Как сделать совещания эффективными и короткими: опыт 12-ти компаний

Источник: "СКБ Контур"

По данным National Statistics Council, на совещания тратится 37% рабочего времени, и 47% работников считают, что частые встречи отнимают у них слишком много времени — больше, чем почта и социальные сети. Какие креативные способы применяют компании, чтобы деловые встречи не были скучными?

Иллюстрация: Shutterstock

1. Проводят совещания так, чтобы они запоминались

Назначают совещания в необычное время

Сотрудники компании TINYpulse, которая занимается разработкой программного обеспечения, редко забывают о встречах, потому что руководство назначает их в необычное время. Например, ежедневная встреча работников начинается в 8:48.

Такой подход практически искоренил опоздания. Это удивительно, но со стороны это выглядит так: в 8:48 все сотрудники встают со своих мест и идут в комнату для совещаний. Необычное время встреч, как отмечают в компании, способствует выработке условного рефлекса.

Выдают сотрудникам раскраски

Каждый четверг производитель детского питания Plum Organics раздает своим сотрудникам книги-раскраски и проводит креативную встречу, во время которой персонал рисует, общается в расслабленной обстановке. Директор по инновациям Джен Браш (Jen Brush) говорит, что эта часовая встреча играет важную роль для развития новых продуктов компании. «Доказано, что раскрашивание во время встреч развивает активное слушание. Оно намного эффективнее, чем мультизадачность или электронная почта», — считает он.

Вытаскивают сотрудников из зоны комфорта

Руководство компании-разработчика программного обеспечения LivePerson решило, что совещания — это хорошая возможность для сотрудников узнать друг друга получше. Используя технику «связь до контента» (connection before content), лидеры в начале встречи задают сотрудникам вопрос, который заставляет их выйти из зоны комфорта. Вопрос может быть, например, такой: «Возникают ли у вас какие-либо сомнения по поводу текущей работы?» Этот прием оказался настолько эффективным, что компания поделилась им со своими клиентами.

Предлагают задавать вопросы

Джош Неблетт (Josh Neblett), сооснователь и CEO компании Etailz, оставляет последние десять минут каждого совещания на вопросы и ответы. «Все менеджеры обычно утверждают, что в офисе действует политика открытых дверей. Конечно, это звучит приятно и поднимает вашу самооценку, но если вы не будете стимулировать сотрудников на то, чтобы они действительно обращались к вам с вопросами, большинство из них вряд ли воспользуются этим шансом, — говорит Неблетт. — Такая же логика распространяется и на собрания. Если никто ничего не спрашивает, я просто начинаю неотрывно смотреть на сотрудников, пока не появятся первые несколько вопросов. Вопросы всегда оказываются очень полезными и актуальными. Иногда достаточно всего пары минут, чтобы плотину прорвало».

Играют в баскетбол

Компания Genera Games, которая создает мобильные игры, проводит совещания на баскетбольной площадке. Сотрудники даже могут играть в процессе обсуждения каких-то проблем. «Мы стараемся, чтобы наши встречи проходили продуктивно и весело, — говорит Даниэль Энтренас, менеджер в Genera Games. — Разгоняя кровь, мы начинаем нестандартно мыслить, идеи становятся более креативными».

2. Повышают эффективность совещаний

Выдают сотрудникам ракетки для пинг-понга

Компания Brivo, поставщик софта для управления безопасностью, делает встречи актуальными при помощи правила «Нет старым темам». Сотрудники сигнализируют друг другу о том, что какая-то тема уже поднималась, поднимая ракетку для пинг-понга, на которой написано «Нет старым темам».

«Я начал замечать, что мы часто обсуждали одно и то же, — говорит президент и CEO компании Стив Ван Тил (Steve Van Till), который и ввел это правило. — Ракетка — это визуальное напоминание, но что еще более важно — это дает всем работникам компании возможность блокировать контрпродуктивные предложения каждый раз, когда они возникают».

Слушают песни

Сегодня сотрудники компании Cvent редко опаздывают на совещания, потому что вице-президент ввел необычное наказание. «В определенный момент у большинства сотрудников сложилась привычка опаздывать на встречи как минимум на 10 минут, что подрывало весь процесс, — рассказывает он. — Тогда я ввел правило, согласно которому опаздывающий должен петь перед коллективом. Мы уже успели послушать и гимн, и поздравления с днем рождения, и детские песни. Такая практика оказалась очень эффективной: сегодня сотрудники крайне редко поют».

Вводят правила о финансировании благотворительной организации

Во время встреч в Keller-Williams Realty любой, у кого во время совещания звонит телефон, должен сделать пожертвование в благотворительную организацию. Такая политика, как считает руководство, сводит к минимуму случаи, когда по какой-то причине совещание прерывается.

3. Делают совещания короткими

Внедряют технологии, ограничивающие время

Агентство O3 World установило в конференц-зале технологию под названием Roombot. Она предупреждает участников о запланированном совещании, а также выполняет много других полезных функций. В частности, под конец совещания в конференц-зале начинает гаснуть свет. По сути, Roombot структурирует рабочий календарь команд и позволяет избежать накладок.

Используют секундомер и вводят систему символических штрафов

Команда сервиса Tripping.com устанавливает секундомер на 30 минут в начале каждой встречи, что позволяет по максимуму использовать выделенное время. Если встреча затягивается, человек, который собрал сотрудников, должен бросить $5 в корпоративную копилку.

Основатель и генеральный директор Tripping.com Джен О'Нил (Jen O'Neal) говорит, что принцип экономии времени стал ключевым в корпоративной культуре компании: «Это делает наши встречи более продуктивными», — уточняет она.

Отбирают стулья

Консалтинговая фирма Just Fearless тоже устанавливает время для встреч — обычно 30 минут. При этом если совещание затягивается, у сотрудников забирают стулья. Все оставшееся время им приходится общаться стоя. Такой метод стимулирует не затягивать совещания без цели и конкретной повестки. Правило действует везде — и в офисе, и в общественном месте. В последнем случае сотрудники особенно пунктуальны, потому что не хотят притягивать к себе взгляды посторонних.

Заставляют отжиматься

Команда мобильного приложения Buddytruk встречается по утрам каждую пятницу, чтобы обсудить еженедельные итоги работы. Чтобы встречи не затягивались, руководство ввело забавное правило: последний выступающий должен 50 раз отжаться. Как отмечает руководство, сначала это было просто развлечение, но со временем традиция стала неотъемлемой частью корпоративной культуры.

По материалам "How 12 Companies Make Meetings Memorable, Effective, and Short", Fast Company.