Сім принципів успішного BPM-проекта

Аналітична компанія Gartner виявила сім основних нетехнологічних факторів, що впливають на досягнення успіху в проектах управління бізнес-процесами (Business Process Management, BPM).

За словами Білла Россера (Bill Rosser), віце-президента і провідного аналітика Gartner, дотримання цих принципів веде до дуже високої ймовірності досягнення успіху проекта й реалізації інтересів бізнесу, пише TADVISER.

1. Обмежений обсяг. Для досягнення кращих результатів BPM-проекта аналітики Gartner рекомендують почати з малого, тобто реалізовувати не масштабний проект, у рамках якого оптимізується великий процес, а покращувати лише частину процесу. Строки проектів також повинні бути невеликі й не перевищувати 60-90 днів. Проект не повинен бути складним, а повинен відповідати рівню розвитку організації. Варто обмежитися невеликою кількістю невеликих проектів, щоб забезпечити чітке досягнення результату і розуміння його ефективності.

2. Значимість процесів. Удосконалювання бізнес-процесів компанії повинне розглядатися з погляду цінності їхнього внеску в досягнення результату. Лише невелика частина бізнес-процесів впливають на кінцевий результат.

3. Відповідність цілям. Реалізація BPM-проекта повинна відповідати бізнес-цілям і стратегії організації. Якщо BPM сприяє поліпшенню продуктивності для досягнення поставленої мети й відповідає стратегії, це позитивно відіб'ється на успіху BPM-проекта. Зв'язок із цілями і стратегією може здійснюватися на різних рівнях ієрархії цілей бізнесу — від високорівневих (наприклад, ціна акцій) до окремих деталей (використання Twitter).

4. Правильна метрика. Тільки шляхом виміру результатів компанії зможуть довіряти цифрам, що ілюструють позитивні зміни, досягнуті за допомогою BPM. Повинні бути сформульовані показники, що включають лише обмежену метрику, і використатися засоби їхнього вимірювання, які будуть прийняті в рамках всієї організації. Крім того, необхідно, щоб вихідні значення продуктивності були доступні для порівняння з поточними результатами. Якісне значення змін необхідно для успіху здійснюваних перетворень. Це вимагає аналізу результатів проекту та/або аудита і, можливо, аналізу довгострокових результатів.

5. Узгодженість цілі. Всі зацікавлені сторони проекту повинні працювати спільно, щоб прийти до згоди щодо бажаних покращень. Це може здатися простим і очевидним, однак не є рідкістю, коли погляди щодо того, що "добре" для конкретного процесу, розходяться. Щоб досягти успіху перетворень, необхідно досягти згоди щодо того, що є спільною метою. У деяких випадках ця робота може зайняти стільки ж часу, скільки й моделювання бізнес-процесів.

6. Ентузіазм ініціатора проекту. Для того, щоб реалізувати проект швидко і якісно, а також для того, щоб досягти позитивного результату в масштабі всієї організації, дуже важливою є активність організатора проекту. Ініціатор проекту не відповідає за проект, а, скоріше, є основною зацікавленою особою нового, більш високого рівня продуктивності компанії. Ця людина віддана ідеї й допомагає перебороти будь-які перешкоди, що виникають. Ця вимога має настільки важливе значення, що, якщо такий ініціатор відсутній, керівник повинен реалізувати інший проект.

7. Активність бізнес-користувачів. Залучення у перетворення тих, хто безпосередньо виконує роботу, дуже важливе для досягнення успіху проекту. Звичайно для цього необхідно дати їм "новий погляд" на те, чим вони займаються, забезпечити простоту розуміння й зацікавити їх. Досягнення успіху буде означати, що люди будуть розуміти, що вони є фахівцями своєї справи і відчувають свою причетність. Щоб цього досягти, необхідно хороше моделювання, хороші методи візуалізації та наочне вимірювання результатів.