Мал, да удал или Экономист в малом бизнесе

Автор: Ольга Шаталова, экономист ООО «Информационно-ресурсный центр АйТи»

В настоящее время руководитель всегда найдет нужную информацию, если осознает необходимость внедрения бюджетирования, или управленческого учета. Вопросам бизнеса посвящено огромное количество статей, описывающих суть проблемы и дающих интересные идеи для их решения.

Однако когда дело доходит до малого бизнеса, выясняется, что найти полезную информацию крайне сложно. И если руководитель пожелает, скажем, проанализировать финансовую устойчивость компании, то тут же натолкнется на серьезное препятствие — такое как отсутствие в фирме бухгалтерского учета, в силу ведения лишь книги доходов и расходов.

В данной статье я хотела бы поднять вопрос управленческого учета в организации, насчитывающей не более 20 человек.

Подобные компании, как правило, не имеют четкой иерархии в управлении. И все важные вопросы находятся в руках руководителя. Когда фирма подрастает, встает вопрос о том, что информация должна упорядочиваться, а также обладать рядом критериев:

• к ней должен быть легкий доступ;
• она должна быть в реальном времени;
• должна предоставлять возможность использовать ее для целей аналитики и прогнозирования.

Покупка программного продукта для данных целей как минимум нерациональна. Ведь программы подобного плана ориентированы на средние и крупные компании. А использовать дорогой продукт лишь на 10-15% компании малого бизнеса позволить себе не могут. К тому же, для внедрения, освоения и работы в программе потребуется специалист, обладающий конкретными навыками, стоимость которого повлечет дополнительные расходы.

А учитывая, что наиболее высок риск потерпеть убытки, способные оказаться роковыми, именно у малых предприятий, можно сделать вывод: научиться контролировать и планировать денежные и товарные движения жизненно необходимо.

Универсальный сотрудник

Однако решение проблемы есть. Выходом из сложившейся ситуации может стать взятый в штат экономист. Стоит отметить, что работа в малой организации имеет ряд особенностей, и сотруднику придется выполнять массу разных обязанностей: уметь организовать планирование, анализировать динамику продаж, разрабатывать маркетинговый план, упорядочивать движения денежных средств и прочее. Экономист в малом бизнесе — это, как правило, и финансист, и маркетолог, и стратег, и логист при необходимости.

Справиться с поставленными задачами помогут и вполне доступные программные средства. Ведение базы в Microsoft Office Access поможет избежать лишних затрат. А возможностей для управленческого учета она имеет вдоволь. Например, очень важной информацией для руководителя могут являться оплаты счетов покупателями, а, следовательно, контроль исполнения контрагентами своих обязанностей. Пример можно увидеть на рис. 1.

Подобный управленческий учет позволит упорядочить работу с покупателями и вовремя отслеживать дебиторскую/кредиторскую задолженность. А также сделать выводы о динамике продаж или проанализировать рост издержек.

Затраты в порядке

Еще одной важной задачей в планировании может явиться упорядочение затрат. Разделение затрат на постоянные и переменные позволит спланировать движения по расчетному счету таким образом, чтобы не было «провисаний» в оплатах. Немаловажно также основных поставщиков, относящихся к постоянным, разбить по приоритетности, предположим, на несколько групп — A, B, C. Где в А будут входить поставщики, оплата по которым находится на первом месте; это, как правило, сырье, услуги связи, Интернет и другие. В группе B могут находиться поставщики, просрочка по платежам которых на несколько дней не критична. В группе С — наименее важные оплаты, платежи по которым можно отложить на более долгий срок.

Это поможет сэкономить средства на счету, и не оказаться в ситуации, когда "горит" срочная оплата за поставку сырья, необходимого для производства, а на расчетном счету недостаточно средств вследствие оплаты накануне маловажного по приоритетности платежа.

И напоследок...

Экономист в малом бизнесе — это человек универсальный. И одной из главных его задач является четкое видение всех процессов, протекающих в компании. Небольшие объемы делают возможным оперативное отслеживание различных движений. Сложность заключается в многообразии функционала подобного сотрудника. Экономисту нужно разбираться во многих сферах и мыслить иначе, чем если бы это была средняя или крупная компания. Ведь превосходство конкурентов на рынке может резко сказаться на продажах, или же наоборот — необычная идея оставить их далеко позади.

Жизнь маленькой фирмы динамична и далека от стабильности. Поэтому нужно действовать решительно и смело. Удачи!