Порядок в хаосе: обзор системы OKR для украинского бизнеса

Источник: Blog.kniga.biz.ua

Руководители требуют от подчиненных слишком многого. Подчиненные не понимают цель своей работы. Между отделами компании нарастают напряжение и непонимание. Вместо слаженной команды — малознакомые люди, вместо продуктивной работы — хаотичные рывки, вместо осознанного пути — надежды на удачу. Остро чувствуется потребность в новом стиле управления. Среди самых эффективных — система целеполагания Objective Key Results (OKR). Книга Константина Коптелова «Порядок в хаосе. Objective Key Results (OKR)» расскажет о том, как внедрить OKR в свою организацию. Специалист по управлению проектами адаптировал признанную в Google, Oracle и Uber методику для украинских предпринимателей.

Objective Key Results (OKR): что это и кому подходит

Objective Key Results (OKR) — методика по установлению целей и желаемых результатов в организации. Она связывает организационные, командные и личные цели вместе с чёткими, измеримыми результатами.

Эффективное целеполагание обеспечивает половину успеха организации. KPI, SCRUM и Agile — популярные и эффективные методики, но они не лишены недостатков. Один из них — рассинхронизация между руководством и сотрудниками. OKR помогает исключить этот фактор:

Систему разработал генеральный директор Intel Энди Гроув (Andy Grove) в 1968 году. Бывший работник компании Джон Доерр (John Doerr) изучил её, адаптировал для Google и сделал по-настоящему популярной. OKR, наряду с другими, широко используется в менеджменте, но пока что не так известна в Украине.

Кому подойдет OKR?

• Небольшим стартапам: использование OKR продемонстрирует инвесторам, что вы способны быстро добиваться целей и расти;
• Средним компаниям, стремящимся к росту: OKR поможет синхронизировать команды вертикально и горизонтально;
• Крупным предприятиям: OKR одинаково используется в разных бизнесах, включая IT и сферу услуг;
• Творческим командам, для которых важно чувствовать единое направление.

Инструменты OKR также пригодятся руководителям команды фрилансеров и удалённых сотрудников, менеджерам проектов, главам отделов и СEO.

Почему OKR лучше KPI

Система мотивации KPI давно знакома и широко используется в компаниях Украины. Но может ли популярность гарантировать эффективность? Разберем преимущества OKR, сравнив её с KPI.

KPI — линейна, OKR — фрактальная. Первая подразумевает строгие технические задания, поэтапное исполнение, четкое планирование по кварталам. В случае с OKR компания имеет «маяк-ориентир» на год. OKR формируется как бизнес-потребность, а не ТЗ: «выбраться из кризиса без потерь», «стать номером один на рынке», или даже «побесить конкурента».

KPI — система мотивации, OKR — система координации. Система мотивации не спасает от несправедливости:

Когда речь идет о системе мотивации, как о едином явлении, это может привести к нюансам и проблем. Стандартные, простые измерения не всегда отражают реальную занятость сотрудника на рабочем месте, но главное — его вовлеченность в развитие компании. Поэтому OKR разделена на три подсистемы: систему оценки труда, систему оплаты труда и систему координации труда.

Из-за влияния на вознаграждение сотрудников итоги в рамках KPI подводят раз в месяц или в год, в OKR — раз в две недели, или один раз в квартал. Система KPI не всегда может учесть влияние сезона, непрогнозируемые рост или падение спроса, внезапные кризисы — события 2020 года показали, что только по-настоящему гибкие организации выживают. Система OKR помогает обрести эту гибкость: идти вперед быстрее и сворачивать с ложных путей без существенных потерь.

Базовые принципы OKR

Система OKR состоит из восьми ключевых принципов. По-настоящему внедрение методики происходит только после того, как все сотрудники научатся им следовать. Вводить их следует постепенно: Константин Коптелов рекомендует потратить на это три квартала.

1. Публичность и прозрачность. Свободный доступ к информации позволит каждому сотруднику видеть что делают другие. Это добавит мотивации: каждый понимает, что его работа помогает двигаться остальным вперед.

2. Амбициозность и недостижимость. Нереальные цели — те, которые невозможно выполнить, как ни старайся. Амбициозные цели — это вызовы, от которых сердце начинает биться чаще. Они вызывают дискомфорт, потому что сложны. Но именно они заставляют думать нестандартно.

3. Небольшое количество людей и метрик. Расфокусировка ведет к уменьшению результата. Невозможно стать новой компанией с понедельника, но вполне возможно начать с одной привычки.

4. Не влияние на оценку сотрудника и размер бонусов. Независимость от оценки и оплаты дает сотрудникам смелость брать на себя амбициозные задачи.

5. Регулярность измерения. Минимум один раз в две недели необходимо проводить срезы — и это очень важно:
   Чаще всего вероятность достижения цели увеличивается не материальным фактором, а регулярными вопросами: А какой по этой цели прогресс? Движешься — не движешься? Как тебе помочь? Может, кого-то направить, чтобы он тебе помог? Побрейнстормить с тобой? Вопросы к исполнителю увеличивают шансы, что цель будет достигнута. Не деньги. А если мы регулярно спрашиваем, получаем результат и также даем деньги — эффект будет замечательный.

6. 30\70 или 40\60. В отличие от линейной KPI, где цели спускаются сверху вниз по иерархии, OKR — это баланс. Часть целей сотрудника приходит от руководства, часть ставится сотрудником самостоятельно.

7. Квартальные цели. Цели и координаты должны ставиться четко, на год — ориентировочно. Это дает сочетание гибкости и целеустремленности.

8. Показатели — это координаты. Движемся ли мы к цели? Стоит ли пересмотреть дорогу? Показатели нужны для того, чтобы ответить на эти вопросы. Их используют не как конечные точки, а как промежуточный вариант.

Этапы внедрения OKR: как обрести порядок в хаосе

Константин Коптелов разработал план внедрения OKR для украинских предпринимателей. Он состоит из 3-х этапов, но их количество может разниться в зависимости от количества иерархических уровней.

Этап 1. Подготовка лидеров OKR, разработка целей компании на совете директоров, разработка «скелета» OKR для департаментов и отделов директоров.

Совет директоров обучают принципам OKR и получают набор целей — полноценных OKR для компании:

Этап 2. Создание рабочих групп, разработка OKR на уровне команд, OKR команды согласовывает руководитель департамента.

OKR на уровне команд должен быть связан с OKR компании или OKR других команд. Не стоит забывать о прозрачности: действует принцип «открытых дверей», команда записывает свои OKR в общедоступный файл. Разрабатывает график встреч, во время которых команды думают над целями — это займет от 1,5 недели до 1 месяца.

Этап 3. Руководители департаментов формируют OKR и вносят в общедоступный файл. Происходит работа с конструктивными возражениями и презентация итогов OKR третьего и четвертого кварталов.

Если в вашей организации нет департаментов, то вы сразу проводите презентацию итогов прошлого года и новых OKR. В ином случае, главы департаментов сводят воедино цели компании и цели команд.

Результаты лучше всего оправдывают длительный процесс усовершенствования бизнеса. OKR позволяет руководству заниматься развитием бизнеса, а не контролем сотрудников. Развивает креативность и позволяет действовать на грани возможностей потенциала. Цели по OKR улучшают коммуникацию и вдохновляют сотрудников. Исключительно практическая книга Константина Коптелова «Порядок в хаосе. Objective Key Results (OKR)» поможет разобраться во всех нюансах методики и вывести компанию на новый уровень.