Сет Годін: Як (не) зірвати дедлайн

Для дотримання термінів недостатньо «намагатися з усіх сил», — вважає один із найпопулярніших у світі маркетологів і блогерів, автор кількох бізнес-бестселерів Сет Годін (Seth Godin). Він пропонує кілька основних принципів, які можуть допомогти при плануванні своєї роботи.

Дедлайни є цінними і, водночас, дорогими.

Організованим системам і спільнотам вони вкрай потрібні. Неможливо побудувати міцний будинок, якщо субпідрядники доставляють товари чи послуги лише у зручний для них час. Кіностудії та книжкові видавці планують свої релізи на кілька місяців вперед, аби дистрибутори могли спланувати свою роботу. За аналогією, програмне забезпечення залежить від підсистем, які повинні бути встановлені, перш ніж запрацює сама програма.

Окрім цінності, яку створює злагоджена робота, існує і реальна ціна дедлайну. Невиконані обіцянки тягнуть організаційні витрати і завдають значної шкоди репутації або бренду. І людина теж платить свою ціну, відчуваючи стрес через згаяні терміни й обіцянки, яких, можливо, і не давала особисто. Або, трапляється, зриви пов’язані з тим, що хтось інший не виконав свої зобов’язання.

У відкритій гонці за увагу і зобов’язання стандарти дедлайнів похитнулися. Протягом сорока років Saturday Night Live виходить о 11:30. Як каже творець програми, це не тому, що він готовий до ефіру, а тому що це 11:30. Ось така справа.

На Kickstarter такий сакральний дедлайн — велика рідкість. «Це зарядний пристрій буде доставлено через шість тижнів!» — кажуть вони, хоча насправді пройшло вже більше року, а дати відвантаження досі не видно. Венчурні інвестори обіцяють: «Ми збираємося випередити конкурентів на ринку за три місяці». Іноді здається, що, якщо компанія не видасть бажане за дійсне, вона не отримає фінансування. З огляду на це, не дивно, що люди впадають у відчай. І брехнею назвати такі обіцянки не можна, але по суті це так. Адже хотілося б знати більш точні терміни.

Заробити репутацію людини (фрілансера, маркетолога, компанії, лідера), яка не зриває дедлайни, дуже цінно. І це відбувається не просто тому, що ви не спите і працюєте, як кінь. Це крайній захід для того, хто не вміє планувати.

Ось кілька основних принципів, які можуть допомогти у частині планування:

1. Якщо ви працюєте в галузі, де єдиний спосіб «перемогти» — це збрехати про терміни, усвідомте, що вести конкуренцію в цій галузі — ваш вибір, і прийміть за належне той факт, що терміни будуть зриватися, а емоційних витрат не уникнути.

2. Приймаючи свій вибір, розгляньте іншу галузь, в якій передбачається дотримання термінів і де ви можете отримати задоволення, виконуючи свої обіцянки.

3. Не встановлюйте неправдиві дедлайни як стимул. Це не з усіма спрацьовує, а значить, хтось прислухається до ваших слів і справді зробить все вчасно, а хтось вважатиме це просто рекомендацією. Ефективнішим буде все прояснити і допомогти людям із самого початку зрозуміти, що ви власне маєте на увазі під дедлайном. Хлопчик кричав «Вовки!», але ніхто не прийшов на допомогу.

4. У той же час не використовуйте внутрішні дедлайни як гарантований компонент зовнішніх обіцянок. Проєкт без буферного простору напевно затримається. Не просто ймовірно, а напевно. Що краще буфери, то точніше терміни.

5. Прийміть той факт, що випустити щось до конкретного терміну дорожче, ніж зробити це по готовності. В результаті вам слід закладати набагато більшу надбавку за цінність, яку створює обіцянка дедлайну. Витратьте ці гроші, аби не пропустити дедлайн.

6. Для дотримання термінів недостатньо «намагатися з усіх сил». Дотримання термінів вимагає системного підходу до планування. Якщо ви регулярно зрізуєте кути або вигораєте, щоб все встигнути, у вас є системні проблеми.

7. Не можна вирішувати проблему дедлайну, виконуючи обіцяне не в повному обсязі, а лише частково. Це програшна битва, яка ще й емоційно виснажує. Оптимальне рішення — реструктурувати характеристики продукту, видаляючи або додаючи окремі блоки. Обіцяти, що «це буде в наступній версії» — цілком прийнятна відповідь, особливо коли люди очікують побачити нову версію вчасно.

8. Тільки один дедлайн — це дедлайн, який точно не буде дотриманий. Але якщо ви зможете розбити свій великий дедлайн на десять або п’ятнадцять проміжних етапів, то будете розуміти, як йде прогрес, задовго до того, як стане занадто пізно.

9. Міфічний показник «людино-місяць» — серйозна пастка. Дев’ять осіб, які працюють разом у повній гармонії, не зможуть народити дитину за один місяць. Залучення більшої кількості людей до проєкту не завжди його прискорює. На той час, коли ви почнете вирішувати проблему з дедлайном таким чином, може бути вже занадто пізно. Альтернативний варіант — направити на кожен компонент проєкту потрібну кількість людей і мати якомога більше компонентів, які працюють паралельно.

10. Вузькі місця корисні, поки їх немає. Якщо лише одна людина схвалює кожен елемент проекту, малоймовірно, що ви зможете запустити паралельно безліч елементів. Альтернативою є заздалегідь створена чітка специфікація, в якій стандарти затверджуються ще до початку роботи.

11. Дискусії про терміни часто зводяться до питань довіри, сорому і зусиль. Варто відокремити розмови про систему і дані від розмов про зобов’язання та емоційні поступки.

12. Приховані проблеми не вирішуються самі по собі. У гіперпов’язаному світі немає технічних причин, за якими керівник не знає про стан проєкту так само добре, як його команда.

Як і більшість інших важливих речей, дотримання термінів — це навичка, а це значить, що ми можемо їй навчитися.

За матеріалами "How (not) to miss a deadline", Seth’s Blog.