Вісім порад, як домовитися з будь-ким

Джерело: Laba

Вести переговори означає вирішувати проблему, а не сперечатися. Тому головний інструмент тут не тиск, а знання. Щоб домовлятися, навчіться отримувати корисну інформацію та у відповідь ділитися зі співрозмовником своїми ідеями.

Про це у книзі «Не бійся спитати» (Ask for More) пише експертка з медіації та тренерка з переговорів при ООН Александра Картер (Alexandra Carter). Вона розповідає про техніки, які допоможуть збудувати ефективну розмову на будь-яку тему.

1. Шукайте проблему, а не її тригер

Ви не знайдете відповіді, якщо неправильно сформулюєте питання. Тому відправна точка переговорів — чітке визначення проблеми. Як це зробити?

• Окресліть суть ситуації. Наприклад, ви отримали результати опитування співробітників відділу продажу та бачите, що рівень їхньої залученості різко впав. А показник звільнень — зростає. Потрібно провести переговори із командою, щоб прояснити ситуацію.

• Сформулюйте суть в одному реченні. «Коефіцієнт залучення співробітників відділу продажу впав, а темп звільнень — зріс».

• Перефразуйте проблему в рішення. «Потрібно досягти високого рівня залучення».

• Спрогнозуйте, що буде, якщо ви досягнете мети. «Якщо коефіцієнт залученості зросте, компанія зможе утримувати найкращих фахівців та збільшить темпи розвитку».

Це підводить до правильного формулювання проблеми: «Як зробити компанію таким місцем, де працюватимуть найкращі профі, щоб бізнес розвивався». Тепер на переговорах зі співробітниками ви говоритимете вже не про результати опитування, а про те, які дії допоможуть покращити ситуацію в компанії.

2. Не пригнічуйте негативних емоцій

Заглушувати злість, страх і гнів — небезпечно. Вони нікуди не зникнуть, а ви тільки збільшите ризик того, що емоції проявляться на переговорах у невідповідний момент. Тому їх потрібно опрацювати заздалегідь.

План дій залежить від цього, з якого приводу виникає негатив:

• Через тему переговорів. Наприклад, ви хочете обговорити з менеджером фінансове питання. Вас злить різниця в зарплаті з іншими співробітниками, і ви турбуєтеся, що давно не отримували бонусів. Щоб зменшити тривогу, підготуйте аргументи: якими проєктами ви займалися, які були результати та як ви покращили свої скіли.

• Через сам процес переговорів. Якщо вас непокоїть необхідність йти до начальника і говорити про гроші, подумайте, як керівник може відреагувати на ваші аргументи. І опрацюйте відповідь на кожне гіпотетичне питання.

3. Спирайтеся на досвід

Невизначеність у переговорах робить вас уразливим. Щоб впоратися з нею, зверніться до минулих успішних ситуацій, так у вас з’явиться опора.

Чим це корисно?

• Ви отримуєте джерело перевірених підказок. Аналізуючи досвід, ви згадуєте, які техніки та підходи спрацювали минулого разу, як ви зберігали самовладання та виходили зі складних ситуацій. Підглядайте в себе вдалі інструменти для нової стратегії.

• Успішний досвід працює як позитивний якір. Коли ви фокусуєтесь на позитивних подіях, ваша ресурсність у переговорах зростає.

  Це підтверджує дослідження рівня мотивації та впевненості випускників Колумбійського університету. У ході експерименту їх розділили на дві групи: одних учасників попросили написати про ситуації, коли ті були ефективними та успішними, других — коли їм не вистачало сил та рішучості для дій. У результаті з першої групи тестову співбесіду вдало проходили 68% студентів, а з другої — лише 26%.

4. Дайте співрозмовнику виговоритися

Перше питання у переговорах має бути максимально широким. Ваше завдання — зі старту спробувати розкрити опонента настільки, наскільки це можливо. Тут допоможе питання з формулюванням «Розкажіть...»

Воно показує другій стороні, що ви:

• Хочете зрозуміти точку зору людини, а не просто наполягаєте на своєму.
• Впевнені в собі і не боїтеся почути чужу думку, навіть несподівану.

Як саме сформулювати питання, залежить від типу переговорів:

• Коли ви ініціатор. Спочатку коротко поясніть причину — чому пропонуєте обговорити тему. І озвучте проблему, з якої хочете дізнатися думку.

  Наприклад, ви просите СЕО компанії з вами зустрітися, щоб обговорити підвищення та переглянути умови контракту. Почніть розмову так:

  «Я хотів би обговорити свій прогрес у компанії. Я маю певні результати, і я знаю, куди прагну рухатися далі. Буду вдячний, якщо Ви розповісте, як, на Вашу думку, у мене йшли справи минулого року».

• Коли ініціатор — ваш співрозмовник. Якщо на вас чекає розмова з керівником, клієнтом чи колегою і ви не до кінця розумієте, про що йтиметься, прямо запитуйте: «Розкажіть, чого Ви чекаєте від нашої зустрічі».

5. Цікавтеся чужими тривогами

Запитуйте про почуття опонента не заради ввічливості, а щоб копнути глибше та розібратися у мотивах другої сторони.

Знаючи тривоги людини, ви зможете:

• Усунути бар’єри, які заважають закрити переговори. Коли співрозмовник схвильований, але не озвучує причин і затягує діалог, він чекає від вас зеленого світла, щоб розповісти про свої тривоги.

  Якось авторка книги вела переговори про тренінги з комунікацій із компанією, яка раніше ніколи не залучала зовнішніх спікерів. Коли розмова зайшла в глухий кут, Олександра Картер запитала, що турбує замовника.

  Виявилося, що компанію турбували два моменти, про які не прийнято було говорити відкрито: навіщо платити комусь, якщо є внутрішні тренери, і як пояснити своїм менеджерам залучення стороннього фахівця — вони можуть подумати, що їм не довіряють.

  Тоді Картер підготувала список організацій, з якими вона працювала як зовнішній тренер, хоча там також були свої фахівці з переговорів. Потім подала кілька ідей, як залучити внутрішніх тренерів до навчання, щоб показати їхню експертність у темі. А також запропонувала тренінги для самих менеджерів із переговорів.

• Дізнатися про незакриті потреби другої сторони. Легше вести переговори, коли знаєш потреби опонента, а не просто слухаєш його вимоги.

  Уявіть, що до вас прийшов новий клієнт, який раніше скористався послугами іншої компанії з вашої сфери. Запитайте, що його непокоїло у колишньому контракті і що було не так? Це дозволить дізнатися про пріоритети та потреби, які не окреслені офіційно як вимоги в договорі.

6. Дозвольте опоненту блиснути успіхами

Допоможіть другій стороні розповісти про свої перемоги. Це підвищить впевненість людини, і вона почне позитивніше дивитися на ситуацію.

Як питати про досягнення:

• Поставте питання без підказок. Не вказуйте напрямок відповіді. Навіть якщо причина минулого успіху вам очевидна, дозвольте людині самій про неї розповісти.

  Правильне питання: «Як Ви розібралися з масштабним проблемним проєктом Х?»

  Неправильне: «Чи правда, що Ви впоралися зі складним проєктом Х завдяки тому, що підключили до нього топових менеджерів із різних відділів і створили крос-функціональну команду?»

• Уточніть відповідь. Після відповіді опонента запитайте «Чи правильно я розумію, що…» та повторіть сказане ним.

  Наприклад: «Чи правильно я розумію, що Ви залучили відразу кількох топових менеджерів із різними компетенціями і дали кожному свою частину проєкту?»

• Похваліть опонента. Підсумуйте позитивний результат минулого рішення.

  Наприклад: «Ви створили сильну крос-функціональну команду, де кожен менеджер виявив свої компетенції в проєкті. Можливо, ми зможемо використати цей підхід для досягнення нашої спільної мети».

7. Мотивуйте співрозмовника ділитися ідеями

Одна з головних цілей переговорів — опрацювати якнайбільше варіантів вирішення проблеми, щоб обрати найвдаліший. Для цього просіть другу сторону озвучувати свої ідеї.

Такий прийом дозволить:

• Наголосити на цінності думки співрозмовника. Іноді людям не очевидно, що їхні умовиводи когось цікавлять, якщо про це не сказати прямо.

  Наприклад, коли в юридичній компанії Fried Frank почав падати рівень задоволення молодших співробітників, новий менеджер запустив серію переговорів. Він просив підлеглих поділитись своїм баченням ситуації.

  Виявилося, що люди звикли до ігнорування, тому навіть не намагалися пропонувати ідеї. Але зрозумівши, що нове керівництво хоче знати їхню думку, вони почали пропонувати зміни для корпоративної культури, фінансової оцінки команд і навіть стратегії організації.

• Вплинути на опонента через взаємність. Запитуючи про чужі ідеї, ви збільшуєте шанси, що співрозмовник так само уважно вислухає і ваші.

• Знезброїти контратакерів. Якщо опонент постійно вбиває ваші ідеї, остудіть його запал тим, що запропонуйте спочатку самому розповісти про свої напрацювання, а потім докручуйте їх разом.

8. Шукайте ідеї навіть у глухих кутах

Не завжди виходить так, що ви питаєте співрозмовника про його задуми, а на вас ллється потік креативу. Труднощі можуть виникнути, якщо:

• Ви нижче за ранг, ніж опонент. Як попросити озвучити ідеї другу сторону, якщо вас чекають переговори з босом, де ви самі зобов’язані генерувати пропозиції? Наприклад, так:
  «Я знав, що Ви захочете почути мою думку, тому накидав кілька потенційних рішень проблеми. У мене є ідеї, якими я радий поділитися. Але можливо, Вам є що сказати спочатку, щоб я зрозумів, які мої пропозиції більше відповідають ситуації та Вашому баченню?»

• Сценарій переговорів очевидний. Трапляються зустрічі, де кожен наступний крок вшитий у процес. Наприклад, у вас закінчилася вступна співбесіда з ейчаром і він каже, що наступний етап — інтерв’ю з менеджером. Ви можете запитати, як будуть проходити подальші стадії: скільки в середньому триває кожен етап, хто ухвалює фінальне рішення, скільки у вас конкурентів. Не бійтеся запитувати якнайбільше інформації.

• У переговорника нуль ідей. Коли не знаєте, яка затія вигорить, думайте про те, що точно не спрацює. Якщо у опонента немає відповідних напрацювань, запитайте його, який крок у ситуації буде найдоречнішим. І шукайте відповідь у протилежному рішенні.