Нарада стоячи: коротко і по суті

Якою б не була продуктивність нарад — високою чи нульовою — вони майже завжди тривають довше, ніж планувалось. Аби не затягувати обговорення, гаючи цінний для всіх час, Шерлін Лаубі (Sharlyn Lauby), відомий консультант в HR-сфері, радить скористатись із формату «стендап».

Шерлін Лаубі (Sharlyn Lauby)

Одним із найефективніших способів проведення інформаційної зустрічі є формат «стендап». Така нарада є настільки короткою, що її можна провести стоячи. При цьому переслідується мета: максимально скоротити тривалість зустрічі, з тим щоб донести до її учасників тільки найсуттєвішу інформацію.

Зрештою, зустрічі цього типу з’явилися лише тому, що традиційна нарада займає невиправдано багато часу (рідко коли буває, що зустріч «сидячи» займає 10-15 хвилин). Бо якщо вже скликається зустріч, це означає, що кожний зі спікерів мусить говорити певну кількість часу. Інакше кажучи, вважається, що інформаційна цінність наради прямо пропорційна її тривалості. Якщо ви вже прийшли до конференц-залу на нараду, то у кращому разі вийдете звідти не швидше, ніж через 30 хвилин, а то й через годину.

Можна спробувати змінити традиційне сприйняття нарад, запровадивши зустрічі стоячи.

• Зазвичай, такі зустрічі проводяться у відритому просторі (наприклад, у холі), а їхньою метою є швидко обмінятись інформацією. «Швидко» означає, що нарада не повинна тривати довше ніж 10 (чи найбільше 15) хвилин.

• Як правило, наради стоячи проводяться на початку робочого дня чи зміни (попередня зміна передає своїм наступникам всю необхідну інформацію). Якщо виникла проблема з клієнтом, котра потребує подальшої уваги, то саме ця коротка нарада є «місцем стикування», покликаним гарантувати, що питання «не загубиться» у вирі інших справ. Зустрічі «стендап» не призначені ані для філософських розмов, ані для обговорення складних питань. Їхній зміст є приблизно таким: «Ось що вам потрібно знати на сьогодні — гарного дня».

• Навіть дуже короткі брифінги можуть перетворитись на формальність. Практика показує: щоб не дати людям розслабитись (у хорошому сенсі), краще призначати наради на незвичний час. Наприклад, не на :00, :15, :30, :45, бо тоді люди запізнюються і брифінг затягується, а, скажімо, на :50.

• Короткі наради можуть стати гарною нагодою для згуртування команди. Адже ніщо не заважає керівникові перед її завершенням відзначити, наприклад, працівника, котрий склав сертифікаційний екзамен, або подякувати всім, хто успішно довів до кінця складний проект.

• Також серед переваг «стендапу» — можливість оперативно проінформувати цілу організацію про те, що в ній відбувається. Учасниками таких зустрічей не повинні бути тільки конкретні особи чи підрозділи. Якщо ви працюєте в компанії — будь ласка, долучайтесь. Зрозуміло, не потрібно, аби відділи приходити у повному складі, але кожна структура може делегувати свого представника, який би потім проінформував колег про те, що обговорювалась на зустрічі. Фактично працівники можуть по черзі відвідувати брифінги, що, крім усього, ще й дозволить їм сформувати зв’язки з представниками інших структур.

Сьогодні в організаціях «прозорість» — це дуже модне слово. Зрештою, як би до цієї ідеї не ставились керівники, неможливо очікувати від підлеглих високої віддачі і при цьому тримати їх у невіданні стосовно того, що відбувається. А змістовні короткі наради типу «стендап» якнайкраще підходять для оперативного інформування персоналу про останні й найближчі події.

За матеріалами "5 Ways to Inspire Creativity in Your Employees", hr bartender.