Тренды управления проектами (PMO) 2022 года

Источник: Merehead

Проекты существовали всегда, и их реализация не считается простой задачей. Каждый из них, независимо от сферы применения, требует огромных вложений, труда, затраченного времени. По мере роста количества проектов, появлялись новые профессии, которые помогали обслуживать их, создавать, разрабатывать и корректировать.

Сегодня наиболее актуальными считаются профессии, связанные с проект-менеджментом (PMO). В этой сфере работают специалисты, которые эффективно решают множество сопутствующих задач, помогают проекту состояться и быть актуальным. Некоторым может показаться, что область обслуживания простая и самостоятельная, а разобраться в механизмах ее действия достаточно просто. Однако это не совсем так. Управление тесно связано с другими отраслями, в зависимости от их направления. Именно поэтому процесс считается сложным и затратным.

Тенденции управления разработками

Любой бизнесмен понимает важность роли человека, управляющего проектами. Специалист помогает выйти на новый уровень ведения дел, замечает мельчайшие ошибки, быстро и грамотно их исправляет. У хорошего проект-менеджера всегда есть стратегия развития разработки. План может быть авторский, с добавлением различных приемов. Однако в основе всегда лежат два основных неизменных принципы.

1. Непрекращающийся поиск спонсоров. Даже начинающий менеджер должен понимать и осознавать важность вложения инвестиций. В этом не всегда заинтересованы другие участники процесса, поэтому они могут относиться к спонсорству пассивно. Чтобы привлечь инвесторов, необходимо проделать большую работу и сделать проект максимально презентабельным, привлекательным для вложения денег. Никто не станет рисковать собственными средствами ради некачественного и непродуманного продукта. Прежде всего, спонсоров интересует ваша идея, а уже потом финансовые расходы.

Существует также понятие «активные спонсоры». Они являются вашими посредниками, помогают руководителям компаний сблизиться с влиятельными и заинтересованными особами, которые готовы вкладывать средства в развитие бизнеса в 2022.

2. Постоянный контроль и учет возможности возникновения непредвиденных изменений. Конечно же, непредусмотренные корректировки всегда расстраивают, особенно, если они не входили в план проекта. Однако расширение области воздействия проекта требует определенных условий. Прежде всего, вам постоянно придется регулировать и контролировать время, ресурсы. Если этого не делать, то все новые свершения обернутся провалом.

Почему область действия разработки может измениться? Прежде всего, из-за изменений в приоритетах компаний. Некоторые из них довольно часто меняют концепцию, стратегию дальнейшего развития и роста. Сюда же можно отнести смену целей, которых должен достичь проект. Цель выбирается еще в начале создания наработок, но иногда она может быть скорректирована и изменена в процессе.

Сегодня существует понятие «нового проекта», которое означает, что материал должен не только содержать определенную идею и демонстрировать ее, но и соответствовать последнему слову технологического прогресса. Это важный пункт, поскольку современные технологии стремительно развиваются, и необходимо следовать им, чтобы не терять актуальности и привлекательности в глазах инвесторов, клиентов.

Подход к выполнению поставленных задач

Любая компания, сотрудники которой имеют определенный опыт в сфере обслуживания проектов, имеет свои установленные правила. Касаются они разработки проектов и содержат в себе пошаговую инструкцию, как необходимо действовать, кому и какие полномочия распределяются. Некоторые проект-менеджеры пользуются комбинированной системой управления. Она считается наиболее эффективной из всех вариантов, поскольку совмещает в себе два или больше подходов для выполнения поставленных задач.

Структура менеджмента выглядит следующим образом:

Один из основных подходов — прогнозирование. Конечно же, угадывать и предполагать нельзя, поскольку это не дает никакого эффекта, а все доводы окажутся бессмысленными и неправдивыми. Менеджер может только примерно определять, прогнозировать, какой результат получится в итоге, чтобы составить дальнейший план действий. Расписывается несколько возможных исходов, чтобы избежать неожиданностей и быть готовым ко всему.

Также управляющий проектом должен обладать гибкостью ума, быть сообразительным, уметь быстро находить выход из любой ситуации, поскольку эти черты являются важными при осуществлении контроля. Непредвиденные ситуации случаются практически всегда, этого нельзя избежать, можно только смириться и быть готовым исправлять их. Поэтому адаптация считается одним из важнейших навыков, который помогает во время реализации и разработки проекта.

Чем больше знаний и техник комбинировать, тем лучше может получиться результат. Также применение различных приемов к одному проекту может значительно расширить возможности, предоставить огромную площадку для креатива и творчества.

Роботизированные системы

Данная тенденция, или даже можно сказать тренд, уже никого не удивляет. Роботы сегодня выполняют множество задач из нашей повседневной жизни, с которыми мы уже смирились и не замечаем. Например, смарт-устройства уже есть практически у каждого человека, а в любом мессенджере есть чат-боты. Последние часто используются крупными и средними компаниями, чтобы вести диалог с клиентом, направляя его в нужные разделы сайта, помогая решить вопросы без участия непосредственно менеджера, что дает возможность освободить его от перенагрузки.

«Общение» с искусственным интеллектом сегодня очень важно, поскольку на данный момент это является основным каналом налаживания коммуникации с клиентом.

Революций в сфере технологий множество. Первые люди переходили от каменных инструментов к металлическим, более современным и удобным. Сегодня же прогресс дошел до распространения компьютерных технологий, которые не перестают нас удивлять с каждым днем все больше. Интернет открывает безграничное количество возможностей, а также предоставляет многим людям работу.

Искусственный интеллект находится на стадии скорого прорыва, перехода на следующую ступень развития. Если говорить о компаниях, то ИИ предназначен для того, чтобы автоматизировать поручения, и упрощать работу людей.

В проектах, как правило, используются робот-системы для того, чтобы подходящим образом распределять ресурсы и выставлять приоритет для каждой отдельной задачи. Всем известно, что с такой точностью рассчитать необходимое время, как робот, не получится ни у одного человека.

Рассмотрим пример. Врач планирует провести операцию пациенту. Но этого нельзя делать, пока доктор тщательно не изучит опыт предыдущих операций, пока он не узнает их результаты, не выделит для себя определенные маркеры, которые стоит учитывать. Весь этот процесс может занять от одного до нескольких дней, поскольку анализ полученной информации должен быть тщательным. В современных реалиях на такие действия времени бывает мало, особенно, если необходимо сделать все быстро, в срочном порядке.

Здесь и поможет искусственный интеллект. При помощи роботизированных систем можно планировать все операции в онлайн-режиме, то есть в реальном времени. Это способствует быстрому, практически моментальному приспособлению сотрудников к любым изменениям, дает возможность оперативно регулировать их. Машины принимают гораздо более последовательные решения, поэтому и организовывают все процессы быстрее, лучше людей. Конечно же, без человека вся эта система просто не будет функционировать, его вклад сложно переоценить.

Использование возможностей искусственного интеллекта

Машины часто облегчают работу, упрощают решение сложных проблем, поскольку могут находить такие выходы из ситуаций, которые человек не замечает. В зависимости от сложности проекта робот может приносить больше или меньше пользы. Минимальный его вклад — оценивание и прогнозирование результатов проекта, просчет возможных рисков. К более сложным функциям относится выполнение поставленных задач в сжатые сроки.

Сегодня во многих сообществах массово распространяется мнение, что ИИ скоро заменит человеческий труд, люди станут не нужны предприятиям и компаниям. Как результат представляются жуткие картины: всеобъемлющая безработица и деградация человечества. Но это совсем не так. Ни одна машина в мире, насколько хорошей и продуктивной она не была бы, не заменит труд человека и его ум. Управление проектами — это не только о просчетах, ведении отчетности и документации. Это еще и о человеческих взаимоотношениях, которые роботы не смогут выстраивать.

Основная функция машин — помогать человеку освобождать больше времени для другой важной работы и справляться с техническими задачами, на которые уйдет меньше времени при обработке данных компьютером.

Тренд на частичное управление проектами искусственным интеллектом просто нужно принять, поскольку сопротивляться развитию современных технологий просто нет смысла. Без компьютера сегодня невозможно осуществлять работу, он используется практически в любой сфере деятельности. Лучшее, что можно сделать, — выжать из него максимум пользы.

Тенденция привлечения удаленных сотрудников

Все чаще компании привлекают к работе сотрудников вне штата, работающих по свободному графику. 8-часовой рабочий день постепенно теряет актуальность, поскольку такой труд является менее эффективным, сотрудники больше устают и работают без энтузиазма.

Преимущества работы удаленных сотрудников:

• гибкий график позволяет привлекать амбициозных, активных студентов, которые совмещают работу с учебой;
• расширение возможностей: человек может работать из любой страны, не обязательно искать специалиста только в вашем городе;
• вы экономите средства на содержании работников в офисе;
• фрилансеры экономят время на дорогу, работают в комфортных условиях, что повышает эффективность труда и общий настрой.

Также на продуктивность труда влияет свобода, которую вы предоставляете сотрудникам. Многие проект-менеджеры не хотят брать в команду фрилансеров, поскольку они «потеряют контроль». Но создание проектов, тем более творческих, - это не рутинный труд. Здесь создателям нужна свобода, более комфортные условия, чтобы работать эффективнее и показывать хорошие результаты.

Например, дизайнер или другой удаленный сотрудник может спокойно проснуться утром, заварить свежий кофе и в домашней обстановке начать работать. Он может просыпаться в любое время, распределять его по своему желанию. Единственная его задача — выполнить свою работу в указанные сроки. Таким образом, вы даете человеку свободу творчества, он не перенапряжен, его мозг готов генерировать свежие идеи и направлять их на развитие проекта.

Но если он работает в офисе, то придется:

• потерять массу времени на дорогу;
• он скован рамками рабочего дня;
• зависит от внешних раздражителей: шумов, визитов других сотрудников и так далее.

Все это существенно снижает его продуктивность, автор не может генерировать нужный контент и просто превращается в обычного офисного работника.

Методика Waterfall

Методика Waterfall (водопада) придумана Уинстоном Ройсом в 1970 для управления стремительно набиравшими обороты ИТ-проектами, но с тех пор, будучи самой простой, не теряет актуальности и является широко распространенной сегодня не только в ИТ-сфере, но и в других (строительство, производство). Основывается на последовательном планировании этапов работы, которые затем разделяются на конкретные задачи. То есть составляется список целей, которые нужно завершить, причем следующий этап можно начинать после полного завершения текущего этапа. В обстановке всемирной пандемии методика водопада не потеряет актуальность и в 2022, особенно для гибридных методов управления:

• для отраслей, результат деятельности которых нуждается в четких инструкциях;
• для комплексных проектов, имеющих жесткие временные сроки;
• для ранее реализованных с низким уровнем ошибок и риска проектов.

Минусом методики является опора на документооборот и ведение записей. Однако это можно расценить, как способ избежать потери уникальных индивидуальных навыков сотрудника, который решит уволиться. Новый специалист сможет эффективно выполнять необходимую работу, опираясь на имеющуюся документацию.

Причинами, по которым водопад в 2022 будут использовать не как отдельную методику, а в сочетании с другими, является отсутствие обратной связи сторон, позволяющей оптимизировать ход проекта, недостаточный уровень креативности и гибкости.

Методика Six Sigma

Будучи разработана для уменьшения бракованной продукции компанией Motorola в 80-х годах не потеряет в 2022 актуальности, если речь идет о корпоративных проектах огромных компаний. Используется в General Electric, Toshiba, Boeing, где ориентированность методики на данные способствует улучшению качества проектов.

Конечно же, полностью быть уверенным в том, что удаленная работа лучше, нельзя. Это всего лишь один из возможных инструментов для разработки качественных проектов. Современные возможности позволяют применять данную тенденцию, однако все еще возникают определенные трудности. Например, ваши работники могут находиться в разных часовых поясах, и контролировать последовательное выполнение задач почти невозможно. Демонстрация расширения возможностей при помощи удаленных сотрудников:

Вы никогда не узнаете решения этих проблем, не попробовав сотрудничать с фрилансерами. Проект-менеджеры должны просто принять факт существования данной тенденции и осознавать, что таким образом они могут значительно улучшить продуктивность работы людей. Пользоваться этим способом или нет — это исключительно ваше решение.

Анализ полученной информации

Умение анализировать и выделять основное из предоставленной информации — это еще одна тенденция, которая получает все более широкое распространение. По мере возникновения интернета на веб-страницах размещаются тысячи гигабайт информации, которую нужно уметь фильтровать и правильно использовать в своих целях.

Руководство компании предполагает, что менеджер воспользуется этими данными и создаст идеальный инфопродукт. В результате получается, что анализ — это одна из важнейших составляющих грамотного управления разработками. С его помощью можно определять слабые места проекта, научиться распознавать потребности целевой аудитории и предугадывать возможные риски.

Какова роль информации в создании проекта? Прежде всего, это:

• основа для запуска работы над ним;
• в массе данных можно найти свежие идеи, сгенерировать их из полученных знаний;
• чем больше знаний, тем легче дается прогнозирование и определение возможных рисков.

Работа, которую проделывает проект-менеджер, — это огромный массив сложных задач. Их нужно совмещать с требованиями и пожеланиями клиентов, а также все время мониторить рынок, поскольку конкуренция между проектами очень высокая.

Сегодня эта работа значительно упрощается доступом к бесконечным бесплатным массивам информации, которая ранее была в большом дефиците. Поиск необходимых сведений занимает намного меньше времени, поэтому умение пользоваться и применять их в работе — главный тренд 2021 года.

Методика «Канбан»

Данный тренд уже успел о себе заявить и является не новым, но по-прежнему не теряет актуальность. «Канбан» был разработан японскими специалистами автомобильной компании Toyota и представляет собой способ организации работы. По сути, это инструмент, позволяющий улучшить и оптимизировать цепочку, отвечающую за планирование мощностей производства. Сегодня этот тренд используется многими компаниями. Методика заново обрела свою популярность в 2020 году, на что повлияло развитие фриланса. «Канбан» позволяет более качественно организовать работу между менеджером и сотрудниками. Первый указывает на главные задачи и устанавливает сроки дедлайна, а также назначает ответственных за каждую часть проекта.

Эта методика влияет на «гибкость» проекта, поскольку есть возможность вовремя определять актуальность задач, мгновенно отменять или корректировать, информируя сотрудников. Повышается так называемая централизация управления, что позволяет улучшить эффективность работы, повысить уровень заинтересованности как клиента, так и работника.

Квалифицированные сотрудники

На протяжении многих лет один тренд не меняется — это привлечение профессионалов, квалифицированной рабочей силы. Но на сегодняшний день уровень конкуренции возрастает. Действительно хороших и образованных работников «забирают» крупные компании. Они уезжают работать заграницу и становятся недоступными для местных организаций. Такие обстоятельства спровоцировали тренд, противоположный этому — обучение людей. Такие претенденты являются более слабыми в плане знаний и навыков, но они хотят иметь шанс хорошо обучаемых.

Сегодня проект-менеджеры готовы брать на работу менее опытных специалистов и связано это с определенными факторами:

1. Отсутствие опыта не означает безнадежность. Даже если человек не успел наработать портфолио, то он может оказаться талантливым и иметь огромное желание развиваться, учиться.
2. Новички, как правило, имеют более «свежий» взгляд на вещи, не руководствуются шаблонными суждениями, готовы генерировать новые идеи, знают, где их найти.
3. Они не имеют устоявшиеся репутации, поэтому, работая качественно, они доказывают свою пригодность для данной работы.
4. Молодые и неопытные авторы открыты к реализации новых проектов, внедрению новых методик управления и разработки проектов.

Уникальность определяет интерес клиентов к компании, ее проектам. К высокому показателю уникальности стремятся многие компании, поэтому исполнители с большим стажем — это не всегда хороший выход из ситуации. Гораздо более полезными в работе могут оказаться новички. Конечно же, это не 100%-я гарантия, но и откидывать такую тенденцию не стоит.

Выводы

Подводя итоги всего вышесказанного, стоит отметить, что понимание и принятие современных тенденций управления проектами сильно помогает в управлении ими. Тренды PMO влияют на процесс организации, на взаимоотношения в коллективе, на выстраивание доверительных связей с партнерами и спонсорами. Отвергая все описанные методики можно просто остановиться в развитии, а все ваши идеи просто станут ненужными. Чтобы работать эффективно и привлекать инвесторов, просто необходимо следовать современным тенденциям. Они помогают развивать креативность, осваивать новые навыки, в итоге создавать качественный информационный продукт.

Иллюстрация: pmmajik.com