Побудова довіри на відстані: стратегії віртуального онбордингу

Із поширенням віддаленої роботи ландшафт сучасного бізнесу зазнав кардинальних змін. Оскільки компанії все частіше використовують розподілені команди, потреба в ефективних стратегіях залучення нових співробітників, які виходять за межі фізичних кордонів, стала вкрай важливою. В основі успішної віддаленої взаємодії лежить важливий елемент: довіра.

Побудова та підтримка довіри у віртуальному середовищі створює унікальні виклики, особливо під час адаптації нових віддалених співробітників, які, можливо, ніколи не переступали поріг фізичного офісу та не зустрічалися зі своїми колегами віч-на-віч. У цій статті-гайді коротко розглядаються стратегії створення міцного фундаменту довіри під час віртуального процесу адаптації та подолання складнощів, що виникають у зв’язку з фізичною розділеністю.

1. Безпечний обмін даними та документами

Вибір безпечних платформ для обміну файлами — це перший важливий крок у забезпеченні захисту даних під час віртуальної адаптації. Обирайте надійні хмарні сервіси зберігання даних, які пропонують наскрізне шифрування, двофакторну автентифікацію та дотримання відповідних нормативних вимог щодо захисту інформації. Ці сервіси не лише забезпечують надійний захист, але й полегшують спільну роботу та контроль версій, що є важливими для безперебійної віддаленої роботи.

2. Контроль доступу

Впровадження контролю доступу також має важливе значення для забезпечення безпеки даних. Налаштуйте систему дозволів, яка надасть віртуальним співробітникам доступ лише до тих файлів і папок, які необхідні для їхньої роботи. Цей принцип найменших привілеїв допомагає мінімізувати ризик витоку даних або несанкціонованого доступу. Регулярно переглядайте та оновлюйте ці дозволи в міру розвитку ролей і проєктів, а також розгляньте можливість використання віртуальних приватних мереж (VPN), щоб забезпечити додатковий рівень безпеки при віддаленому доступі до ресурсів компанії.

3. Політика захисту даних

Навчання політиці захисту даних є невід’ємною частиною процесу адаптації і має бути доступним для всіх працівників, а не лише для віддалених співробітників. Розробіть комплексну навчальну програму з безпеки даних, яка охоплює такі теми, як найкращі практики використання паролів, розпізнавання спроб фішингу, безпечне використання громадського Wi-Fi та належне поводження з конфіденційною інформацією. Щоб допомогти якісно закріпити знання, цей тренінг варто зробити інтерактивним і достатньо цікавим. Переконайтеся, що віртуальні працівники розуміють важливість захисту даних і свою роль у підтримці безпеки компанії.

4. Протоколи для конфіденційних даних

Створення протоколів для обробки конфіденційної інформації — це останній шматочок пазлу безпечного обміну даними. Створіть чіткі інструкції щодо того, як класифікувати, зберігати, обмінюватися та утилізувати конфіденційні дані, які можуть включати правила шифрування певних типів файлів перед спільним використанням, використання захищених каналів для передачі конфіденційної інформації або вказівки щодо того, яку інформацію можна обговорювати в різних каналах зв’язку. Регулярно нагадуйте членам команди про ці протоколи та оновлюйте їх за необхідності, щоб відповідати на нові виклики безпеці або технологічні зміни.

5. Ефективні комунікаційні стратегії

Ефективна комунікація є наріжним каменем побудови довіри та забезпечення безперешкодної співпраці з будь-яким працівником, незалежно від того, знаходиться він у офісі чи ні. Це зумовлює необхідність зосередитися на впровадженні комплексної системи, здатної вирішувати ключові проблеми та використовувати можливості, унікальні для віддаленої взаємодії.

6. Поєднання цифрових інструментів

Першим кроком є вибір правильних інструментів комунікації — критично важливим є поєднання синхронних та асинхронних платформ, які відповідають потребам вашої команди. Це може включати програмне забезпечення для відеоконференцій для особистої взаємодії, наприклад, у поєднанні з миттєвими сповіщеннями для швидких запитів, а також інструменти управління проєктами для обговорень, пов’язаних із завданнями. Ключовим моментом є створення безперебійної комунікаційної екосистеми, яка полегшує обмін інформацією та сприяє прозорості між усіма співробітниками.

7. Регулярні зустрічі

Регулярні чекіни (check-ins) також є дуже важливими. Ці заплановані точки контакту забезпечують структуру та послідовність, дозволяючи віртуальним працівникам відчувати зв’язок та підтримку, а також допомагають їм відчути себе частиною команди. Залежно від ролі та вимог проєкту, такі зустрічі можуть варіюватися від щоденних швидких апдейтів до більш поглиблених щотижневих зустрічей. Така регулярна взаємодія не тільки дозволяє всім бути в курсі цілей і прогресу, але й створює можливості для налагодження стосунків і оперативного вирішення будь-яких проблем.

8. Часові пояси

Подолання різниці в часових поясах часто є серйозною проблемою у віртуальних командах. Щоб її вирішити, встановіть чіткі правила спілкування в різних часових поясах. Це може включати визначення основних годин, коли всі члени команди повинні бути на зв’язку, або використання інструментів, які відображають кілька часових поясів. Не забувайте про планування зустрічей у зручний для всіх учасників час, якщо це можливо, і заохочуйте асинхронні методи комунікації для нетермінових питань, щоб пристосуватись до різних робочих годин і сприяти здоровому балансу між роботою та особистим життям для всіх членів команди.

9. Технології та інструменти для віртуального онбордингу

Успішна адаптація віддалених працівників значною мірою залежить від впровадження відповідних технологій та інструментів для створення безперешкодного та цікавого процесу. Програмне забезпечення для віртуальної адаптації змінило правила гри в цьому процесі, пропонуючи платформи, які автоматизують і впорядковують різні аспекти адаптації. Ці інструменти часто включають такі функції, як персоналізовані привітальні повідомлення, інтерактивні чеклісти та відстеження прогресу, які допомагають новим співробітникам чітко і структуровано проходити перші тижні роботи.

10. Інструменти управління проєктами

Інструменти управління проєктами відіграють вирішальну роль в організації завдань, дедлайнів і колаборації. Такі платформи, як Asana, Trello або Monday.com, можуть бути безцінними для призначення завдань на початковому етапі, відстеження прогресу та забезпечення централізованого центру для інформації та ресурсів. Відеоконференції також стали незамінними у віртуальному процесі адаптації, слугуючи основним засобом особистої взаємодії.

11. Підписання документів

Якщо ви працюєте в галузі, де документи потрібно підписувати або перевіряти, перш ніж надсилати їх клієнтам або третім особам, цифрові інструменти для підписання та перевірки документів спростять часто складну паперову роботу, пов’язану з адаптацією. Такі міжнародні рішення, як DocuSign і Adobe Sign, або українські сервіси електронного документообігу «Вчасно», Paperless, Signy та Document.Online дозволяють створювати безпечні та юридично обов’язкові електронні підписи, спрощуючи процес заповнення необхідних форм та угод. Продумано інтегруючи ці технології та інструменти, організації можуть створити надійний віртуальний процес адаптації, який налаштує нових віртуальних працівників на успіх з першого дня роботи.

* * *

За матеріалами HR Daily Advisor.

Ілюстрація: ceo-review.com