Тайм-менеджмент у відкритому офісі
Переформатовуючи свій офісний простір, компанії сподіваються покращити взаємодію між управлінцями і персоналом. Однак при цьому виникає запитання — як же лідерам знаходити час на «найважливіші речі»? Ось думка Метта Кроніна (Matt Cronin), партнера-засновника House of Kaizen, фірми, що пропонує проривні рішення з цифрового маркетингу.
Метт Кронін
(Matt Cronin)
|
Якщо ви знаходитеся в офісі без стін, то хтось завжди намагатиметься урвати шматок вашого часу. Але чи зможете ви щось робити, коли кілька людей товпитимуться біла вашого столу?
У будь-якому разі у вас не вистачить часу на всіх, хто звертатиметься за допомогою, а крім цього, ви встряватимете в ситуації, де ваша участь взагалі не потрібна. Натомість брак можливості задати вам запитання, коли ви фізично перебуваєте на робочому місці, спричинить у колективі цілком зрозуміле спантеличення. Якщо ви є, то мусите бути готові для спілкування. Але при цьому ніщо не заважає вам запровадити різні рівні доступності. Таким чином ви зможете регулювати взаємодію з підлеглими, не жертвуючи пріоритетами задля відкритості.
Три рівня доступності
Рівень доступності в офісі — це щось на кшталт вашого мережевого статусу в системі швидкого обміну повідомленнями.
«Не в мережі»
«Офлайн» — це час для самотності. Саме тоді ви можете сконцентруватися, не наражаючись на ризик, що будь-якої миті хтось може перервати хід ваших думок. Якщо ж вам психологічно важко усамітнитися, перебуваючи в полі зору підлеглих, знайдіть якійсь інший вихід, наприклад, виділіть час, коли працюватимете з дому.
«Доступний для спілкування»
Коли ви говорите, що доступні для спілкування — це означає готовність у будь-який час допомагати членам команди із розв’язанням їхніх завдань. Це повинно займати левову частку вашого часу. Намагайтесь якнайменше структурувати цей складник графіку — пристосовуйтесь до потреб підлеглих. Але при цьому навчіть людей чітко розрізняти два режими вашої роботи: коли ви доступні, а коли ні.
«Готовий до взаємодії»
Якщо ви не працюєте над своїми питаннями, відокремившись від підлеглих, або не заявили про доступність для спілкування, це означає: ви перебуваєте в процесі активної взаємодії з певною людиною чи командою. Наприклад, це може бути спілкування з підлеглим за кавою чи відвідування щомісячної наради у якомусь підрозділі. Сплануйте такі зустрічі та створіть графік часу, який ви приділятимете конкретним питанням. Тоді ви зможете повноцінно спілкуватися з людиною (чи групою), не боячись, що хтось втрутиться у цей процес.
Стратегії визначення кордонів
Ці п’ять кроків дозволять вам запобігти ситуації, коли люди постійно снуватимуть навколо вас і, відповідно, зберегти прийнятний рівень особистої ефективності.
- Зробіть собі «укриття». Робоче місце у приміщенні, де знаходяться члени вашої команди — це чудово, але трапляється і таке, що вам потрібно поговорити з кимось сам на сам або приділити увагу чомусь терміновому.
- Працюйте вдома. Сплануйте час, коли ви перебуватимете поза зоною досягнення підлеглих. Таким чином вони матимуть змогу виконувати роботу, не спокушаючись можливістю консультуватися з малозначущих питань. Приділіть цей час справі, що потребує заглиблення в тему.
- Дотримуйтесь засади «якщо я є — це означає, що я є». Перебування в одному офісі з підлеглими зміцнює зв'язок між вами, створюючи відчуття спільної взаємодії. Тож якщо ви вже ділите фізичний простір з командою, будьте насправді поруч з людьми.
- Не втручайтесь без потреби. Як би не хотілось дати вказівки чи рекомендації, тримайтесь осторонь, якщо ситуація не потребує вашої уваги. Поважайте кордони особистого простору підлеглих — адже не лише хочете, щоб інші шанували ваше право попрацювати на самоті.
- Ведіть календар, який був би відкритий для всіх. Визначте дні, коли ви доступні, а коли ні. Доведіть цю інформацію до всієї команди. Не змушуйте людей губитися в здогадках — чи можуть вони до вас звернутися. Заохочуйте підлеглих використовувати календар для резервування часу на спілкування з вами. Ще краще, якщо вони заздалегідь інформуватимуть вас про зміст зустрічі. Тоді ви знатимете, чого очікувати — сфокусованого обговорення певної проблеми чи вам доведеться відповідати на запитання.
Попри деякі складнощі, відкритий офіс дає всім величезні переваги. Постійна взаємодія з підлеглими дозволяє налагодити дієву систему зворотного зв’язку, що сприятиме якнайефективнішому досягненню цілей бізнесу. Головне — не боятися бути доступним для спілкування, але потрібно впевнитись, що ви та ваша команда однаково розумієте зміст поняття «доступність».
За матеріалами "How To Be A Productive CEO With An Open-Door Policy", CEO.com.
|
