Чи знатиме ваша компанія, де ви? Уроки Мумбаї

Автор: Надія Пустовойтова, IFC Advisory Services, Eastern Europe and Central Asia.

Фото: TIMES

У великих компаніях, що мають офіси у різних країнах, як правило, впроваджена спеціальна політика щодо корпоративних поїздок. У ній чітко прописані усі можливі види відряджень, класифіковані витрати і визначені правила щодо їх компенсації, а система поїздок автоматизована і працює, наприклад, на основі системи SAP. Після створення поїздки у системі може вимагатися дозвіл на поїздку від місцевого офісу компанії у пункті призначення або у найближчій країні — у співробітника можуть попросити надіслати контактний телефон на час поїздки, назву і контакти готеля, де він зупинятиметься, деталі авіаперельоту. У багатьох випадках великі компанії мають постійного турагента, а співробітники зобов'язані при плануванні своїх поїздок, передусім, користуватися його послугами. Так само у компанії складений і постійно оновлюється перелік "гарячих точок" — країн, що небезпечні для перебування або пересування у яких обмежене. Компанія на власний розсуд може заборонити відрядження до певної країни, якщо вважатиме, що це може загрожувати безпеці співробітників. Крім того, передбачені евакуація співробітників з небезпечної зони та репатріація.

Якщо усі вище перераховані системи впроваджені і працюють, існує досить висока імовірність того, що компанія зможе вчасно і правильно відреагувати на будь-яку потенційно або фактично небезпечну ситуацію для співробітників у відрядженні або тих, хто планує свої поїздки. Окрім плюсів, такі системи також мають певні мінуси — наприклад, завчасне планування поїздки, менша гнучкість при внесенні змін у маршрут, віддаленість корпоративного турагентства від деяких регіональних офісів компанії, якщо компанія має представництва на різних континентах.

Автор статті "Чи знає ваша компанія, що ви у Мумбаї?", яка була надрукована у газеті "Таймс" 28 листопада, Марк Фрері, розмірковує про те, наскільки готова компанія швидко відреагувати, якщо хтось з її співробітників у відрядженні потрапить в екстремальну ситуацію і потребуватиме допомоги, і чи допомагають у цьому корпоративні системи організації відряджень. Нижче наводиться повний текст статті в українському перекладі.

Інциденти у двох готелях у Мумбаї наприкінці листопада змусять багатьох людей, яким доведеться відвідувати це місто, не один раз замислитися: "Що якби це сталося зі мною?"

Останніми роками кількість відвідувачів Мумбаї, ділової столиці Індії, суттєво збільшилася. Авіакомпанії, — за винятком Bmi, що відмовилася від маршруту до Мумбаї, — також нарощували обсяги перевезень до цього міста. Справді, лише у 2007 році більше мільйона пасажирів здійснили авіапереліт за маршрутом Хітроу-Мумбаї, і більша частина з них — це бізнесмени. Готелі у центрі міста, які були атаковані терористами наприкінці листопада — Тадж Махал і Тридент Оберой — користуються великою популярністю серед тих, хто приїжджає до Мумбаї у відрядження. Тому зовсім не дивина, що жертвами атак значною мірою стали ділові відвідувачі міста. Андреас Ліверас, мільйонер-яхтсмен, що загинув під час атаки, приїхав до Мумбаї відвідати торгівельну виставку. Дуже імовірно, що коли нам стане відомий повний перелік загиблих, виявиться, що ситуація зачепила набагато більше бізнесменів, які перебували у відрядженні. Та, хай там як, багатьом компаніям взагалі було не відомо, що їх співробітники зупинялися у цих готелях.

Після 11 вересня 2001 року численні агентства ділового туризму та компанії з технологій корпоративних поїздок розробляють так звані системи відстеження подорожуючих, що дозволяють вести облік і встановлювати місцезнаходження співробітників компанії, які перебувають у відрядженні, у будь-який визначений проміжок часу. Проте, ці високотехнологічні системи обмежуються якістю тієї інформації, яка до них надходить.

За твердженням агентства ділового туризму HRG, на час атак у місті перебувало більше двохсот осіб, чиї подорожі були організовані агентством. Директор з управління клієнтами компанії Стюарт Харві зазначив: "Ми розміщували деяких подорожуючих у цих двох готелях і, зрештою, були в змозі їх звідти витягти і звітувати перед нашими клієнтами щодо того, хто з їх співробітників знаходився у місті і в якому готелі перебував. Ми передали клієнтам їх імена, адреси e-mail і номери мобільних телефонів".

Але іноді інформація, якою володіє туристичне агентство, є неповною. "Часто трапляється, що ми робимо лише бронювання авіаквитків для клієнта, але не займаємося пошуком готелю. Коли ми перевіряємо свої записи, виявляється, що клієнт самостійно бронює готель або у цьому йому допомагає регіональний офіс компанії у пункті призначення," — говорить Харві.

Найджел Тернер, директор з галузевого розвитку іншого агентства ділового туризму Carlson Wagonlit (CWT), погоджується, що подорожуючі у бізнес-відрядженнях, які самостійно займаються власним проживанням, становлять проблему у таких випадках. "Тим, хто бронює авіапереліт і готель окремо і робить це самостійно, саме такі інциденти демонструють, що варто мати єдину систему відстеження".

Одна з компаній, декілька зі співробітників якої перебували у Тадж Махал Палас і Тридент Оберой, має дворівневу систему відстеження подорожуючих. Корпоративні тревел-менеджери можуть перевірити в режимі онлайн, чи знаходиться у місті будь-хто зі співробітників компанії, що перебувають у відрядженні. "Ми також розповсюджуємо низку звітів в межах організації, які наші програмні менеджери використовують, щоб мінімізувати вірогідність того, що нашим клієнтам не відомо про інцидент".

Зараз, після того як ситуація з заручниками у готелях щойно розв'язана, що трапляється далі у компаніях, співробітники яких збираються у відрядження до міста у найближчі дні і тижні?

Міністерство закордонних справ і у справах Співдружності Великобританії рекомендувало здійснювати лише нагально необхідні поїздки до Мумбаї у найближчому майбутньому. Проте, багато компаній не утримуватимуть своїх співробітників вдома, якщо від поїздки залежить їх бізнес, особливо зважаючи на зростаючу важливість Мумбаї на міжнародній торгівельній арені.

Стюарт Харві з HRG говорить: "Багато наших корпоративних клієнтів мають всеоб'ємну політику безпеки, яку вони миттєво розгортають і використовують для того, щоб надати своїм співробітникам інструкції, як поводитися. Більшість великих корпорацій — це організації-космополіти, а, отже, думка окремого уряду, хоча і важлива, все ж таки може бути відсунута на другий план внутрішнім керівництвом з політики безпеки корпорації, що ґрунтується на міркуваннях безпеки, політиці з персоналу та власній корпоративній культурі".

Найджел Тернет з CWT зазначив, що компанія також дослухалася до своїх клієнтів. "Зрештою, кожна людина і кожен клієнт самі вирішують, що їм робити. Те ж саме і з авіалініями: деякі скасували рейси на необмежений час, деякі — скасували окремі рейси, а інші продовжили працювати у звичайному режимі. Так вчиняють і наші корпоративні клієнти".