Як досягти максимального результату на стратегічній сесії

Автор: Костянтин Коптєлов
Джерело: DELO.UA

Результат компанії визначається двома явищами: дисципліною виконання та ритмічністю. Якщо до поставлених цілей компанія рухається повільніше, ніж того хотілося, мало мотивувати співробітників лише фінансово. Для початку варто налагодити дисципліну виконання та вимагати від підлеглих регулярних звітів: щотижневих, а краще щоденних.

Якщо ж перший варіант не спрацює, варто перейти до ритмічності. Вірогідність виконання задачі залежить від того, як часто ви запитуєте у працівника про прогрес та результат в роботі над завданням. Ті цілі або задачі, по яких ви раз на тиждень чи два запитуєте про прогрес, досягаються з більшою вірогідністю ніж ті, за виконання яких було обіцяно фінансову винагороду.

Навіщо стратегічне планування

Якщо ми неправильно поставимо задачу, то всю свою творчість, вміння та працю спрямуємо на виконання не того завдання. Тому варто ретельно підходити до планування. А для цього треба навчитися розрізняти поняття "ефективність" та "продуктивність".

Ефективність — це та кількість зусиль та ресурсів, яка нам необхідна для руху з пункту А в пункт Б. Чим менше ми витрачаємо — тим ефективнішими є.

Продуктивність — створення максимальної кількості продукту при мінімумі витрат та оптимізації процесів. Тому, коли ставляться цілі для компанії, важливо відділяти ті, які про продуктивність, і ті, які про ефективність.

Говорячи про продуктивність ми враховуємо показники та прирости. І, працюючи над продуктивними задачами, ми щотижня повинні мати певний відсоток приросту.

Коли ж мова про ефективні цілі, їх виконання і прогрес складно виміряти. Досягнення таких цілей, як правило, відбувається достатньо хаотично. Навіть жоден з успішних підприємців не зможе правдиво визначити алгоритм власного успіху.

Варто пам’ятати: неможливо керувати тим, що не вимірюєш. Тож, перш ніж ставити задачу, потрібно мати певні вимірювачі та знати координати стартової точки. У цілі, яку ставлять під час стратегічної сесії, важливий не лише кінцевий результат, а й ритмічність руху, так званий навігатор, який покаже, де ми знаходимося зараз.

Навіщо потрібна стратегічна сесія

У бізнесі часто виникає ситуація, за якої власник чекає, коли співробітники напишуть якийсь план та цілі. А співробітники, в свою чергу, чекають плану від власника. І стратегія так і не з’являється. Але важливо пам’ятати, що стратегічна сесія, — це інструмент, який можна використовувати для різних цілей. Тому перед сесією дуже важливо поставити цілі. Залежно від поставлених цілей обирають і вид стратсесії.

Види стратегічної сесії

• Стратсесія пов’язана з організаційними змінами всередині компанії

  Це вид сесії, під час якої ми думаємо над змінами в компанії. І цілі тут відходять на другий план. Тут головне зрозуміти, якою буде наша нова компанія.

• Планування на якийсь проміжок часу

  Є дуже цікавий підхід до організації, який в нас, на жаль, майже не зустрічається — реквізитна організація. Це гібридний вид організації з упорядкованими цілями, але гнучкою ієрархією. Тут кожен рівень ієрархії — це погляд на певний проміжок часу. І кожен новий рівень виникає тільки тоді, коли виникає потреба планувати на більший проміжок часу.

  Тобто, якщо це стартап, то планувати більш ніж на три місяці просто сенсу немає. Тому достатньо одного рівня ієрархії. Відповідно цій теорії, президент холдингу будує плани на 20-50 років. Генеральний директор підприємства — на 5-10 років. Керівник відділу/цеху — на 1-2 роки. Працівник — на період від 1 дня до 3-х місяців.

  Це ж треба враховувати й під час стратсесії. Залежно від того, для якого рівня ми плануємо цілі, залежить і те, на який період ми будуємо ці плани. Ця методика дозволяє планувати на той проміжок часу, на який вам потрібно: місяць, квартал, півріччя, рік, десять років і так далі.

• Зустріч для продажу готового рішення

  Це вид стратсесії, за якої керівництво прагне донести співробітникам вже сформовані цілі та плани щодо зміни показників. Тобто "продати" ці цілі всім працівникам компанії. У такому випадку варто зразу зробити презентацію і все детально пояснити команді.

• "Зроби, щоб було добре"

  Це стосується невеликих компаній, які вже давно не мають стрімкого розвитку. Часто є власник, який вже нічого робити не хоче, але хоче щоб все було добре. Зазвичай він хоче, щоб хтось зібрав команду і вже разом з нею придумав цілі компанії. При цьому участь самого власника дорівнюється нулю. Відповідно і результат від такої сесії буде мінімальним.

• "Підбадьорте їх"

  Під час цього виду стратегічної сесії участь власника теж мінімальна. Але й мета її не у постановці цілей, а у знаходженні спільного бачення та розуміння вже існуючих. Трапляються ситуації, коли всі відділи мають різне розуміння цілей. І такі стратегічні сесії проводяться просто для налагодження комунікації в компанії.

Головні питання стратегічної сесії

Під час стратсесії важливо відповісти на питання:

• Навіщо?
• Куди?
• З якими обмеженнями?
• Хто?
• Як?
• Як моніторити?

Всі ці показники змінюються з розвитком, в тому числі й відповідь на питання "навіщо?". Виділити пріоритетне з цих питань складно, адже на кожному з етапів розвитку компанії пріоритети змінюються. Тому визначаючи цілі на певний період, важливо зрозуміти, який з показників залишиться константою, а решта можуть змінюватися.

Кого кликати на стратсесію

Що більше народу, то довше триватиме стратегічна сесія й тим складніше буде домовитися. Але чим менше працівників будуть присутніми на стратсесії, тим менше співробітників зможуть перейняти загальні цілі. Тому потрібно знайти баланс: запросити керівників всіх рівнів та декілька чоловік випадкових. Ці "випадкові" працівники потрібні для того, щоб було на кого опертися під час презентації затверджених цілей всьому колективу.

Алгоритми стратегічної сесії

1. Збір очікувань. Тут має кожен висловитися про те, чого він взагалі хоче. Інакше є ризик, що під час роботи над цілями з’являться люди, які будуть їх саботувати.
2. Фіксація досягнутих результатів. Цей етап потрібен для того, аби похвалити команду й налаштуватися на позитив.
3. Міні-лекція про керування змінами. Лекція має займати всього 10-15 хвилин і трохи всіх розслабити.
4. Postmortem. На цьому етапі варто провести аналіз помилок, програшів, випадків, які виходили за межі протоколу тощо. (Якщо стратсесія розділяється на два дні, то перший день варто завершити саме на цьому етапі, оскільки він найемоційніший).
5. Фіксація бачення. Визначення великих цілей, до яких прагнутиме компанія.
6. Міні-лекція про OKR (це методологія, коли не всі цілі в компанії ставляться зверху вниз. В OKR є правило, що 30-40% цілей ставиться керівництвом, а решта 60-70% ставляться самими працівниками).
7. Декомпозиція до цілей та показників. Розподіл цілей на ефективні чи продуктивні та визначення показників для їх вимірювання.
8. Опис ключових процесів.
9. Оптимізація процесів і воронок.
10. Завдання ритму й моніторингу. Домовленість про частоту зустрічей для контролю ритмічності роботи над задачами.
11. Однохвилинний менеджер. Це завершальний етап, під час якого кожен працівник протягом хвилини озвучує список своїх задач на найближчі три тижні. Це потрібно знову ж таки, щоб всі висловилися, і для того, щоб запустити процес роботи одразу.

Про автора:

Костянтин Коптєлов, коуч з OKR, PM і Agile, засновник компанії Sverh, TEDx спікер, ментор бізнес-інкубаторів RadarTech, автор методик структуризації хаосу зростання в бізнесі.