Всевидящее око. Как управлять удаленной командой

Автор: Наталия Алекса
Источник: Forbes.ru

Чтобы организовать работу коллектива без офиса, стоит развить несколько «мягких» навыков.

Ни для кого не секрет, что удаленные сотрудники выгодны для бизнеса: здесь и сокращение издержек на содержание офиса, и возможность выбрать лучших кандидатов без привязки к определенной локации. Но как заставить людей, которых вы не видели ни разу в жизни, эффективно работать — загадка для многих руководителей.

К сожалению, в такой ситуации классических навыков управленца недостаточно — в этой системе на первый план выходят «мягкие навыки» (soft skills).

Доверие

Парадокс, но удаленным сотрудникам нужно доверять намного больше, чем команде, которая сидит с вами в одном open space.

Почему? Во-первых, все ваши личные ресурсы могут быть запросто потрачены на борьбу с ветряными мельницами. Если вы будете постоянно думать, работает ли сотрудник вообще, работает ли он достаточно эффективно, может ли он работать еще качественнее, то совсем скоро все ваше время и силы будут расходоваться только на контроль.

Во-вторых, вы погрязнете в микроменеджменте или, хуже того, начнете все делать вместе, а потом и вместо команды.

Что делать? Не ждите, что ваши подчиненные будут работать с той же вовлеченностью и отдачей, что и вы. Делите на 10, и вы будете потрясены, как много и качественно работают люди, если на них не давить.

Конечно, для того чтобы вы могли доверять своим сотрудникам, подбирайте их максимально тщательно с учетом всех особенностей вашей компании. Отклик на вакансию (резюме и сопроводительное письмо) продемонстрирует мотивацию и умение преподносить данные системно. Не столь важен опыт, сколько умение думать, аргументировать и излагать свои мысли. Тестовые задания, которые вы даете кандидатам, должны иметь четкий срок исполнения. На этом этапе отсеивается около 90% откликов, и именно тестовое задание показывает, насколько человек способен работать в удаленном режиме, когда начальник не стоит над душой, но дедлайны никто не отменял. И конечно, третий этап — скайп-переговоры, на которых вы проверяете, насколько человек подходит по своим, например, личностным качествам или соответствует миссии компании.

В ловушку недоверия попадает 98% руководителей удаленных команд. Обычно эта болезнь излечивается первым эмоциональным выгоранием или первым увольнением своего подчиненного. Далее либо вы учитесь и перестраиваетесь, что всегда болезненно, либо понимаете, что удаленное управление не ваш конек, и меняете карьерные приоритеты.

Что делать? Тщательно подбираем людей в команду и снижаем уровень ожиданий.

Коммуникации

Все проговаривайте дважды.

Почему? К сожалению, до 60% информации человек усваивает через невербалику. Работая удаленно, команда лишается этих ценных 60%, а значит, их надо восполнить через доступную и понятную систему коммуникаций.

Что делать? Вам нужно найти удобный для всех таск-менеджер. Важно, чтобы задачи не путались, не терялись, не дублировались. Все должно быть просто и прозрачно. Далее необходимо создать единое информационное пространство, куда будут выложены общие документы и все, что необходимо для комфортной работы. И самое главное правило: всегда просите сотрудников проговорить, как они поняли задачу, это сэкономит вам много времени, сил и нервов.

В итоге вы придете к постоянной нормальной системе принятия задач: задача ставится в таск-менеджере, сотрудник проговаривает, вы анализируете, правильно ли он понял, что от него ждут (один, два, три, в такие-то сроки), и, если все верно, — побежали работать! Если где-то есть недопонимание, проговариваем еще раз так, как удобно: устно, письменно, делаем инструкцию, снимаем видео… Для этого подойдет любой доступный вид коммуникации.

Самое сложное — загнать всю команду в единый таск-менеджер и заставить всех (!) участников процесса пользоваться им постоянно. Тут вам поможет только время и системность, а далее выработается привычка.

Единое информационное пространство и саммари принятых задач помогут вам убедиться в том, что все говорят на одном языке — языке вашего бизнеса.

Мотивация

Миссия и понимание ценностей — единственное, что связывает удаленную команду.

Почему? К сожалению, не одной зарплатой «сыт» человек, и, чтобы заставить человека работать, когда у него под боком уютная и теплая кроватка, «фейсбучек» и сериальчики, нужно дать команде чуть больше, чем просто оплату труда.

Что делать? Удаленной команде очень нужны общие мотивационные собрания: все участники проекта должны понимать, откуда и куда идет компания, какие есть сложности и что позволит команде быть еще эффективнее, чем прежде. Обязательно поддерживайте и внедряйте инициативы сотрудников. Попробуйте хвалить и быть благодарными — больше и чаще, чем мы все привыкли.

Если ваша компания можете позволить себе мотивационные бантики и плюшки — прекрасно, но без единой вдохновляющей цели плюшки тоже работают недолго.

Практика показывает, что удаленно может эффективно работать только тот сотрудник, который верит и разделяет миссию и ценности проекта. Определите и четко сформулируйте вашу цель, миссию и задачи, убедитесь, что все их знают, понимают и разделяют. И не забывайте хвалить и поддерживать инициативы сотрудников.

Правила

К сожалению, все обозначенные выше скиллы не дадут никакого эффекта, если у вас не будет четких и однозначных правил, выполняемых всеми участниками команды.

Почему? Творчество и самоорганизация прекрасны, но только не там, где вы делаете бизнес. Достижение целей требует системы и понятных, легко считываемых для исполнения правил.

Что делать? Создайте органическую и стабильную систему из всего. Подбор персонала — четкие критерии и системы оценки. Коммуникации — планерки в определенное время с определенным содержанием. Мотивация — KPI с понятной системой вознаграждения. Правила должны быть едины и иметь одинаковую силу для всех участников команды.

Да, этот пункт может стать откровением. Ведь кажется, что если вы доверяете сотрудникам, а в вашей команде все в порядке с коммуникациями и мотивацией, то пазл сложился. Но нет! Наш опыт показал, что важно было не только определить вменяемые границы и понятные правила игры, но и подчинить им всех сотрудников. Ситуация, когда перед законом все равны, сглаживает очень много противоречий и разногласий.

Для эффективной работы удаленной команды нужно смешать в равных пропорциях доверие, внятные коммуникации и четкую мотивацию, а потом приправить все это правилами. Поздравляем, ваша удаленная команда готова к управлению!

Иллюстрация: Depositphotos.com