Як найефективніше розпорядитися пулом управлінської уваги?

Відомий вчений, письменник, засновник теорії обмежень Еліяху Голдратт (Eliyahu Goldratt) назвав управлінську увагу головним обмеженням для зростання бізнесу. Бо саме це гальмує стрімкий рух вперед тоді, коли, здавалося б, всі перепони усунено і компанія здобуває міцну конкурентну перевагу. Про це нам нагадує Елі Шрагенхейм (Eli Schragenheim), багаторічний співробітник Голдратта, розмірковуючи над суттю цієї проблеми.

Обсяг уваги — характеристика, яка показує: скільки різних питань може ефективно обробляти індивід у певний період часу. Визначити це надзвичайно важко, навіть якщо мова йде про одну особу — і набагато складніше, коли ми намагаємося оцінити сукупний обсяг уваги групи людей.

Ми звикли постійно про щось думати, бо інакше починаємо «вмирати» від нудьги. Але час від часу хід наших думок зненацька перериває щось, що потребує негайної уваги. Тому серед безлічі питань нам постійно доводиться вибирати ті, яким варто приділити левову частку розумових зусиль.

Концентрація уваги означає утримання в короткостроковій пам'яті найбільш значущих у певний момент питань та «відкладення вбік» другорядних. Проте ми здатні фокусуватися на чомусь одному тільки дуже обмежений період часу, а далі наша думка «перескакує» на щось інше. Це означає: нам практично завжди доводиться тримати в голові кілька думок і якщо ми не змусимо мозок зосередитися на декількох з них — плідність нашої розумової діяльності буде майже нульовою.

Отже, ми дозволяємо думкам вільно маневрувати доти, доки не відчуємо, що втрачаємо контроль і в нашій голові починається хаос — тоді й доводиться вирішувати: що потрібно витіснити за межі поля уваги. Зробити це значно складніше, ніж може здатися. Але якщо вдається хоча б частково оволодіти таким вмінням — наша особиста продуктивність стрімко йде вгору.

Питання управлінської уваги

Навіть найбільш вмотивовані та відповідальні індивіди приділяють роботі тільки частку загального обсягу своєї уваги. Можна скільки завгодно захоплюватися тим, чим займаєшся, але завжди будуть питання особистого характеру (здоров'я, сім'я, хобі), які вклинюються в потік наших думок та намагаються зайняти в ньому провідні позиції.

Якщо ж подивитися на проблему в корпоративному контексті — то її суть можна сформулювати так: потрібно продуктивно використовувати обмежений обсяг уваги менеджменту та не допускати наближення до межі, за якою розпочинається мислиннєве сум'яття, що призводить до помилок та затягувань із прийняттям важливих рішень.

В організаційному просторі можна виділити два критично значущих мислиннєвих потоки. Перший стосується теперішнього або всього, що приносить цінність наявним клієнтам (короткострокове планування, реалізація та контролювання досягнутого прогресу). Другим є «потік ініціатив», мета яких — вивести організацію на цілком інший рівень розвитку.

Операційна і стратегічна увага

Якщо не вдається утримати управлінську увагу в межах зорієнтованості на теперішнє, систематично відбуваються зриви. Деякі замовлення постачаються клієнтам із запізненням, а деякі — «губляться». І якщо клієнти голосно не нагадують про себе — залишається дуже мало шансів зробити щось «у визначені терміни». У підсумку в структурі запановує хаос, в якому не може функціонувати жодна людська система. Саме тому організації шукають управлінців з відповідними навичками. Типовий операційний менеджер добре вміє розпізнавати «точки запалення» та «гасити пожежі». Проте ймовірність того, що він шукатиме нові шляхи розв'язання таких ситуацій є досить низькою.

У разі «потоку ініціатив» все виглядає цілком інакше. В основному ідей, як покращити актуальний стан справ, набагато більше, ніж може вмістити наявний обсяг управлінської уваги. Тому виникає стан інтелектуального перевантаження, в якому увага менеджменту невиправдано довго «застрягає» в поточних справах (ті ж самі клієнти, продукти, процедури). Відповідно, втілення ініціатив із вдосконалення затягується, а процес створення нових продуктів є повільним та хаотичним. Потрібна висока дисциплінованість, бо без цього неможливо забезпечити потрібну концентрацію уваги, на яку обрушуються практично нескінченні потоки нових ідей.

Це означає: в першу чергу необхідно досягти консенсусу стосовно стратегії, що й диктуватиме, які «сирі» ідеї відбиратимуться для попереднього розгляду. Потім потрібен процес визначення того, які задуми розроблятимуться детальніше, а далі — які з них втілюватимуться в життя. Оскільки виміряти обсяг уваги зараз неможливо (немає відповідних знань), потрібні загальні правила, котрі б визначали — якою кількістю відкритих питань (їх можна умовно назвати «місіями») мусить займатися кожна управлінська команда. Якщо ж надто багато місій не виконуються вчасно — це сигналізує про те, що один або більше менеджерів знаходяться в режимі перевантаження уваги і що правила треба модифікувати.

Зрозуміло, все одно менеджерам доведеться займатися і «гасінням пожеж», і поточними операційними питаннями. Вміння делегувати може дещо зменшити навантаження на управлінця, але не варто покладати на це надто великі надії. Змінити вкорінені звички надзвичайно важко і в більшості випадків потрібно приймати характер управлінця як даність. Найважливіше — це системно відстежувати стан розумового перевантаження індивіда. Тоді, врешті-решт, ми зможемо наблизитись до об'єктивного оцінювання: скількома місіями (крім операційних та нагальних питань) має займатися менеджер.

Як розширити пул управлінської уваги

Як можна збільшити загальний обсяг управлінської уваги? Найпростіша відповідь — це ввести в штат більше менеджерів. Але, по-перше, тоді почне проявлятися дія закону «спадної віддачі», що означає: внесок кожного нового менеджера до пулу сукупної уваги буде меншим, ніж його колеги, найнятого раніше (це відбувається тому, що збільшується загальне комунікаційне навантаження на групу управлінців.) І, по-друге, таке розширення штату, ймовірно, вимагатиме змін у цілій управлінській піраміді.

Ще одним способом є збільшення повноважень підлеглих. Але знов, на заваді можуть стати особливості характеру управлінця. Для деяких індивідів змінитися та почати довіряти підлеглим ще важче, ніж навчитися краще контролювати розподілення своєї уваги.

Тож надання підлеглим додаткових повноважень та розширення управлінської піраміди є вартими розгляду способами збільшення пулу управлінської уваги. Але першочерговий обов'язок керівників найвищого рівня — це концентрувати увагу менеджерів на найперспективніших для бізнесу питаннях, не забуваючи, що останні також мають контролювати поточну ситуацію та безупинно відстежувати сигнали потенційних загроз.

За матеріалами "Raw Thoughts on the Management Attention Constraint", Eli Schragenheim.

Ілюстрація: Gearstd / Shutterstock.com