотрудников к процессу обдумывания и реализации моментов, которые можно улучшить/оптимизировать в работе как каждого отдельно взятого отдела, так и компании в целом. Обычно в течение года на такие процессы не хватает времени. Поэтому начало года становится удачным периодом для новых идей, предложений и модернизации", — поясняет Татьяна Бреус.

В это время можно активно проводить "мозговые штурмы" на уровне отделов, подразделений и целых департаментов. Естественно, смысл всех этих мероприятий не потеряется, если по итогам будут сделаны выводы и предприняты конкретные действия по устранению недостатков. Например, как показывают исследования, большой вопрос у сотрудников вызывает система отчетности. "Низкий сезон" — оптимальное время разобраться, что не устраивает персонал, и выработать схему оптимизации отчетов.

Кроме того, это время можно использовать для подведения итогов и планирования. "В "низкий сезон" мы занимаемся процессами, который Стивен Кови, автор известной книги "7 навыков успешных людей", называет "затачиванием пилы". Мы подводим итоги: управленческие, организационные, финансовые результаты года, и анализируем их. Мы планируем наступающий год как внутри агентства, так и совместно с клиентами. Используя внутренние формы, сотрудники планируют долгосрочное личное и профессиональное развитие, после чего уже в рабочих группах и подразделениях выставляют общие цели и планируют достижимые и измеримые результаты на первый квартал года", — делится Владимир Дегтярев.

Также это время для изучения конкурентов и разработки плана их "обхода". Наличие свободного времени дает возможность внимательно изучить особенности деятельности более успешных (пусть даже в мелочах) конкурентов. Отсутствие привязки к офису дает возможность сотрудникам, например, лично пройтись по магазинам, сервисным центрам и т. д. своих конкурентов. Сбор статистики по товарным группам, по регионам, по поведению потребителей и др. даст возможность стать более успешными в активном сезоне.

И, наконец, это время для обучения. Предпраздничные дни — плохое время для обучения в аудитории, но идеальное для обучения на местах. Естественно, представители разных сфер деятельности могут найти свои способы обучения в "низкие сезоны". Например, для продавцов "низкий" сезон — это идеальное время для изучения товаров, а как следствие, более качественного консультирования в будущем.

Консультант не должен читать характеристики с упаковки, а состав вещи с бирки. Продавцы не всегда знают всю функциональность товара, а соответственно, не в состоянии ее презентовать. По итогам обязательно должен быть проведен экзамен. Смену товара на витрине, гардероб манекена и другую работу по презентации товара также удобнее проводить во время спада покупателей, а не во время очередей в кассу. "Низкий" сезон — отличное время для продумывания сопутствующих товаров, комбинаций для до-продаж.

IT-компании, имеющие свои магазины, предлагают другой вариант. "У нас есть низкие сезоны продаж — в связи с отпускными периодами у людей, — делится Анатолий Балюк, глава правления группы компаний "DiaWest-Комп'ютерний світ" (штат — 300 чел.). — Но в это время все равно работы много. Сотрудники проходят обучение, оптимизируют работу в магазине, делают предложения по улучшению работы. Предлагают в сети дополнительные услуги в магазинах, чтобы получить больше доходов".

Принципы внедрения

Успех деятельности во всех этих направлениях полностью зависит от соблюдения боссом трех простых условий.

Условие первое — план работы на "низкий сезон" должен быть разработан заблаговременно, а не выдуман в момент, когда персонал уже сидит без работы, и также заранее роздан (разослан) сотрудникам. Это должен быть четкий план-расписание мероприятий, брейнстормингов и т. д. Важно понимать, что желание руководителя, чтобы "низкий сезон" сотрудники использовали для саморазвития, дополнительного обучения, к примеру, изучения иностранного языка — заведомо несбыточное. Большинству сотрудников не хватает внутренней мотивации даже на завершение мелких текущих дел. Особенно, если речь идет о периоде затяжных праздников. Значит, план должен быть составлен и оглашен заранее, а не в момент, когда все успели расслабиться.

Условие второе — все виды деятельности должны контролироваться и оцениваться.

Условие третье — по результатам проведенной работы должны произойти определенные изменения, желательно в сторону улучшения и с учетом пожеланий сотрудников. Результаты должны оглашаться сразу и решение должно приниматься сразу. Иначе у персонала снова появится ощущение ненадобности этой работы.