Трансформируйте ваш подход к презентациям

Источник: Talent Management

Как создать впечатляющую презентацию? Советы и лучшие практики от Николь Кан (Nicole Kahn), руководителя проектов в компании IDEO, колыбели концепции дизайн-мышления.

Николь Кан (Nicole Kahn)

Это нечто, что мы хотим изменить — мы хотим обеспечить условия, при которых все наши дизайнеры будут считать себя сторителлерами".

Кан вместе с командой коллег сторителлеров помогла стать чемпионом в этой философии серия мероприятий, проведенных в офисах IDEO по всей стране. Цель: предоставить модель для того, чтобы презентации хорошо выглядели, а также давали возможность разработчиками говорить о том, что вдохновляет их творчество и получать надежную обратную связь от аудитории их коллег.

В недавних мероприятиях Design+Startup, проведенных FRR (First Round Review), Кан и её коллеги по команде поделились накопленными знаниями, которые стали набором лучших практик для проведения впечатляющих презентаций.

Найдите вашу историю

Проведите «Бар-тест»

"Конечно, бары — это дружелюбные, социальные места, но есть нечто, действительно важное, что происходит, когда вы находитесь в баре", — говорит Кан. "Вы используете прямую речь. Вы говорите убедительно и весело. Вы не цитируете тонны данных, вам не нужно использовать слишком корпоративный язык, за исключением, может быть, цитат в кавычках".

Эти опыты показывают, что у всех у нас есть врожденные способности к тому, чтобы создать хорошую историю, но мы склонны забывать об этом на работе. Итак, как бы выглядела ваша презентация, если бы вы делали её в баре? Как быть, если для вашей графики у вас были бы только оборотные стороны салфеток? Как это изменило бы способ подачи информации?

Если мы сделаем тестирование историй в баре рабочей средой, мы будем в больше в состоянии ответить на вопрос "О чем это вообще?" — говорит Кан. Когда мы находимся в середине проекта, количество историй, которые мы могли бы рассказать, можно сравнить с количеством звезд на небе, и мы очень рады поделиться всем, что мы сделали, но мы не можем это сделать.

Для запуска «Бар-теста» дизайнеры IDEO начинают говорить с другими людьми, часто незнакомыми, прежде чем собрать всю презентацию целиком. "Мы рассказываем им нашу историю. Мы вербализуем это. Мы хватаем коллегу, который совершенно не знаком с тем, что мы делаем, покупаем ему пиво или кофе и тратим 15 минут, чтобы увидеть, понимает ли человек основную мысль презентации».

"Когда вы делаете это со своими коллегами или членами семьи, обращайте внимание на мелочи", — говорит Кан. Мы замечаем, когда они опираются на стену, смотрят в сторону или настигают свой телефон. Мы замечаем кивки и вздохи. Вот как мы выясняем, что скучно, а что — откликается.

Это не должно занять много времени — требуется всего 15 минут для того, чтобы выпить кофе и получить один или два фрагмента обратной связи. "Будьте краткими. Это магия вербализации вашей истории. Вы ничего не инвестировали в это и нет никаких причин для того, чтобы застревать. Вы можете повторить это снова и снова".

Постройте вашу дугу

После хорошего "бар-теста" у вашей истории должна появиться дуга: основные моменты, реперные точки для того, чтобы сделать её незабываемой.

Всего три основных элемента делают большую историю:

• Ваша сквозная линия, которая соединяет всё вместе — тот смысл, который, в первую очередь, вы вкладываете в эту историю.

• Набор выражений и шуток, которые обеспечивают тактильные ощущения присутствия в опыте, берут вашу аудиторию в путешествие и создают драму.

• Моменты рефлексии — рассказ о том, как вы сами чувствуете эту историю, чтобы заставить их чувствовать себя определенным образом.

Когда дело доходит до волнующих историй, не переживайте по поводу их четкой структуры или рамки. Они полезны, даже если описывают мизансцену. Кан приводит пример: "Это было в среду вечером, и четверо выступающих скрипели досками пола, как если бы это были волны, разбивавшиеся снаружи. Я говорю вам это, и вот вы уже со мной в комнате, хотя это довольно скучная история. Ничего не произошло, но это начало чего-то. Сделайте волнующие фразы дугой вашей истории и вы сможете рассказывать, меняя направление и уровень напряжения. Способность их изменить даст вам такой контроль и такую гибкость какую вы захотите".

Точно так же по всей вашей истории должны быть разбросаны моменты рефлексии, чтобы привлечь внимание, создать близость с вашей аудиторией и дать им войти в процесс.

Я могу сказать что-то вроде: "Я знала, что происходило нечто особенное в тот момент, когда я встретила Сэнди и она сказала одну вещь". Это сигнал слушателям обратить внимание.

"Когда мы встречаемся с новыми клиентами, мы часто говорим что-то вроде: "Эй, это то место, где по нашему опыту отстаёт или застревает много других клиентов". И они всегда внимательно будут слушать эти идеи. Это даёт вам чувство экспертизы", — говорит Кан.

Когда вы собираете все эти элементы вместе — с помощью сквозной линии, которую вы нашли в общении с другими людьми, историй, которые волнуют воображение, а также точек рефлексии, которые привлекают внимание людей к тому, о чем вы говорите — вы нашли свою историю.

Отшлифуйте вашу историю

Меньше слов, больше изображений

Даже IDEO излагает свои основные принципы на слайдах, представляя проекты. И хотя существуют сотни, если не тысячи руководств о том, как построить убедительные презентации, но Кан говорит, что на самом деле есть только одно правило, которое вы должны помнить: "Изображения имеют власть".

"Это кажется очевидным, но самом деле, это очень трудно сделать и это требует большого самообладания", — говорит она. Но есть очень важная мысль за пределами этого — если у вас есть визуальные эффекты на экране и немного слов, вы делаете людей зависимыми от вас как от ведущего, чтобы узнать, что происходит. У вас есть власть в комнате. У слайдов — нет".

"Когда вы открываете слайд, покрытый текстом, вы в буквальном смысле слова отказываетесь от вашей власти создавать историю и управлять вниманием.

Публика пытается читать слайд и в то же время я просто повторяю то, что написано на нем — и они, вероятно, могут сделать это лучше и быстрее, чем я. У меня нет никаких преимуществ».

Некоторое время назад, Кан работала над проектом, связанным с бегом. Она знала, что может сказать что-то умное о беге, но лучше использовать ряд вдохновляющих фотографий, чтобы её идея проходила через всю презентацию. Там нет одной дороги, по которой бегут люди. Некоторые бегут по тропинкам, некоторые по улицам, некоторые по беговой дорожке. Некоторые люди слушают музыку, другие используют бег для спокойного размышления. Она хотела проиллюстрировать все эти варианты использования бега таким образом, чтобы люди мгновенно их поняли.

Так, чтобы сопровождать эти мысли, она показывала фотографии разных людей, работающих в той или иной среде, в разное время суток, носящих разную одежду, и многое другое.

«Моя цель состояла в том, чтобы показать, как много было места на рынке. Использование изображений привлекает ваше внимание к этой идее, в то же время развлекая вас».

Многие люди спрашивают Кан, как они должны помнить все, что они хотят сказать, если на слайдах нет текста, чтобы намекнуть им об этом. Она рекомендует спикерам использовать акустические заметки, которые вы можете слышать, а ваша аудитория — нет. Эти заметки встроены прямо в презентации Keynote и PowerPoint для каждого слайда. В то же время, они не должны быть костылем, на который вам всё время приходится опираться.

Я не читаю дословно текст, встроенный в презентацию, но он просто держит меня на дуге. «Быть на дуге» — означает просто знать те точки, на которые вы сделаете основное ударение и больше ничего. Короче говоря, дайте себе пространство для рефренов, скольжения вокруг волнующих историй и отвечайте на настроение и реакции в группе.

Рассказывайте вашу историю

Это шокирует, как много людей проводят презентации не репетируя заранее, презентации, от которых зависит, например, их будущая карьера. Репетиция неудобна. Кажется, что она отнимает много времени. Это электризует нервы, когда вы представляете, как будете чувствовать себя во время реальной сделки. Но единственный способ действительно оптимизировать ваше выступление — это проверить его на практике, говорит Кан.

"В IDEO, мы, как правило, готовимся за 5 минут до начала встречи. Чернила ещё сохнут на проектно-технической документации, а это значит, что у нас никогда не хватает времени, чтобы репетировать", — говорит Кан. «Но, на самом деле, мы пришли к пониманию совершенно другого направления. Мы проводим всё это время, исследуя, проектируя и шлифуя наши истории. Почему мы не тратим время, чтобы работать над нашей подачей?»

Как ни странно, интенсивная практика, казалось бы, идет вразрез с философией IDEO, о том, что творчество должно быть спонтанным. Компания имеет обязательство представлять большие идеи, придавая им видимость естественности и неподготовленности. «Дело в том, что в то время, как люди являются прирожденными рассказчиками, нет такого понятия, как прирожденный ведущий».

Для каждого проекта, все зависит от того, как дизайнер общается в конференц-зале, от часто очень занятых руководителей, которые сидят на встречах в течение всего дня и имеют массу других вещей в их головах. «Очень важно оставить их с историей, которая будет резонировать» — говорит Кан.

«Репетиция перед презентацией настолько трудна потому, что вы можете быть уязвимы, когда вы не совсем готовы» — отмечает Кан. Вы хотите выбрать историю коуча, когда вы репетируете и вы выбираете мудро.

Лучшим рассказом коуча будет тот, который не будет разрывать вашу историю на куски. Он будет сосредоточен исключительно на том, как ваш существующий материал может продвигать от хорошего к великому. Где есть пробелы? Где точки, которые могут быть усилены, или истории, которые можно упростить или сделать более интересно для максимума удовольствия? Самое главное, что они примут во внимание ваш график и будут знать, как скорректировать свою обратную связь на основе того, где вы находитесь в процессе. Никто не захочет вернуться к флипчарту, если на следующий день назначена презентация.

Помните о том, что показать вещи такими естественными, как вы хотите, можно только если вы очень тщательно формировали вашу историю. Существует драматургия. Существует дуга повествования. Есть точки, которые нужно проработать. Это вообще не похоже на обычную историю. Вот почему такие удивительные ведущие как Дэвид Келли и Тим Браун много практикуются. Это сделает вас невозмутимым перед лицом любой неожиданности.

Презентация IDEO

• Используйте "бар-тест" и занимайте уши незнакомцев, чтобы помочь вам понять вашу точку зрения, истинную заинтересованность людей и естественный ритм вашей истории.

• Делайте мастерство приоритетом, когда дело доходит до фактического представления вашей идеи, даже если вы создали слайды. Выберите визуальные эффекты, а не текст, чтобы расширить свои возможности как рассказчика и того, кто управляет вниманием.

• Неустанно практикуйтесь с кем-то, кому вы доверяете, чтобы получать необходимую полезную обратную связь, и инкорпорируйте всё лучшее.

По материалам "This Advice From IDEO's Nicole Kahn Will Transform the Way You Give Presentations", First Round Review.