Самый короткий год: как планировать спринт на 12 недель

Источник: Блог издательства "МИФ"

Многие знают, что годовое мышление неэффективно. В его основе лежит порочный принцип: впереди много времени, успеем. В результате мы ускоряемся к дедлайнам, а целые месяцы тратим впустую. Авторы книги «12 недель в году. Как за 12 недель сделать больше, чем другие успевают за 12 месяцев» (The 12 Week Year: Get More Done in 12 Weeks than Others Do in 12 Months) Брайан Моран (Brian Moran) и Майкл Леннингтон (Michael Lennington) предлагают другой подход: делить год на 12-недельные отрезки. Давайте посмотрим, как запланировать первый спринт.

Планируем по-новому

12-недельное планирование отличается от годового. Во-первых, оно более предсказуемо. Задумайтесь: определить свои ежедневные действия на 11–12 следующих месяцев практически нереально. Чем дальше вы углубляетесь в будущее, тем меньше возможностей что-либо предугадать. Поэтому точность прогноза итогов 12-недельного плана намного выше. С большой долей уверенности можно определить, какие действия нужно выполнить в ходе каждой недели — и так в течение всего спринта.

Во-вторых, 12-недельный план четко сфокусирован. Большинство годовых планов подразумевает многозадачность. Мы пытаемся поместить в одну табличку все, что хотим успеть за предстоящие 365 дней. Легко растеряться и сбиться с курса! При 12-недельном планировании можно хорошо выполнить несколько задач, а не распыляться попусту. Закончить три самых важных дела, не отвлекаясь на мелочи.

5 приемов для постановки целей

Грамотный план начинается с правильной цели. Вот пять приемов, которые помогут ее сформулировать.

Прием 1. Будьте конкретны. Цели и действия должны быть измеримы

Опишите цель так, чтобы она и действия, направленные на ее достижение, могли быть измерены количественно и качественно. Сколько звонков вы сделаете? На сколько килограммов похудеете? Сколько пробежите? Сколько денег заработаете? Чем точнее вы это опишете, тем лучше.

Прием 2. Пишите в положительном ключе

Описывая желаемые результаты, сохраняйте позитивный настрой. Например, вместо 2% погрешности сосредоточьтесь на 98% точных расчетов.

Прием 3. Описанные цели должны быть реалистичными

Если вы способны достичь цели, ничего не меняя, то нужно делать больше. Если это невозможно, следует чуть-чуть облегчить задачу. Допустим, вы никогда не просили у клиентов дать вам рекомендации. В этом случае тактика «просить рекомендации при каждой встрече» будет излишней. Попробуйте другой подход — «просить рекомендации минимум у одного клиента в неделю».

Прием 4. Распределяйте сферы ответственности

Это применимо к команде (если вы работаете в одиночку, то вся ответственность лежит на вас). Личная ответственность за достижение каждой цели и выполнение каждого действия крайне важна. «Делают все» значит «не делает никто».

Прием 5. Соблюдайте сроки

Нет ничего лучше, чем точное определение срока завершения работы. Тогда вы вовремя ее начинаете и активно действуете. Убедитесь, что определили дату, к которой должна быть достигнута цель или выполнено действие. Кроме того, каждое действие должно быть описано с помощью глагола и оформлено в виде законченного предложения, а также выполнено в течение той недели, которая указана в плане.

Начинаем действовать

Шаг 1. Разберитесь с видением будущего.

Шаг 2. Поставьте цель на ближайшие 12 недель. Она должна соответствовать видению, быть выполнимой и достаточно амбициозной, чтобы раскрыть ваш потенциал. Запишите ее. Подумайте: почему цель так важна для вас? Что изменится в вашей жизни, если вы ее достигнете?

Шаг 3. Составьте 12-недельный план. Он станет вашей «дорожной картой». Сосредоточьтесь на том, чего хотите достичь в течение спринта.

• Запишите заголовок «Цель 1». Составьте список из 1-3 целей. Затем для каждой укажите приоритетные ежедневные и еженедельные действия. Возможно, придется выписать на отдельном листе бумаги все, что нужно сделать. Хорошо подумайте и выберите только те действия, которые принесут наибольшую отдачу. Некоторые будут повторяться (например, «тренироваться каждый день»), а другие выполняться единожды за 12 недель (например, «записаться в спортклуб»). Подробно опишите эти действия законченными предложениями, начинающимися с глагола. Затем в графе «Сроки» укажите все недели (с первой по двенадцатую), в течение которых будет выполняться каждое отдельное действие.
  
  Будет удобно использовать такой формат

• Во время составления плана ответьте себе на вопросы: какие действия будут сложными? Что вы сделаете, чтобы преодолеть трудности?

Ошибочка вышла

Вот несколько типичных ошибок, которые могут сорвать выполнение плана.

Ошибка 1. Ваш 12-недельный план не соответствует долгосрочным целям

Важно, чтобы 12-недельные цели соответствовали картине будущего. Когда ставите цели, убедитесь, что они связаны с вашим видением и определяют ваши достижения по истечении 12 недель. Они должны постоянно приближать вас к долгосрочным целям.

Ошибка 2. Вы не сосредоточены на выполнении плана

Концентрация на достижении целей очень важна. Если вы ставите много целей сразу, есть вероятность, что вы не сможете правильно расставить приоритеты и выбрать необходимые действия. «Всё» не может быть приоритетным. Вы должны научиться отказываться от многих дел в пользу немногих, но самых важных.

Для выбора малого количества ключевых направлений нужна смелость. Помните о том, что новый год наступает каждые 12 недель. Каждые 12 недель определяйте для себя одно или два ключевых направления, в которых нужно работать с максимальной отдачей. Затем, по истечении 12-недельного периода, вы заново определите для себя новые ключевые задачи.

Ошибка 3. Вы непоследовательны в выборе действий

Часто для достижения одной цели люди выбирают 8, 10 или более действий (тактических шагов). большинстве случаев такое огромное количество не только излишне, но и становится препятствием для выполнения задач. Полезно рассмотреть все возможные варианты действий, но не все они необходимы. Попытки выполнить всё приводят к истощению ваших личных ресурсов и оставляют ощущение усталости. Важно помнить, что не существует «правильного» количества действий. Как и целей. Во всем нужно соблюдать золотую середину.

Ошибка 4. Вы всё усложняете

Сама по себе задача планирования может быть очень сложной. В некоторых компаниях есть целые отделы, отвечающие за стратегическое планирование. Но если вы хотите успешно завершить свой 12-недельный год, не усложняйте очевидное. Если вам кажется, что план становится громоздким, возможно, вы правы. Выберите только самые важные направления и разумно минимальный набор действий, которые приведут к достижению ваших целей.

Ошибка 5. Вашему плану не хватает целенаправленности

План должен охватывать самые важные цели и средства их достижения, иначе он не будет эффективным. Часто люди строят планы на основе подсказок со стороны. Убедитесь, что вы сосредоточены только на главном — том, что важнее всего для вас.

Одно исследование доказало: когда человек составляет план для сложных задач, общее время их выполнения снижается на 20%. Помните об этом и работайте спринтами.