Просветление: чем помогает планирование в условиях неопределенности

Источник: "Комп&ньоН" (№7-8, 2014)

Планирование в условиях неопределенности не гарантирует успеха, однако имеет большое значение для повышения шансов на его достижение.

Планирование — это процесс постановки целей и создание схемы действий для их достижения.

Это также непрерывный процесс принятия решений, в ходе которого устанавливаются и уточняются по времени цели и задачи развития компании в связи с изменениями, происходящими вокруг нее, и определяются ресурсы для их выполнения.

Но как можно планировать, если перемены во внешней среде непрерывны и весьма существенны, что не только приводит к изменению начальных условий для планирования и величины доступных ресурсов, но и порой требует корректировки целей? Зачем планировать, если непонятно, где мы все окажемся завтра? Не будет ли планирование в таких условиях профанацией и просто потерей времени?

При помощи экспертов в рамках Большой темы мы постарались ответить на подобные вопросы.

Процесс важнее результата

Прежде всего давайте согласимся с тем, что планирование всегда ведется в условиях неопределенности, меняется только ее степень, так что принципиальных отличий в подходах к этому процессу нет. Но важность планирования и требования к его качеству по мере роста неопределенности возрастают, так как неготовность к тем или иным событиям может оказаться трагичной для компании. Планирование позволяет бороться с ощущениями, что события постоянно опережают любые решения компании, перейти от реактивных к проактивным реакциям на ситуации, что дает шансы на извлечение выгоды из перемен в них.

Напомним, что самое ценное в планировании — вовсе не его конечный результат, то есть сам план. Главная ценность заключается в процессе планирования и сопутствующих ему исследовании и обсуждении.

Не нужно забывать, что в процессе правильно организованного реального планирования менеджеры проходят хорошую школу, в результате чего растет их квалификация, сплачивается управленческая команда.

Наличие плана в значительной мере помогает устранить внутреннюю неопределенность, связанную с нечеткой постановкой целей и различиями в трактовке как самих этих целей, так и путей их достижения. Кроме того, что-то записывая, мы устанавливаем более прочную связь между сознанием и подсознанием, чем тогда, когда представляем что-нибудь мысленно. И одно замечание: руководителю следует отдавать себе отчет в том, что требование точности планируемых показателей часто провоцирует менеджеров на то, чтобы их занижать. Как с этим бороться — каждый решает сам в конкретной ситуации.

Непрерывность процесса

Иногда консультанты в шутку говорят, что как только вы закончили составление плана, приступайте к его корректировке. Но в этой шутке только доля шутки. Нужно понять, что планирование — полноценный инструмент управления. Объемы информации, накапливаемой внутри компании и поступающей извне, стремительно растут. Задача руководителя состоит в том, чтобы правильно ее использовать для понимания тенденций рынка, минимизации рисков, оптимизации отношений с клиентами и партнерами, совершенствования бизнес-процессов. Планирование как инструмент управления в таких условиях необходимо людям, принимающим решения. Планы становятся средством проведения в жизнь стратегических и тактических инициатив руководителя.

Опыт компаний из экономически развитых стран показывает, что система планирования, позволяющая адекватно и своевременно реагировать на изменение условий ведения бизнеса, должна обеспечивать согласованность процесса планирования со стратегическими задачами развития компании, иметь непрерывный характер, позволять планировать различные варианты развития, прогнозировать и анализировать возможные ситуации по схеме «что будет, если?». Причем все эти три аспекта одинаково важны и должны существовать одновременно — только тогда система планирования сможет помочь руководителю управлять в условиях неопределенности.

Между тем многие компании продолжают рассматривать планирование как акцию, а не непрерывную деятельность по поддержке принятия решений. Под непрерывностью процесса планирования понимается сокращение цикла планирования и возможность оперативно корректировать планы (включая бюджет) при изменении внешних условий.

Важнейшие общие принципы

В заключение напомним, что в теории управления сформулирован ряд организационных требований, которым должно удовлетворять планирование. Это принципы:

• ограничивающего фактора: чем в большей степени при планировании учитываются факторы, критичные для достижения цели, тем более реалистичным будет план;
• взятых обязательств: планирование должно быть ограничено периодом времени, необходимым и достаточным для выполнения обязательств, предусмотренных плановым решением;
• гибкости: не следует забывать, что повышение гибкости планов, как правило, приводит к росту затрат, поэтому гибкость должна быть оптимальной;
• навигационных изменений: важно периодически сверять реальные события с ожидавшимися и пересматривать планы с учетом необходимости продолжать движение к намеченной цели;
• единства целей: все планы должны быть направлены на обеспечение конечных целей организации;
• эффективности, оцениваемой по тому, насколько конкретный план способствует достижению цели с учетом всех затрат и нежелательных последствий, связанных с самим процессом планирования;
• первичности: планирование логически предшествует выполнению всех иных управленческих функций;
• согласования во времени: планы должны быть направлены на разработку согласованной во времени системы программ.

Почему важно планировать в условиях неопределенности

Юрий Никаненок, партнер BritMark:

— Нынешняя ситуация требует постоянных импровизаций. Все, кто увлекается джазом, знают, что лучшая импровизация — хорошо подготовленная импровизация. Боксеры, выступая на ринге спонтанно, тем не менее связывают между собой отработанные до автоматизма комбинации.

Планирование для меня сейчас — это быстрое построение планов-однодневок, ориентированных на достижение оперативных целей: встречи на неделю, ближайшие тендеры, бюджет месяца и т. п. Кроме того, это проработка различных среднесрочных сценариев. Например, при росте курса доллара моя реакция будет одной, при падении — другой. Если коротко, то среднесрочное и долгосрочное планирование в моей практике сегодня — это максимальный набор сценариев, определенных внешними условиями.

Я верю в интуицию, стараюсь пользоваться ею в жизни, но в те моменты, когда у меня есть заранее продуманные звенья плана, в которых я уверен, становится гораздо проще объединить «чуйку» с логикой. Естественно, все мои однодневки, равно как и сценарии, подчинены долгосрочным планам, связанным с миссией, видением и проч. Такое планирование дает мне уверенность в том, что благодаря продуманным сценариям и интуиции я сориентируюсь в любой ситуации и буду успешно делать свое дело.

Если говорить о принципах, которыми я руководствуюсь при планировании, то тут все просто. Однодневные планы создаются с исполнителями; среднесрочные лично мной, а миссию, видение и стратегию прорабатывают совместно все партнеры компании. Что касается конкретного инструментария, то мне нравится многое из написанного Глебом Архангельским. Из простых, дающих быстрый эффект инструментов самомотивации, могу порекомендовать прием, позволяющий обмануть себя и вовремя выполнить неприятные задачи: каждое утро «съедать одну лягушку», то есть начинать день с выполнения маленького, но неприятного дела: записаться к зубному, сделать неприятный звонок и проч. Сбросив с себя тяжесть мелкой проблемы, вы совсем по-другому взглянете на этот мир и с энтузиазмом приметесь за работу.

Геннадий Пристром, генеральный директор Атлант-М Украина:

— В условиях неопределенности важен не сам план как факт, а процесс планирования, когда у управляющей команды выравнивается информационное поле, вырабатывается единая поведенческая концепция, общее осознание рисков, допусков и наличия ресурсов. Сейчас в быстроменяющейся среде планирование краткосрочное. Да, есть концепция на год, но планы имеют квартальные вешки. И сверка с плановыми показателями очень важна, потому что показывает, верную ли тактику мы применяем, адекватна ли она ситуации, не ошиблись ли при моделировании. Для меня лично планирование в таких условиях важно, поскольку оно дает понимание того, что команда движется в одном направлении и осознанно действует по согласованным сценариям, а акционерам понятны наши действия и результаты.

Сейчас при планировании мы руководствуемся принципом коллективного разума. В подобных ситуациях, когда много вводных и они постоянно меняются, очень важно принимать не только информацию, но и мнения, видения, сигналы каждого члена команды. Не упираться в свою точку зрения, а стараться искать возможности, вырабатывать различные сценарии. Стараюсь быть сразу в трех состояниях — творца, критика и созерцателя. Именно различные мнения и позволяют побывать в этих ипостасях. Для меня это лучший способ поиска правильных решений.

Еще один принцип — быстрая реакция. Число и частота контактов выросли. Сейчас мы упростили формальности в протоколах встреч. Директора могут связаться со мной или своим коллегой в любое время — изменения происходят очень быстро, и оперативно доставленная информация может стать важнейшим фактором для того, чтобы предупредить кризисную ситуацию.

Наталия Венцковская, коммерческий директор Меранти-плюс:

— Планирование — это в первую очередь анализ ситуации: где мы сейчас находимся, какие существуют общие тенденции на рынке, новые веяния в продукте в разрезе ассортиментных линеек, каковы деятельность конкурентов, возможности дилеров и их состояние, сезонность, влияющая на спрос, маркетинговые мероприятия, направленные на рост объема продаж.

Изначально мы составляем годовой план и корректируем его в зависимости от ситуации на рынке. Она очень нестабильна и непредсказуема, поэтому приходится чаще корректировать планы продаж и действий, бюджет затрат, постоянно пробовать что-то новое и нестандартное. Готовых решений не существует, и опираться на прошлый опыт успешных компаний тоже неэффективно. Рынок все время меняется, приходится прикладывать гораздо больше усилий для достижения желаемых результатов.

Но в любом случае независимо от ситуации я думаю, что планирование — важный процесс: даже если по итогам какого-то периода планы оказались несбыточной мечтой, оно дает возможность понять, где были допущены ошибки, чего мы не учли и каким образом это может в будущем повлиять на результаты деятельности компании. Эти знания в дальнейшем позволят избежать хотя бы части незапланированных потерь. К тому же планирование дает возможность лучше понять, где ты сейчас находишься и с какой скоростью движешься к своей цели.

Лоран Штраус, генеральный директор Бель Шостка Украина:

— Планирование для меня является важным инструментом, с помощью которого достигаются намеченные цели. Я являюсь сторонником гибкого подхода к планированию и к любым изменениям в плане отношусь спокойно. Планирование важно также потому, что процесс создания и обсуждения планов дисциплинирует и меня, и моих сотрудников. Еще одно преимущество планирования — оно дает возможность отслеживать прогресс в реализации отдельных пунктов плана и способствует достижению намеченных целей. По моему мнению, значимость и наличие плана компании в период неопределенности даже выше, чем в обычное время. Это связано в первую очередь с необходимостью правильно определять приоритетные направления и проекты, соответствующим образом распределять ресурсы.

В целом я считаю, что намного легче менять план, чем работать вообще без него. Поэтому планирование важно для деятельности компании, но план должен быть достаточно гибким, чтобы его можно было легко адаптировать в зависимости от изменений внешней среды.

Карстен Фирке, генеральный директор Philips в Украине:

— Я вижу несколько преимуществ планирования. Прежде всего оно позволяет эффективно использовать ресурсы для достижения целей компании. Так, благодаря планированию у компании будет достаточно ресурсов для реализации приоритетных проектов и задач, а ситуация с тратой средств на проекты с сомнительными шансами на успех будет невозможна. В процессе планирования руководитель может сформировать сильную команду лидеров, ведь для создания агрессивного, но в то же время реалистичного плана действий сотрудникам нужно будет искать новые возможности, определять мертвые зоны и понять, как с ними работать. А без коммуникации и сотрудничества друг с другом это невозможно. Планирование помогает управлять рисками благодаря проработке сценариев «а что, если?», прогнозированию возможных факторов риска и разработке планов по их нивелированию. Кроме того, с его помощью можно определить конкурентные преимущества, так как при подготовке бизнес-плана сотрудники тщательно изучают сильные стороны конкурентов, позиции своей компании, ее слабые и сильные стороны, а также возможности.

На мой взгляд, план должен соответствовать ряду требований:

• быть конкретным, содержать четкие и измеримые цели, а также действия и мероприятия, сроки для каждого вида деятельности и конкретных лиц, ответственных за их реализацию;
• реалистичным, в противном случае нет смысла его разрабатывать. Вы и ваша команда должны быть уверены в том, что сможете выполнять поставленные задачи. Скорее всего, вам придется менять план с учетом меняющейся рыночной ситуации и спроса, но чтобы понять, насколько хороший и действенный ваш план, его нужно подготовить;
• простым и понятным каждому члену команды, что позволит ей действовать и работать как единое целое для достижения намеченных целей;
• предполагать вознаграждение сотрудников. необходимо, чтобы команда была заинтересована в выполнении и перевыполнении плана. У нас, например, вознаграждение зависит от выполнения плана как личного развития, так и компании.

Во времена экономической и политической неопределенности роль планирования становится еще более значимой, особенно с точки зрения прогнозирования и тщательной проработки возможных рисков.

Подготовила Ирина Коберник.