Черные дыры проектного менеджмента

Автор: Светлана Гоман
Источник: Sostav.ua

До столкновения с реальностью теория не имеет изъянов. Мы можем прекрасно разбираться в инструментах тайм-менеджмента, управления проектами, оценки и диверсификации рисков, уметь их применять для стабильного ведения дел. Но реальность быстроменяющегося пространства не стабильна: непредвиденные задачи и смещение направления, давление, манипуляции, эмоциональные всплески, внешние факторы, форс-мажоры. И эти нестабильности в современном мире — исходные условия, где теория остается на одном берегу, а реальность переводит на другой, образуя огромный разрыв.

Важно не просто уметь правильно структурировать свое время, правильно расставить задачи и оформить день. Критично важно управлять своим состоянием в этом дне. Поэтому направление state management для нашего бизнеса становится остро актуальным. Современные коммуникационные проекты стали той черной дырой, где мы теряем заряд, несмотря на нашу структурность, где постоянно маячат на горизонте, готовые поочередно включиться, планы Б, Ц, Ж, где наши прокачанные скилы лидера проекта готовы капитулировать перед демотивацией команды.

Давайте посмотрим на наш рабочий день через опыт команды и собственный опыт, где можно расставить точки баланса и вдохов-выдохов.

Команда на старте проекта

Ваши ожидания

Провести установочную встречу максимально эффективно. Все соберутся вовремя, бриф будет прочитан накануне. Команда рационально прояснит все вопросы. Оставшиеся вопросы адресно сформируют для последующего прояснения. Все выйдут довольные собой и окунутся в увлекательный мир нового продукта.

Реальность

Это не первая встреча, у кого-то уже и не вторая. Есть расфокус, раздражение, перегруз, желание побыстрее все закончить и уйти заниматься работой вместо «этих длинных разговоров». Один участник с головой в только закончившемся конфи-колле, второй — пишет сообщение няне, третий — уже почти уснул, потому что во всех митингах всегда не хватает воздуха.

Что сделать

Навести резкость. Цель — все должны уйти с пониманием своей роли и ответственности. Сделайте вдох и продемонстрируйте состояние аллертности всем участникам — это заряжает. Шаг за шагом проведите полную вербализацию своего проекта. Если каждый участник команды четко проговорит и подытожит свой вклад — это совершенно точно уменьшит пробелы и нестыковки в самом продукте. Каждый кусочек проекта будет иметь своего хозяина, в каждом будет названа задача.

Команда в середине проекта

Ваши ожидания

Все согласно установленному плану. Каждый увлеченно погружен в свой участок продукта и к промежуточному митапу вот-вот будет виден контур продукта.

Реальность

«Мы раньше делали это так, но сейчас не работает», «Мы раньше тянули через этот фильтр, а сейчас, оказалось, он не нужен», «Сам шаблон презентации какой-то неудобный и весит много».

Что сделать

Синхронизировать и направлять. Независимо от срока, выделенного на работу, ровно посередине возникает максимальная синхронизация: споры и обсуждения прекращаются, начинается работа. Главная задача проджекта, когда работа уже запущена — поддерживать синхронизацию команды. Смысл здесь не в дерганьях и бесконечной сверке часов. При отлаженной работе люди и сами выполнят свою работу в срок. Смысл, скорее, о эмоциональном фоне команды. Вовремя заметить, где образовалось узкое горлышко. Вовремя подключить необходимую консультацию. Управление эмоциональным фоном сейчас — ваша инвестиция в успешное доведение проекта до цели. Если в вашей команде есть джуниор-специалисты, обязательно обратите внимание на их страхи. Часто причина их появления в преувеличении масштаба катастрофы и доведении ее до невероятных размеров, если что-то пошло не так. Замечайте это, подсказывайте и помогайте вербализировать. Научите своих коллег не стесняться просить помощи у более опытных товарищей.

Команда на закрытии проекта

Ваши ожидания

Конструктивно обсудить зоны роста, зафиксировать их для проработки. Выдохнуть и порефлексировать для дальнейшего рывка.

Реальность

Усталость команды. Местами собственная неудовлетворенность. Плохое восприятие критики.

Что сделать

Благодарить. Часто мы не умеем или спешим и забываем это делать. А ведь благодарность — это ресурсная точка для последующего взаимодействия. Мне лично очень нравятся наши ритуалы благодарности. Специально для этого у нас заготовлены кудо-кардс. Пишите благодарности друг другу. Это вдохновит вас и команду.

Если вы проджект, то вся ваша жизнь — от kick off понедельника до kick out пятницы.

Проджект на старте проекта

Victory loves preparation. Старт похож на отбытие в плавание на весь период проекта. Поэтому важно быть к нему подготовленным. Проживите ваш проект наперед, максимально его визуализируя. Ресурс выдается под запрос, поэтому формулируйте себе этот запрос вовремя и корректно. Проведите риск-менеджмент для себя. Каким будет ваш эмоциональный фон во время возможной турбулентности? Где может быть ваше личное узкое место?

Ответив на все вопросы, смело берите на себя свою роль и серфите процессы.

Проджект в середине проекта

Go with the flow. Движение в проекте должно быть синхронизировано с вашей остальной жизнью. Следуйте своим уникальным ритмам. Это нормально, если в течение дня у вас будут перемежать максимально эффективные тайм-слоты с неэффективными вовсе. Все зависит от ваших личных биоритмов. Поэтому ваша задача — заметить свой час, который сделает день, и энергетическое дно. В эффективное время оградите себя от дерганий и сосредоточьтесь на главном. На спаде — отпустите педаль из положения в пол. Сделайте короткие дела. Проведите небольшие телефонные разговоры. Распределение намеченных задач именно в таком органичном режиме даст наибольшую эффективность к концу дня, соответственно, максимальную удовлетворенность.

Проджект на закрытии проекта

Be kind to your mind. Многое накопленное за период взаимодействия и реакции могут быть совершенно разными. Научите себя отделять личное от своей роли и вместе с ритуалом чистки зубов и душа заведите ритуал базовой психогигиены. После каждого проекта спросите себя: что было лишним и замедляло (мысли, убеждения, эмоции), что нужно привести в порядок (темплейты, материалы), что можно улучшить (процесс, правила). В любом случае — не требуйте от себя невозможного. Лучше небольшие и конкретные изменения, чем все сначала с какого-то понедельника.

Чем хочется закончить для команды: любой проект может превратиться в ваш страшный сон. Ищите вдохновение и поддержку во всем, не упускайте мелочи: часто они делают 90% настроения (ваш супербариста, который точно знает, сколько сахара вам положить; ваш коллега, который точно знает, что сегодня надо помолчать, а завтра — обняться).

Чем хочется закончить для проджектов: PMI в своей концепции PMI Talent Triangle много внимания уделяет необходимым навыкам современного руководителя. Только технические навыки совсем не гарантируют успеха. Он должен уметь вести команду за собой. Относитесь бережно к своему ресурсу, он очень нужен вашим людям.

Об авторе:

Светлана Гоман, New Business Director razom communications.