Покроковий план: як вибудувати бізнес-процеси в компанії та збільшити прибуток

Автор: Олег Зубченок
Джерело: "НВ Бізнес"

Логічно, що потрібно більше заробляти і менше витрачати, але чим у цьому можуть допомогти робота з опису і поліпшення бізнес-процесів компанії?

Тема ефективності бізнес-процесів компанії зараз актуальна для переважної більшості компаній і їхніх власників. Подякуємо пандемії COVID-19, яка драматично прискорила перехід до цифрової трансформації бізнесу або взагалі поставила компанії на межу виживання, оскільки їх операційна, бізнес-модель і бізнес-процеси всередині просто не витягують позитивний результат у звіті про прибутки і збитки.

Не буду надто відволікатися на супутні теми: про те, що процеси потрібно вибудовувати також і з урахуванням стратегії компанії. Не у всіх все погано і для багатьох інноваційних підходів, навпаки, зараз час для масштабування бізнесу (доставка, e-commerce, онлайн-навчання, інтернет речей, рішення і платформи для цифрової трансформації тощо). Перейдемо відразу до прибутку і загалом до грошей тут і зараз.

Логічно, що потрібно більше заробляти і менше витрачати, але чим у цьому можуть допомогти робота з опису і поліпшення бізнес-процесів компанії? Постараюся якомога більше просто поділитися послідовністю кроків, виходячи з мого досвіду і практики:

1. Дивимося разом із командою топ-менеджерів вашої компанії на поточний звіт про прибуток і збитки (P&L), щоб зрозуміти основні групи витрат, а також основні сегменти клієнтів, які приносять більше продажів і через які канали вони до вас потрапляють. Якщо видно тренди при аналізі кількох періодів — теж їх враховуємо. Наприклад, собівартість зростає швидше, ніж продажі, зросли видатки на рекламу, а продажів немає, виріс фонд оплати праці на підтримку бізнесу, а продажів немає і так далі.

2. У звіті припускаємо, які за основними цифрами стоять процеси. Передусім звертаємо увагу на процеси, які безпосередньо беруть участь в отриманні грошей на рахунки компанії, які ви не можете віддати на аутсорсинг навіть теоретично. Це майже для всіх компаній — процеси продажів, зокрема робота з дебіторською заборгованістю, закупівлі, виробництво, надання безпосередньо послуг.

3. Тепер дивимося на свій звіт про прибуток і збитки і робимо припущення — якщо той чи інший основний процес поліпшиться на X% (виросте, якщо продажі або впаде, якщо витрати), на скільки в цьому випадку поліпшиться ваша прибуток. Просте моделювання в Excel вам на допомогу.

4. Ще одне завдання — вибрати в пріоритет на опис і поліпшення ті з них, які дають максимальний теоретичний приріст/зниження і (це важливо!) за вашими відчуттями поліпшити які буде швидше і з меншими витратами ресурсів. Ймовірно, №1 буде майже завжди продажі і №2 — закупівлі разом з №3 сукупністю процесів з найму й управління ефективністю роботи працівників, якщо частка фонду оплати праці висока у вашій структурі витрат. Не дарма майже всі сучасні платформи з цифровізації й автоматизації починали з CRM-систем, в яких допомагали будувати ефективну і часто автоматизовану воронку продажу.

5. Помічаємо і відсуваємо на другий план ті процеси, які, навіть якщо можуть бути поліпшені, значно не справлять видимого ефекту на P&L у найближчій перспективі. Зазвичай це розробка і дослідницька робота, документообіг компанії, адміністративні процеси в офісі, часто робота юристів і підтримка інфраструктури.

6. Також поки відкладаємо і депріоритезуємо процеси, важливі для стратегії, навіть якщо вони не дуже добре працюють, якщо вони мають слабкий потенціал для зростання прибутку. До них потрібно обов’язково повернутися, коли роботу щодо основних процесів буде проведено.

7. Коли визначено 2-3 пріоритетні процеси, команда менеджерів повинна вибрати, хто з них буде описувати кожен з процесів і який інструментарій використовувати. Найгнучкіший, найуніверсальніший і найневитратніший сучасний підхід — це використання технологій Businesses Process Management (BPM), нотацій BPMN і спеціальних програм для опису і моделювання процесів, більшість яких безкоштовні в базовій версії. З того, що можу рекомендувати на нашому ринку: bizagi, creatio, business studio, elma, bpmn.io, storm.bpmn2 та інші. Це можна робити в команді з бізнес-аналітиком або іншими працівниками відділів і департаментів, яким цікаво розібратися і поліпшити процес. Або це будуть «щасливчики», яких ви призначите на ці проєкти з опису і поліпшення процесів. Якщо відчуваєте, що у працівників мало поки досвіду і важко розібратися з нотаціями, зверніть увагу на простіші інструменти, такі як матриця RACI і підхід SIPOC.

8. Необхідно описати кожен процес так, як він відбувається зараз і разом з колегами оцінити, хоча б грубо, скільки коштує вам кожен етап/крок у процесі. Це потрібно, щоб обговорюючи можливі варіанти перебудови процесу, ви могли, оперуючи цифрами, додавати і прибирати елементи й етапи, які мають поліпшити результативність процесу і/або знизити його вартість для компанії.

9. Для системної роботи добре підходить використання lean-підходу до оптимізації процесів і позбавлення від втрат у них. Якщо вам потрібно перебудувати процеси сервісу або істотно підвищити фокус на клієнті, подивіться на підходи design thinking і service design. Якщо це теж поки незнайомі підходи для працівників — вмикайте здоровий глузд і кожен етап проходите з питаннями навіщо та чи інша дія і чи можна її не робити або робити по-іншому ефективніше.

10. Ваше завдання отримати першу версію (ітерацію) оновлених процесів і навчити команду менеджерів описувати свої перші процеси. Надалі вам варто формалізувати новий варіант виконання процесів і відслідковувати, чи дійсно дотримується новий порядок роботи і чи бачите ви поліпшення показників за доходами або зниження витрат. Ще раз повторю, ймовірно, процес продажу (часто разом з ефективним вибором маркетингових активностей) буде у вас найпотенційніший для поліпшення. Процес закупівель, з іншого боку, зазвичай простіший, тож вибирайте в залежності від доступних ресурсів і пріоритетів.

11. Ви аналізуєте вже наступні за пріоритетністю процеси і вносите зміни в уже оптимізовані. А також починаєте оцінювати можливість автоматизації робочих процесів і підпроцесів вашої компанії на базі будь-якого продуктового рішення або платформи. Рекомендую не стрибати в автоматизацію без розуміння того, що у вас відбувається з процесами. У середовищі фахівців з процесів популярна фраза «можна автоматизувати хаос, але це залишиться автоматизованим хаосом».

Багатьох може відлякувати масштаб і складність завдання, але з цим алгоритмом ви отримаєте фокус на головній для старту цієї захопливої подорожі в світ процесів, автоматизації та цифровізації. А ще зможете сконцентрувати обмежені ресурси на швидшому і вагомішому результаті для компанії. Роботу з бізнес-процесами дуже непросто проводити, коли компанія вже в кризі. Тому якщо у вас зараз все добре, почніть заздалегідь тренуватися і додайте навички роботи з процесами в ДНК вашої компанії.

Ілюстрація: payin-payout.net

Про автора:

Олег Зубченок, консультант із бізнес-процесів SoftServe, радник ради директорів OMO.systems і віце-президент асоціації ABPMP Україна.