Работа без аренды офиса: опыт создания виртуальных команд

Автор: Анна Боднарчук, журнал "Управление компанией" (№9, 2008)

Каждый раз, когда приходится оплачивать счета за аренду офиса, мебель, связь и всякие канцелярские радости, редкого работодателя не посещает мысль: «Эх, а как бы сэкономить на этом всем?» Самое очевидное решение — сокращение штата, но всерьез такая идея не воспринимается — ведь «кадры решают все». Кадры действительно решают все, но для этого некоторым из них совершенно не обязательно находиться в офисе по 8 часов в сутки.

С победным шествием интернета по планете сэкономить на содержании штата и зарплате (привлекать людей только тогда, когда они действительно нужны) можно при помощи виртуальных команд. Понятно, что организация и контроль работы такой команды отличаются от обычных. И это может сыграть злую шутку. Поэтому попробую систематизировать и представить опыт, приобретенный нами в результате более чем полугодового сотрудничества с несколькими командами фрилансеров ­(про­граммистов, блогеров, специалистов по поисковой оптимизации и ­маркетингу).

Вопрос первый: где искать людей?

В первую очередь — на специальных сайтах, которые созданы именно как площадки для встречи работодателя и фрилансера. В качестве примера можно привести такие сервисы, как Free-lance.ru, Weblancer.net, Freelancer.com.ua и подобные им, которых сегодня существует огромное множество. В последнее время начали появляться разделы для фрилансеров и на обычных сайтах по поиску работы. Так что проблем с обнаружением «тусовки свободных профессионалов» возникнуть не должно. Полезно заглянуть также на узкотематические форумы (например, если ищете специалиста по поисковой оптимизации — посетите forum.searchengines.ru), на которых наверняка есть ветка «Поиск/предложение работы». Еще один вариант — социальные сети деловой направленности вроде Linkedin и Profeo. Не стоит забывать и о сарафанном радио — кто-то из реальных и виртуальных друзей (блогеров, обитателей социальных сетей) вполне может подсказать нужного человека или таковым оказаться.

Вопрос второй: как подбирать?

Найти 1001 претендента на выполнение того или иного задания — не проблема. Главный вопрос — как отобрать тех, кто сможет давать необходимый результат в режиме удаленной работы? Вот это уже задача не из легких. Попробуем разложить ее по полочкам. Основное отличие отбора персонала для работы в офисе от подбора виртуальной команды — возможность личной встречи (беседы) с потенциальном сотрудником. Можно, конечно, искать фрилансеров, живущих в одном с вами городе, но такой подход в разы сократит поле поиска, и многие профессионалы будут вам недоступны. Поэтому стоит научиться даже на расстоянии нанимать людей, руководствуясь не только уровнем их знаний, указанным в дипломах и резюме, но и личностными особенностями, предпочтениями, мотивацией к постоянному росту. Ведь связывать этих людей в команде будут не пункты в резюме, а общие интересы — как личные, так и профессиональные.

Виртуальное собеседование делает процесс набора людей в команду очень трудным. Нельзя просто сесть и почувствовать человека, узнать его — придется определять личность, качества характера и пристрастия по-другому. Но как? Для начала стоит вспомнить крылатую фразу — «скажи мне, кто твои друзья, и я скажу кто ты». Изучите портфолио потенциального сотрудника. Практически все специализированные сайты (о которых шла речь выше) предоставляют возможность не только посмотреть готовые работы, но и прочитать отзывы заказчиков. Обычно на этом моменте работодателя начинают грызть сомнения: а что стоит для мошенника зарегистрировать новый аккаунт на том же сайте, ведь это же интернет, каждый пишет что хочет? Зарегистрировать новый аккаунт действительно можно, но репутацию, примеры успешных проектов, связи и другие наработки перенести на него нельзя, поэтому любой фрилансер очень дорожит своим аккаунтом и любимым ником, под которым его знают постоянные клиенты. Смена же такого ника может послужить поводом для возникновения недоверия и целого ряда не очень приятных вопросов, так что в этом плане доверять (но проверять) подобным сервисам можно. На всякий случай подстрахуйтесь. Воспользуйтесь поиском по сайту (и по сети вообще) и поищите ник/адрес электронной почты/номер ICQ потенциального сотрудника. Вполне возможно, что за несколько минут вы узнаете много интересного, что поможет вам в выборе.

Пройдя этот первоначальный этап, можно приступать собственно к виртуальному собеседованию. В ходе беседы задайте человеку классические вопросы, но, помимо этого, обязательно спросите, какие книги он читает, за какими блогами и сайтами следит, на каких людей равняется в индустрии, как реагирует на те или иные события, связанные с его профессиональной сферой. Это поможет узнать что-то про интересы претендента, его уровень ответственности и преданность работе. Если человек тратит время на наполнение собственного блога (имеется в виду не блог в стиле «моя жизнь»), значит, у него есть масса идей, и он хочет работать над ними, развиваться. Суть в том, чтобы найти тех, кому нравится то, чем они занимаются, а затем — создать условия, в которых они могли бы проявить свои таланты — на благо компании и самого себя.

Естественно, при наборе виртуальной команды возникает вопрос: «А как эти люди смогут успешно взаимодействовать, ведь они совершенно не знакомы друг с другом?» Это опасение понятно, но здесь важно понимать специфику удаленной работы. Б?льшую часть времени они будут не друг с другом контактировать, а работать по плану с задачами, которые ставите вы. Поэтому личные симпатии и антипатии будут влиять на ход работ в самой минимальной степени. Это отнюдь не исключает их общения между собой (по рабочим вопросам) — зачем вам быть передаточным звеном, если например, веб-дизайнер намного быстрее решит все насущные проблемы с разработчиком сайта? Здесь трения могут возникнуть скорее всего на почве профессионализма/непрофессионализма, следовательно, именно на этот критерий отбора стоит в первую очередь обратить внимание (на портфолио и отзывы). Ну, и не забывать о совпадении интересов (здесь помогут блоги) — чем ближе их профессиональные интересы (и не только профессиональные), тем проще им будет найти общий язык.

Вопрос третий: как наладить коммуникацию?

Прежде всего нужно познакомить всех членов команды друг с другом, естественно — виртуально. Для этого надо собрать максимум информации об их блогах, профилях в социальных сетях, мессенджерах и прочих следах в мировой паутине и предоставить для всеобщего ознакомления. Так люди узнают, кто чем интересуется и увлекается, какой у кого есть опыт — и поймут, с кем они будут работать.

Следующий этап — организация коммуникации. Грамотно выстроенная связь поможет сделать команду командой и обеспечит высокую скорость принятия решений. Здесь вам понадобится мессенджер для «быстрых переговоров», для этого вполне подойдут Skype или ICQ. Также необходимо создать единое место для хранения документов по проектам, которое будет доступно для всех участников. Для таких целей хороши, например, сервисы Google.Docs. Там же обязательно необходимо иметь общий планировщик (например, Google.Calendar), благодаря которому все участники будут видеть, что делается по проекту «здесь и сейчас», кто на каком этапе находится и т.д. Понятно, что это базовые инструменты, те, без которых (не обязательно названных, есть и другие альтернативы, например сервисы ZOHO) невозможна работа виртуальной команды.

Далее следует задуматься вот о чем. Несмотря на доступ ко всей информации, графикам работ и налаженную связь друг с другом, вам все же нужно позаботиться о возможности проведения онлайн-совещаний. Какой инструмент для этого использовать — уже не принципиально, для видеоконференций подойдет тот же Skype, для текущих совещаний — неплохо работает Campfire.com. Почему это так важно? Все дело в том, что самый большой минус виртуальной команды — отсутствие возможности собрать всех сотрудников вместе. В обычных, не удаленных командах множество отличных идей возникает в ходе ежедневного общения, кофе-пауз, обедов. Для этого и необходимы короткие совещания, которые помогают всем «войти в струю» каждый новый рабочий день.

Вопрос четвертый: какие подводные камни встречаются в работе с виртуальной командой?

Предположим, что вы провели все «собеседования вслепую», набрали необходимых вам людей и наладили между ними связь. Надо начинать работать… и не забывать о существовании подводных камней.

Талант на работе

В первую очередь нужно понимать, что при такой схеме подбора персонала вам нужно быть готовым к ошибкам (которые отразятся на сроках реализации проекта/ов) и учесть возможность их совершения еще при планировании. Да, большинство людей хотят работать дома и не ездить в офис, однако на поверку получается, что многие не готовы к этому. Бывают ситуации, когда талантливые специалисты не справляются с заданиями не потому, что у них недостаточно для этого знаний и навыков, а потому, что они не могут работать дома без дополнительного контроля. Понятно, что вы едва ли сможете повлиять на это уже в процессе работы — вы же не станете специально нанимать человека и платить ему зарплату только за то, что он будет стоять над вашим сотрудником и контролировать его (к сожалению, многие руководители понимают суть своей работы именно так). Поэтому тут есть только три инструмента, с помощью которых можно подстраховаться. Два из них вы уже использовали в процессе подбора — убедились, что человек выполняет задания в срок и с требуемым качеством (отзывы и портфолио), и подстраховались, имея на примете людей, которые в случае чего смогут принять эстафету. Третий инструмент — это система мотивации, которая должна быть устроена таким образом, чтобы человек четко понимал: не сделаю вовремя конкретное задание — не получу конкретную сумму денег.

Психология

С психологической точки зрения, управление виртуальной командой существенно отличается от управления командой реальной. Известно, что львиная доля воспринимаемой человеком информации — невербальная. Поэтому готовьтесь к тому, что придется обращать особое внимание на привычки сотрудников и учиться читать между строк. При определенных навыках даже в переписке по ICQ можно быстро заметить, что есть какая-то проблема (а значит — риск для проекта) — такие мелочи, как смайлы, пунктуация и частота реплик значат очень многое. Основной принцип здесь — знать каждого члена команды, его привычное поведение и замечать, когда человек начинает вести себя по-другому. Чем раньше выплывет что-либо подобное, тем меньше будет масштаб проблемы.

Интернет

Интернет не только позволяет виртуальной команде существовать, но и постоянно ставит палки в колеса. Например, интернет-мессенджеры сильно мешают сосредоточиться на рабочем процессе — кому не знакомы постоянные смайлики от друзей в ICQ? И самое главное, что с этим практически ничего не поделаешь — все зависит от конкретного человека и его способности концентрироваться на выполнении того или иного задания. А сколько еще всего интересного в интернете? Это на самом деле одна из основных проблем — предусмотреть ее стоит еще на этапе подбора. Также надо стараться минимизировать общение членов команды «один на один». Когда переписка открыта всем, на отвлеченные темы не сильно пообщаешься.

Фокусируйтесь на результате.

План в помощь

Могу дать еще пару полезных советов из собственного опыта. Как уже было сказано выше, временные рамки при работе с виртуальной командой в любом случае более растянуты. Поэтому в качестве основного критерия оценки эффективности работы стоит использовать получение желаемого результата, а не количество часов, которые необходимо отработать. Здесь надо использовать главное преимущество удаленной работы — гибкое планирование. Четкого ежедневного графика просто нет, но каждый человек должен иметь собственное расписание (доступное для всех) — это важно. Необходимо также выделить диапазон времени, в течение которого каждый человек будет доступен, и донести это до всех участников. Так устанавливаются четкие ожидания в команде (естественно, с некоторой погрешностью) — каждый может начать работать с человеком тогда, когда тот будет готов.

Управляйте процессом общения

Люди есть люди, а жизнь — это не только бизнес. Поэтому как бы мы ни были заняты работой, простого человеческого общения не избежать. Так почему бы не повернуть желание людей пообщаться в полезное русло, сделав этот процесс более управляемым? О его организации должен позаботиться лидер команды. Руководствоваться здесь нужно одним простым принципом — «делу — время, потехе — час». В работе виртуальной команды можно найти место и обычной болтовне, и рассматриванию фотографий, и поздравлениям с праздниками, и напоминаниям о них, и прочим простым радостям жизни. Главное при этом — соблюдать пропорции, причем, как мне кажется, очень полезно все-таки собраться хотя бы раз вместе в каком-нибудь «санатории», чтобы познакомиться и пообщаться вживую.

Результативная работа виртуальной команды действительно возможна, причем с развитием интернета и появлением новых сервисов таких возможностей становится все больше. Людям не нужно тратить время на дорогу в офис и домой — его можно использовать более рационально, что, однако, обязывает усилить самоконтроль. А тогда, глядишь, можно и на офисе сэкономить, и результатов неплохих добиться — все в наших руках.

Об авторе:

Анна Боднарчук, директор супермаркета лицензионного программного обеспечения «Софткей-Украина».