Менеджер в офлайні

Ефективність менеджера залежить не тільки від того, наскільки вправно він працює з електронною поштою та численними технологічними гаджетами, але й знає, коли і навіщо вимикати їх, вважають Генрі Мінцберг (Henry Mintzberg) та Пітер Тод (Peter Todd), професори McGill University.

Нова реальність має цілком конкретний вплив на менеджмент компаній, хоча досліджень на цю тему поки-що було не так вже й багато. Менеджери на всіх рівнях витрачають щонайменше половину свого часу на збір та роботу з інформацією. Нові технології суттєво розширили швидкість та широту комунікацій.

Може скластися враження, що сучасні мобільні технології допомагають менеджерам підвищити власну ефективність. Наприклад, смартфони дають можливість завжди залишатися на зв'язку, формувати списки завдань і навіть брати участь у віртуальних конференціях. Але нові технології можуть мати і негативний ефект. Головне — щоб менеджери розуміли всі можливі недоліки та небезпеки електронної комунікації.

Втрата значення

Управління — це не наука, а дуже специфічна практика, яка має безліч своїх нюансів. Та інформація, яку ви щоденно отримуєте на робочому місці — інтегральна частина процесу управління. При цьому вам потрібно бути активно залученим в процес — безпосередньо спілкуватися з людьми, а не замінювати це спілкування на обмін текстовими повідомленнями. Інформаційні технології можуть і повинні розширювати ваші можливості для комунікації, але не повинні стати заміною живої комунікації.

Менше розмов — більше діла

Хороша новина полягає в тому, що ви можете відновити контроль. Але щоб зробити це, ви повинні розуміти масштаби своєї проблеми. Для цього оцініть кількість електронних листів та текстових повідомлень, які ви отримуєте протягом тижня. Потім порахуйте кількість повідомлень, які вимагають від вас хоча б якихось дій. Після цього порахуйте відношення надісланих/отриманих повідомлень (кількість повідомлень, які ви надіслали, поділити на кількість отриманих вами повідомлень). Насамкінець, оцініть кількість повідомлень, які були ініційовані вами (відсоток надісланих повідомлень, які ви ініціювали, порівняно з кількістю ваших відповідей на повідомлення, які були ініційовані кимось іншим).

Такий аналіз дозволить реально оцінити масштаби часу, які щоденно витрачаються на роботу з електронною поштою та іншими видами електронної комунікації. І тепер, маючи дані про власні звички роботи з поштою та повідомленнями, ви можете вдатися до наступних дій:

• Скорочення кількості повідомлень. Що більше трафіку генеруєте, та що більше реципієнтів включаєте у розсилку — то більше повідомлень отримуєте у відповідь. Відмовтесь від надсилання листів, які можна вважати необов'язковими.
• Сегментація електронної пошти. Делегуйте роботу з аналізу та пріоритизації електронної пошти своєму помічнику. Він навіть може відповідати замість вас на деякі типові листи.
• Використання спеціальних інструментів. Дуже мало хто користується потенціалом інструментів, які за замовчуванням вбудовані у більшість поштових сервісів. Тим не менше, варто пам'ятати, що сьогодні практично будь-який сервіс дозволяє як мінімум встановлювати спам-фільтри та організовувати потік листів у різні розділи відповідно до їх теми/пріоритетності.
• Створення індивідуального "даунтайму". Даунтайм — це той час, коли ви недоступні для електронних повідомлень. Повідомте своїх колег та партнерів про даунтайми, щоб вони знали, що в цей час до вас неможливо достукатися через електронну пошту.
• Створення організаційного даунтайму. Ідею індивідуального даунтайму можна розширити на організацію в цілому.
• Новий початок. Якщо ви не можете справитися з потоком постійних повідомлень, оголосіть e-mail-банкрутство — створіть нову електронну скриньку і почніть користуватися нею. Зміна пошти не лише суттєво скорочує потік небажаних листів, але й дозволяє виробити нові звички користування поштою.
• Відключення. Не забувайте, що комп'ютерні технології — це всього лише машини і зрештою їх можна просто вимкнути.

Це все дуже важливі і складні кроки. Вони вимагають переосмислення тих підходів, до яких ви звикли та свідомого відходу від постійного перебування "на зв'язку". Але вони допоможуть звільнити час для по-справжньому важливих речей, як от планування чи роздумів про стратегію компанії.

За матеріалами "The Offline Executive", strategy+business.
Скорочений переклад: Ярослав Федорак, MCUa.