Чому HR-процеси не працюють: 9 причин

Автор: Оксана Щур-Шахова, Lviv HR Solutions
Джерело: ПроHR

HR-процеси — важлива частина бізнесу, яку не можна відокремлювати від загальних процесів. Вона має кілька базових характеристик: чіткий початок, усвідомлене завершення, лінійна структура та зрозумілий фінальний результат. Однак дуже часто навіть на перший погляд добре налаштовані процеси не працюють. І важливо вчасно зрозуміти, чому.

1. Немає розуміння, яким повинен бути результат

HR-процеси схожі на велике дерево, яке поділяється на гілочки — підпроцеси. Цілі можуть бути різними: підбір, адаптація, мотивація, навчання, робота над корпоративною культурою, оцінка ефективності та особистих якостей тощо. Але основою будь-якого завдання має бути усвідомлений фінальний результат.

Наприклад, результатом підбору персоналу є не просто закрита вакансія, а потрібна людина на робочому місці. Щоб вона прийшла і залишилась. Без розуміння фінальної цілі ефективно досягти бажаного результату неможливо.

2. Не проводиться аналіз

Якщо почати впроваджувати новий процес без реального бачення ситуації, він не запрацює. Щоб бізнес давав результат, потрібно знати, з чого почати та де закінчити, і на основі цього знайти найкоротший шлях.

Багато компаній прописують процедури мотивації чи адаптації без розуміння того, що має бути у фіналі. Тому часто керівники не розуміють, чому «на папері» всі процеси ніби впроваджені, але результат відсутній. У такому разі це не процес, а процедура.

Перш ніж починати впроваджувати процес, треба знайти відповіді на основні питання: хто цим займається, для чого, чому і хто відповідальний?

3. Ви використовуєте чужі рішення

Таке явище дуже розповсюджене у спільноті HR. Проте варто розуміти: якщо ви берете у когось готове рішення, не факт, що воно спрацює саме у вашій компанії.

У кожному колективі є свій мікроклімат, корпоративна культура та люди, які там працюють. І те, що добре для однієї фірми, не завжди підійде іншій. Можна вчитись на чиємусь досвіді, тестувати, орієнтуватися на чужі успішні кейси. Але копіювати — ні.

Компанія — це величезний живий організм. І її бізнес-процеси пов’язані між собою. Всі вони мають працювати як єдиний механізм. Тому навіть якщо ви шукаєте готові рішення, їх завжди потрібно адаптувати до ваших потреб.

4. Ви покладаєтесь лише на внутрішні ресурси компанії

HR-спеціалісти, які працюють в компанії, не завжди можуть побачити якесь недопрацювання. Коли ви довго працюєте на одному місці, ви до нього звикаєте, а око замилюється. Щоб вчасно виявляти зони розвитку, варто час від часу залучати зовнішніх консультантів. Вони оцінять процеси свіжим поглядом та зможуть дати поради щодо покращення.

5. Процеси побудовані надто складно

Процес має бути лінійним та чітким. Відкривши документацію, його має зрозуміти будь-хто: як новий працівник, так і колега з іншої галузі. Краще розбити велике дерево процесу на маленькі прості завдання, ніж робити щось громіздке та неефективне. До того ж, зазвичай чітко та просто оформлений процес є найбільш продуманим та результативним.

6. Відсутні проміжні точки контролю

Запустити процес, не налагодивши контроль — велика помилка. Точки контролю необхідні. Маючи налаштований контроль, простіше вносити зміни, якщо процес не працює, та стежити за тим, щоб усе відбувалось так, як заплановано. Таких точок контролю має бути від 3 до 5, залежно від складності.

Також для кожного підпроцесу потрібно назначати відповідальну людину. Наприклад, є процес адаптації нового працівника. Зазвичай за це відповідає HR. Але в ньому є свої підпроцеси, наприклад, введення в колектив. І за це відповідає керівник.

Важливо фокусуватись на завданнях та знаходити людей, які виконуватимуть їх найефективніше. І точки контролю дуже з цим допоможуть.

7. Люди не розуміють, для чого це потрібно

Якщо не пояснити, для чого потрібен певний процес, він не працюватиме. Люди мають знати, яким буде результат, і розуміти, чому важливо дотримуватися регламенту. Інакше шанси зробити все правильно дуже низькі.

8. Пропущений етап впровадження

Зазвичай, прописуючи процеси у компаніях, хочеться, щоб «завтра вже все працювало». Але так не буває.

Потрібно познайомити працівників з новим процесом та спочатку проконтролювати все вручну. На етапі впровадження може виявитись, що чогось бракує або щось потрібно змінити. Наприклад, з’явилось додаткове бачення або ви пропустили важливий елемент.

9. Відсутність автоматизації

Коли процес запущено та налагоджено, вже немає потреби контролювати все вручну — це забиратиме дуже багато часу та ресурсів. Дуже часто ручний контроль зосереджений на кількох людях, які все мають запам’ятати. А якщо хтось із них піде у відпустку чи звільниться, є ризик руйнування процесу.

Тому дуже важливо все автоматизувати. Так ви досягнете кінцевої мети будь-якого HR-процесу — зекономите час, зробите роботу ефективнішою, отримаєте змогу автоматично розбивати завдання на мікрозавдання. А новим працівникам буде легше влитися в роботу та підтримувати систему.

Ілюстрація: Quest Oracle Community