Этапы работы с командой по целям OKR — как обеспечить результат

АВТОР: Лилия Елисеева, OKR Методологист

Для того чтобы команда в конце квартала получила ожидаемый результат по поставленным целям OKR, нужно плотно с ней взаимодействовать на разных этапах. Начиная от процесса постановки, реализации этих целей и заканчивая подведением итогов. Самая большая ошибка — это поставить цели OKR и возвращаться к ним раз в месяц или, еще хуже, в конце квартала. Вашему вниманию будут представлены точки взаимодействия с командой по OKR на разных этапах.

ЭТАП 0. Знакомство с OKR

На этом этапе прежде всего менеджеру команды (руководителю) нужно самому вникнуть и хорошо понимать методологию OKR. Для того, чтобы менеджер мог донести команде всю необходимую информацию и ответить на все вопросы. Книга Джона Дорра (John Doerr) "Измеряйте самое важное" (Measure What Matters) и множество материалов в интернете, в том числе выступление Джона на конференции TED придут в помощь.

Следующий шаг — дать информацию про методологию OKR команде разными способами (лекция или тренинг, дополнительные материалы к изучению, ответы на вопросы). Нужно донести информацию людям так, чтобы они ее поняли.

Далее один из самых ключевых шагов, которые помогут в предстоящей работе по OKR. Нужно рассказать команде почему они теперь будут работать по OKR, чем эта методология будет полезна команде и компании, привести хорошие примеры по OKR. Всё новое часто воспринимается в штыки и вам нужно объяснить людям, что это не еще один способ их контролировать и влиять на зарплаты.

ЭТАП 1. Постановка целей по OKR

Предварительно менеджер продумывает как будет проходить работа по OKR. Где будут зафиксированы цели, какой формат работы по OKR целям будет в команде.

Дальше нужно обговорить с командной формат работы по целям OKR — установить внутренние правила, провести анализ ошибок прошлых периодов (или в целом обсудить возможные ошибки).

Следующий шаг от менеджера — поделиться стратегией команды, проекта или компании на ближайший квартал, чтобы все члены команды были в курсе в каком русле думать и ставить цели. Таким образом каждый сможет идентифицировать свой результат с глобальным результатом компании, а это придает дополнительной мотивации. Также можно поделиться ожиданиями на следующий квартал от каждого члена команды персонально, это также поможет в составлении целей OKR. И таким образом менеджер оптимизирует время на постановку целей каждого члена команды.

Далее каждый член команды самостоятельно подготавливает Objectives и Key Results по своей зоне ответственности. Если у вас вся команда задействована над одним направлением или продуктом — каждый прописывает цели как он их видит, а дальше уже происходит совместное обсуждение.

После этого есть два варианта развития событий:

1. Если вся команда работает над одним продуктом, то собираетесь вместе и обсуждаете цели и утверждаете их.
2. Если у каждого члена команды есть своя зона ответственности — проводите индивидуальные встречи, на которых также обсуждаются цели OKR и окончательно утверждаются.

Финализируем поставленные цели в открытом для всех членов команды месте. Так как один из принципов OKR — открытость и лучше когда все члены команды знают над чем работает их коллега.

ЭТАП 2. Декомпозиция OKR

Часто при постановке целей, мы тратим много времени на формулирование этих целей и не продумываем сразу как эту цель будем достигать. И поэтому иногда цель просто остается целью написанной на бумаге, а не воплощенным результатом в жизнь. Методология OKR по своей сути предусматривает декомпозицию целей на задачи от самого большого уровня до маленького ежедневного шага. То есть каждая ежедневная задача по маленькому шажочку приближает к достижению глобальной цели и таким образом обеспечивая её достижение.

Для декомпозиции в методологии OKR предусмотрены:

• Key Tasks — ключевые задачи, с помощью которых будет достигнута Key Results.
• Key Actions — ключевые действия, с помощью которых будут достигнуты Key Tasks.

Этап декомпозиции на самом деле один из ключевых при командной работе по OKR. Так как это поможет узнать насколько человек понимает свои цели, как их достигать. А также с другой стороны — человек больше вникает в достижение цели, что придает дополнительную мотивацию и общее понимание.

Что нужно сделать на этом этапе:

1. После утвержденных Objectives и Key Results каждый член команды расписывает свои Key Tasks (ключевые задачи) по каждой KR. Максимально сколько возможно расписать по времени — на первый месяц детально и точно, остальные два месяца квартала — прогнозируемые задачи.
2. Менеджер дает фидбек по ключевым задачам и они дорабатываются по правкам и комментариям к установленному дедлайну.
3. Зафиксировать ключевые задачи всех членов команды в одном месте, чтобы каждый мог быть в курсе чем занимается его коллега.

ЭТАП 3. Работа по OKR

После этапов утверждения OKR и декомпозиции начинается непосредственно реализация поставленных целей.

Здесь основаня задача менеджера — организация чек-инов по движению к целям. То есть один раз в неделю или две недели (по усмотрению команды) все отмечаются какие ключевые задачи были сделаны и как приблизились к выполнению Key Results. На таких встречах вы обсуждаете результаты, вносите правки по ключевым задачам. Раз в месяц нужно подводить итоги месяца по KR — оцениваете насколько вы движетесь к её достижению и вносите правки по необходимости.

ЭТАП 4. Подведение итогов

Самое главное в этом этапе — подвести итоги квартала. Подведение итогов несет в себе не только смысл кого-то похвалить, а кого-то нет, но и показывает завершенность квартального этапа и анализ полученных реальных результатов. Это, в свою очередь, помогает настроиться на новый квартал и на новые результаты. Без понимания результата в данном периоде вам будем сложно поставить цели на будущий период.

Механика подведения итогов достаточно понятна и проста — каждый член команды готовит персональные итоги и на общей встрече их нужно обсудить.

Что включают в себя итоги OKR:

• Достижение OKR. Здесь нужно в процентном соотношении посчитать насколько удалось достичь все KR. Зафиксировать не только по каждой KR ее достижение или нет, но и в целом достижение Objective. Здесь можно как посчитать на основе среднего арифметического по всем KR, так и сравнить эти показатели с субъективным мнением по достижению цели.

• Что хорошо / что не получилось. Это момент рефлексии, которым также не стоит пренебрегать, так как это анализ, который поможет получить в следующем периоде результаты еще лучше. К тому же с помощью такого анализа можно понять насколько человек может оценить свою работу по OKR и приложил ли он максимум усилий.

• Идеи для следующего квартала. Здесь имеется в виду конкретные идеи по будущим OKR целям. В процессе анализа довольно-таки часто возникают интересные идеи, которые можно реализовать в следующем квартал. К тому же, сразу можно скорректировать человека в контексте стратегии бизнеса.

Все перечисленные этапы необходимы, чтобы цели OKR были воплощены в жизнь. Конечно, каждая команда адаптирует этапы индивидуально под себя. И чтобы до конца определиться и найти свой подходящий формат работы по OKR — нужно обязательно проработать минимум два квартала по этой методологии и не бояться экспериментировать.

Иллюстрация: projectmanager.com